ファイル連携とデータ連携の違いは？それぞれの特徴を理解しよう！

社内のシステム管理が複雑になり、蓄積したデータの活用に課題を抱えている企業もあります。システム間のファイル連携やデータ連携にお困りの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ファイル連携とデータ連携の定義やミドルウエアの重要性、課題、解決策について解説します。システム連携に有効なツールも紹介するので、データ活用に向けた基本と具体的な取り組みを理解できるでしょう。

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ファイル連携とデータ連携の違いを理解する

社内外のデータを有効活用するには、多くの場合、システム間の連携が必要です。似たような用語があるため、システム連携の意味を分かりにくいと感じる方もいるでしょう。ここでは、システム連携に不可欠な「ファイル連携」と「データ連携」の定義を紹介します。

ファイル連携とは

データ活用の増加に伴い、人事管理システムと給与システムなど、複数のシステム間でデータを共有するケースが増えています。システム間の連携を「システム連携」といい、複数ある手段のひとつが「ファイル連携」です。

ファイル連携は、それぞれのシステムのデータベースを直接つなぐのではなく、ファイルのやりとりを通してデータを送受信する方法です。一定量のデータの一括処理に適している一方、処理速度が遅く、リアルタイム連携には向いていません。

データ連携とは

データ連携とは、接続したさまざまなデータベースから利用するシステムにデータをコピーすることです。種類の違うアプリケーションやシステムからでもデータを入手・利用できれば、データの利便性が向上し、有効活用できます。

データ連携の方法は「データ同期」と「ETL（Extract・Transform・Load：抽出・変換・出力）」の2種類です。データ同期は単純にデータをコピーする方法で、ETLはデータを扱いやすいフォーマットに変換して出力します。

データ連携ミドルウエアの重要性

データ連携ミドルウエアによって、システム間のデータを連携できます。ミドルウエアとは、オペレーティングシステムとアプリケーションの役割をサポートするソフトウエアです。ここでは、データ連携ミドルウエアが必要な背景と重要性を説明します。

ファイル転送からシステム連携へ移行

大企業における基幹業務のシステム化が前進したのは、汎用コンピューターが普及した1970年代です。1980年代に入り、オフィスコンピューターの価格が下がったことで中小企業の導入事例が増加し、業務のシステム化が一気に進みました。

1990年代には、パーソナルコンピューターの普及により基幹業務だけでなく情報系業務のシステム化が進み、情報が蓄積します。情報の活用法に注目が集まり、企業は競合に追い抜かれないようにデータを生かす取り組みを始めました。

データ連携ミドルウエアの役割

これまでは、基幹系システムを独立して運用していたため、システム間のデータ連携に課題がありました。

例えば、人事システムと給与管理システム、経理システムで従業員の賃金のような同じ項目を管理している場合、それぞれのシステムごとに入力が必要です。また、担当者が毎回手作業でファイル転送するケースもあります。

生産性を高める「データ連携ミドルウエア」が登場したことで、重複作業や手作業によるファイル転送が不要になりました。

ファイル連携やデータ連携によるメリット

複数のシステム間でファイル連携やデータ連携ができると、業務の自動化や意思決定に有効な情報の可視化が可能です。企業の生産性向上やコスト削減も期待できるでしょう。ここでは、具体的なメリットを3つ紹介します。

業務の自動化

業務をシステム上で自動化すれば、手作業による処理が不要となり、生産性が向上するでしょう。膨大なデータを処理・加工する手順は複雑なため、人間が行うと時間がかかり、ミスも生じます。リアルタイム性が重要な情報は、鮮度が落ち、価値が下がるかもしれません。

データ連携が可能なシステムでは、四則演算のような簡単な計算を自動化し、情報の鮮度を保ったまま迅速に処理できます。

正確性の向上

データ連携を活用した環境では、人間によるミスが入り込む余地はありません。システム上で設定したルールに基づいて処理する限り、計算ミスのような人為的なミスは減るでしょう。

データの確認作業でも、人間の視覚によるチェックは誤りを見落とす危険性があります。ミスが発生すれば、その影響の確認や修正など多くの追加作業が発生するため、ファイル連携やデータ連携は業務品質の維持にも有効です。

情報の可視化

分散しているデータを集約すると、情報を活用しやすくなります。例えば、食品の販売履歴だけでは、変動要因の把握はできません。しかし、天候や気温の情報を加えることで、季節性の変動要因を考慮でき、需要予測精度が向上します。

異なるシステムに存在する関連データを1カ所に集約して可視化することは、データ活用にとって重要です。データ収集・管理作業が単純化するため、コスト削減にもつながります。

ファイル連携やデータ連携の現状の違い

ファイル連携やデータ連携は、複数のシステム上にあるデータの活用に欠かせません。ただし、いくつかの課題があるため、理解することが重要です。ここでは、ファイル連携とデータ連携の課題を紹介します。

ファイル連携の課題

ファイル連携には、ファイルを他のシステムやデータベースと連携する手段が必要です。

ファイルシステムは基本的にローカル環境で構築しますが、他の場所にあるファイルシステムや異なる種類のファイルシステムとうまく連携する機能はありません。ファイル連携を実現するには、環境や種類の違いを解消できる連携基盤が必要です。

データ連携の課題

データ連携には、以下の3つの課題があります。

・データのフォーマット・管理方法が不統一
システムごとに異なるフォーマットで管理していると、連携が困難です。

・手作業の工程があると連携できない
データを部門ごとにExcelで手入力する、紙でやりとりするなど、手作業の工程があると連携できません。

・システムが多くなるほど、連携のためのシステム構築が困難
自社サーバーを使うオンプレミス型とクラウドサービスを併用していると、技術的なハードルはさらに高くなります。

ファイル連携の課題はこれで解決！

データを有効活用できる環境の構築には、複数のファイルシステムとの効率的な連携が必要です。有効な手段として「EAI」「iPaaS」「MFT」の活用があります。ここでは、ファイル連携の課題を解決するツールを紹介します。

EAI・iPaaSの活用

ファイル連携の課題を解決する手段として、EAIやiPaaSがあります。

EAIは「Enterprise Application Integration」の略で、企業内の情報システムを連携するミドルウエアです。企業内で独立して運用している複数のシステムを個別最適化せず、多種多様なシステムと接続して全体最適を目指します。

iPaaSは「Integration Platform as a Service」の略で、複数のクラウド上に分散している業務システムを統合するサービスです。それぞれのクラウドに接続して情報を集める必要がなく、手間と作業時間を削減できます。

MFTの活用

MFTは「Managed File Transfer」の略称で、安全にファイルを転送する機能を持つミドルウエアやファイル連携基盤のことです。

ファイル転送には、転送中のファイル破損やデータの改ざんといったリスクがあります。MFTを活用すれば、確実な転送処理やログによる送受信確認が可能です。また、自動的に暗号化するため、セキュリティー対策にもなります。

データ連携の課題はこれで解決！

システム間のデータ連携の実現には、「ETL」「EAI」の活用が効果的です。データ連携の課題を解決する機能があり、総合的なデータ活用には欠かせません。ここでは、それぞれのツールの特徴について解説します。

ETLの活用

ETLは「Extract （抽出）」「Transform （変換）」「Load （出力）」の頭文字を取った言葉です。

フォーマットが異なるシステムからデータを抽出し、適したフォーマットに変換してDWH（Data Ware House）といった保存場所に出力します。DWHに統一したフォーマットで格納したさまざまなデータは、BI（Business Intelligence）ツールなどで分析・可視化が可能です。

EAIの活用

EAIは、部門ごとに異なるシステムを使っている際に、データの統合を図る仕組みやシステムを指します。EAIの主な機能は、データ連携機能やフォーマット変換機能、データの送信先と送信順序を決める機能です。

EAIは、オンプレミスだけでなくクラウドサービスとも幅広く連携できます。

スクラッチ開発による基盤実装

スクラッチ開発は、システムやソフトウエアをスクラッチ（ゼロ）から開発することです。自社の要件を満たすソフトウエアが実現できる一方、開発には多くのコストと長い開発期間を要します。

市販のパッケージ開発では要件を満たせずに、独自性の高いシステムを構築する場合、スクラッチ開発が向いているでしょう。

UMWELTでシステム連携による効率化を図る！

データを活用するには、さまざまなシステムに蓄積したデータの統合・可視化が重要です。しかし、部門ごとに異なるシステムを利用している、一部のデータを紙で管理しているなど、データ活用の環境が整っていないこともあるでしょう。

TRYETINGのノーコードAI『UMWELT』は、専門知識不要でシステム連携が可能です。ここでは、UMWELTの特徴を紹介します。

データの結合・変換・取得までを自動処理できる

UMWELTのAPI（Application Programming Interface）機能を利用して、基幹システムをはじめ、さまざまなシステムと連携できます。APIとは、異なるソフトウエアやプログラムを連携するための技術です。

システムの連携後、RPA（Robotic Process Automation）機能により、各システムのデータ結合・変換・取得を自動で処理します。

業務効率化に役立つおすすめの機能

豊富なAI機能を搭載するUMWELTは、複雑な業務の自動化が可能です。需要予測は情報が多いほど精度が向上するため、過去の販売データや気象条件といったあらゆる情報を基に、AIが需要を予測します。

他にも、在庫予測に基づいた自動発注機能、複雑な条件を考慮した自動シフト作成機能があり、専門的な知識不要で高度な自動化を実現可能です。

まとめ

複数のシステムを利用する企業が積極的にデータを活用するには、システム間の連携が欠かせません。システム間でファイル連携やデータ連携を行うことで、データ活用基盤を構築します。

複雑なシステムの連携にはITやデータ処理に関する専門知識が必要ですが、専門知識不要で高度な業務を自動化できるUMWELTは、データ活用基盤の構築に役立つでしょう。データ活用をお考えの企業様は、ぜひTRYETINGにご相談ください。

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