業務効率化を図る意味とは？具体的な方法と導入時のポイントを解説

日々忙しい業務に追われる中で、時間やコストをかけて効率化を図る意味があるのかと悩む方もいるのではないでしょうか。

この記事では、業務効率化を図る必要性や効果の高い効率化の方法を紹介します。最後まで読めば、失敗を避けて効率化に取り組めるでしょう。

▼更にDXについて詳しく知るには？
DXとはどのようなもの？導入が求められる理由やメリット・デメリットを解説

▼社内のデータをAI化するには？
ノーコードAIツールUMWELT紹介ページ（活用事例あり）

業務効率化を図る意味

業務効率化を図る意味は、日本が抱えている課題が大きく関わっています。日本は少子高齢化が進んでおり、働き手が年々減少傾向です。ここでは、業務効率化を図る必要性を解説します。業務効率化に取り組む前に、基本的な知識としてしっかり理解しましょう。

求められる背景

日本では、少子高齢化による生産年齢人口（15歳〜64歳）の減少が問題です。内閣府が発表した「令和4年版高齢社会白書」によると、生産年齢人口は1995年以降減少が続いており、2065年には4,529万人（2020年実測値は7,509万人）になると予測しています。

労働力不足が考えられることから、少ない労働力で生産性を向上しなくてはなりません。新型コロナウイルス感染症の流行によるライフスタイルの変化に対応するためにも、柔軟な働き方へのシフトが求められています。

貴重な労働力を活用し、柔軟な働き方に対応するには、業務効率化が欠かせません。

効率化が必要な理由

業務効率化を進めると、以下の5つのメリットが得られます。

・労働時間短縮
効率が悪い状態は、無駄・むら・無理が多く、従業員に負担がかかっている状態です。効率化を図ることで、定時までに業務が終わり、休日出勤や残業が減ります。

・コスト削減
効率化が進むと、従業員一人一人の作業負担が減ります。残業や休日出勤が減れば、残業代・光熱費の削減が可能です。

・ワークライフバランス実現
効率化が進んで労働時間が減り、従業員の負担が軽減すると、家庭やプライベートと仕事のバランスが改善します。モチベーションアップ効果も期待でき、将来的な業績向上も見込めるでしょう。

・人材確保
働きやすい環境が整うと、優秀なスキルを持った人材が集まりやすくなります。

・コアな業務の時間確保
業務を見直して効率化すると、単純作業や定型業務にかける時間が減ります。その分、コアな業務に充てる時間が増えるため、企業の業績アップも期待できるでしょう。

「業務効率化を図る」ことと「生産性を向上する」ことの意味は違う？

業務効率化と生産性向上は混同しやすい言葉ですが、意味は異なります。業務効率化は、生産性向上のための手段です。

生産性向上とは、少ないインプット（時間や人的リソース）でより高いアウトプット（成果物）を目指すことで、インプットが少ないほど生産性は向上します。

インプットを減らす方法が業務効率化です。業務の無駄・むら・無理を省くツールの導入などによって効率化を図ることで、生産性向上につながります。

業務効率化を図るための効果が高い方法

ここからは、業務効率化に効果的な方法を12個紹介します。さまざま方法がありますが、手当たり次第に取り組んでも、思ったような効果は得られません。自社がなぜ業務効率化に取り組むのか、どの業務に無駄を感じるかといった課題や目的に合った方法を選びましょう。

業務の可視化

流れるような日常業務の中にも無駄が潜んでいます。無駄な業務を減らすことは、業務効率化の基本的な方法です。業務の工程ごとに費やしている時間を書き出し、省ける業務がないか、人員が多過ぎないかをチェックしましょう。

例えば、会議の時間が長引きやすいなら、会議の必要性を検討して最適化を図ります。

業務フローの見直し

現状の業務フローの問題点を洗い出し、無駄な手間や時間がないかチェックしましょう。

例えば、書類の申請や承認業務です。紙を使って申請や承認をしている状態であれば、ワークフローシステムを導入することで書類をやりとりする手間と時間が省けます。備品の購入申請もスムーズに進むでしょう。

業務のシステム化

能力や技術は一人一人違うため、同じ業務を同じ手順で行っても、アウトプットの品質に差が生まれます。その解決策が、ITを用いたシステム化です。

例えば、ミスの起こりやすいデータ入力や定型業務にITを用いることで、作業に携わる従業員の精神的負担が減ります。特定の担当者に依存する属人化も、システム化で解消できるでしょう。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、外部の企業や人材に業務を委託する方法です。アウトソーシングを活用することで、従業員は本来注力したい本質的な業務に集中できます。労務管理や税務申告など、企業の収益性に直結しない業務を見極めて委託することが大切です。

アウトソーシングには費用がかかりますが、トータルでのコストダウンが期待できます。

自動化の導入

日常業務の中に存在する単純作業は、自動化がおすすめです。自動化するには、ソフトウエアやAI、RPAを導入するとよいでしょう。Excelを使っているなら、マクロ機能の活用も効率化に最適です。

作業を自動化すれば、作業時間の短縮だけでなく従業員の負担軽減にもつながります。

マニュアルの作成

ルールや業務の手順を記載したマニュアルを作成することで、誰が担当しても一定レベルの品質を保てます。つまずきやすいポイントも記載すれば、同じ質問を繰り返すことが減り、作業がスムーズに進みます。

マニュアル作成時は業務内容に応じて、紙媒体と電子媒体のどちらがベストか考えましょう。

社内のレイアウトの見直し

デスク周辺や作業環境を見直して、業務に集中できるレイアウトにするのもひとつの方法です。在籍する従業員が多いフロアなら、歩きやすい動線を確保し、使いやすいレイアウトに変えます。

固定の席を持たずに、好きな席で働けるフリーアドレスと呼ばれるワークスタイルもおすすめです。柔軟な働き方ができることから、部署間の交流が活発化する効果も期待できるでしょう。

ツールの活用

業務効率化に役立つツールには、コミュニケーションツールや管理ツールがあります。コミュニケーションツールは、場所を問わずにリアルタイムでメッセージがやりとりできるツールです。

管理ツールでは、勤怠・労務管理ができます。法令が関係する複雑な管理業務も、ツールによって作業時間の削減が可能です。

リモートワークの活用

自宅など会社外の場所で働くリモートワークを導入すると、出張や通勤時間の削減が可能です。通勤時間が省けると、従業員のストレス緩和につながります。

オンライン会議にすれば、会議室の準備や移動時間も必要ありません。録画にも対応しており、議事録作成の手間が省けます。

コンサルティングサービスの活用

コンサルティングサービスとは、業務効率化に関する専門家から課題解決策を含むアドバイスを受けられるサービスです。

何から始めればよいか分からない方は、経験豊富な専門家からアドバイスを受けることで、客観的に業務効率化に取り組めます。解決策を実施後、どの程度効果が表れているか測定も可能です。

人員配置の見直し

従業員それぞれに得意分野と苦手分野があります。苦手分野に配置すると、本来のスキルを生かせません。業務時間の無駄にもつながります。

従業員の得意分野と業務に必要な知識を見直しましょう。得意分野や適性のある分野に配置することで、従業員のベストパフォーマンスを引き出し、効率化につながります。

個人スキルの向上

従業員一人一人がスキル向上に取り組むと、作業時間の短縮が可能です。例えば、データ入力・分析を担当するなら、タッチタイピングを習得するとスピードがアップします。

他にも、ショートカットキーを覚えるといった方法がおすすめです。使用頻度の多い操作をショートカットキーで行うと、作業がスムーズに進みます。社外セミナーや研修への参加も、スキル向上に役立つでしょう。

業務効率化を図るために意識するポイント

業務効率化を図る際には、下記のポイントを意識しましょう。

・優先順位を明確化する
納期を確認しながら重要度・緊急性の高い業務から取り組み、時間のかからない業務は空いた時間に行いましょう。

・業務をまとめる
複数の会議を1回にして準備や移動時間を削減するなど、業務をまとめることで効率がアップします。

・従業員一人一人の意識を変える
業務効率化に取り組む理由を従業員一人一人に理解してもらうことで、効率良く取り組めます。

・フィードバックを通して次につなげる
企業にどのような効果をもたらしているか、従業員に適宜フィードバックすることで、モチベーションアップにつながります。

・状況を考慮する
業務の忙しさや従業員のキャパシティーに合わせて、少しずつ業務効率化のアイデアを実行します。

・環境を考慮する
単に業務効率化のアイデアを導入するのではなく、社内環境に適しているか検討することが大切です。

業務効率化の導入で注意すること

業務の効率化は、企業と従業員のどちらにとってもメリットのある取り組みです。しかし、業務の効率化を図る上で注意点もあります。注意点を考慮して取り組まなければ、効率化が失敗に終わるかもしれません。ここでは、業務効率化を図る上で注意したいポイントを3つ紹介します。

導入コストがかかる

効率化を図るためのシステム導入やアウトソーシングの利用にはコストがかかります。手段によっては多額の費用がかかることもあるため、安易に導入するのではなく、費用対効果をしっかりと考慮することが大切です。

ただし、慎重になり過ぎても効率化は進まず、現状の悪化や問題増加につながるため注意しましょう。

残業代が減る

効率化が進めば、労働時間が短縮します。残業がなくなり、定時で退社する日も増えるでしょう。従業員にとっては、ワークライフバランスが向上するというメリットがあります。

ただし、残業時間の減少によって残業代が減ることから、収入への影響を心配する従業員がいるかもしれません。モチベーション低下を防ぐために、効率化で得た利益の分配など、対策を講じましょう。

時間がかかる

効率化に取り組む際は、既存の業務プロセスを大幅に変更することもあり、従業員が新たなプロセスに慣れるまで時間が必要です。

新たなシステムを導入すれば、導入そのものの時間だけでなく、研修やマニュアル作成にも時間がかかります。

業務効率化に成功した事例

顧客情報をUSBメモリーで管理する状態から、クラウドに変更した事例があります。変更するまでは、セキュリティー面の不安と手入力による賃金計算のミスがありました。

中小企業や小規模事業者を対象に、生産性向上を支援する目的で支払われる「業務改善助成金」を活用することで、給与計算システムの導入とクラウド化を実現しました。

その結果、顧客データのセキュリティーを強化し、給与計算作業時間を3割短縮しました。作業時間の短縮によって生産性が向上したことから、従業員の時給もアップしています。

UMWELTで業務効率化を図る

業務効率化に適したツールなら、TRYETINGの『UMWELT』をおすすめします。UMWELTは、専門知識不要で、業務効率化を図れるAIツールです。AIといっても、ノーコードのため既存の従業員でも使用できます。ここからは、UMWELTの特徴と企業の導入事例を紹介します。

ノーコードAIによる自動化を導入できる

ノーコードAIのUMWELTは、日常業務で扱うExcelデータを使って、需要予測や在庫管理、自動発注ができます。専門知識がなくとも使えるため、新たにスキルのある人材を採用する必要はありません。

UMWELT導入後は、カスタマーサクセスによるサポートを受けられます。「需要予測の精度が上がらない」「使い方が分からない」といった場合にも、解決まで伴走するため安心です。

UMWELTの導入事例

菓子類の製造および販売を行う春日井製菓株式会社様は、在庫・生産管理に使う需要予測を特定の担当者しかできないという課題を抱えていました。属人化していると、業務の引き継ぎもできません。

UMWELTを導入して約3か月で、実用可能なモデルが固まりました。今後は需要予測の精度向上と他の担当者への引き継ぎを行いながら、空いた時間をAIにはできない新商品の予測といった業務に生かす方針です。

（参考： 『【春日井製菓様】UMWELT活用事例｜ノーコードで予測業務を簡単にし、属人化を撤廃｜TRYETING』）

まとめ

日本では少子高齢化が進んでおり、労働力不足が問題となっています。限られた人員で業務を遂行するには、効率化に取り組まなくてはなりません。効率化を図る際にはコストがかかるだけでなく、効果を実感できるまでに時間がかかります。

導入コストを抑えてスピーディーな効率化を図るなら、TRYETINGのUMWELTがおすすめです。UMWELTはカスタマーサクセスによる伴走サポートで、導入後の課題も素早く解決できます。無料相談を受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。

UMWELTのサービスページをチェックする

AI予測ツールUMWELT紹介ページ（活用事例あり）