SaaS型の在庫管理システムを導入する8つのメリット！失敗しないための選び方を紹介

無駄な発注を減らすためにも、在庫管理は適切におこないたいものです。在庫管理を適切におこなうためには、在庫管理システムの導入が求められます。在庫管理システムと一口にいっても、SaaS型のものやオンプレミス型のものなど、さまざまな種類があってどれを選んだらいいのか分からない方も多いと思います。そこで今回は、SaaS型の在庫管理システムを導入するメリットと選び方について解説します。

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SaaS型の在庫管理システムとは

そもそもSaaSとは、利用するソフトウェアのインストールを必要とせず、Web上で利用ができるサービスのことです。よく利用されるものとしては「Gmail」「Microsoft Office 365」「Dropbox」などが挙げられます。パソコンへのインストールが不要なため、容量を使用せずにソフトウェアの利用が可能です。

在庫管理システムは、在庫の入出庫情報や在庫場所の情報をデータとして与えることで、在庫の状態を管理するシステムです。在庫管理システムを導入することで、企業にとって適切な在庫状態を保てるため、発注の過不足が減り企業の利益を最大化できます。つまりSaaS型の在庫管理システムは、パソコンへのインストールが必要なく、Web上で在庫管理ができるサービスです。

SaaS型とオンプレミス型の在庫管理システムの違い

SaaS型とオンプレミス型では、同じ在庫管理システムでもさまざまな面で違っています。ここでは、4つの違いについて解説します。

1.システムの運用形態

1つ目は、SaaS型とオンプレミス型でネットワーク利用の環境が異なる点です。SaaS型の場合は、クラウドのデータが利用されるため、社内のネットワークを使っていません。インターネットに接続している状態であれば、どこでも利用できます。オンプレミス型の場合は、サーバーを社内において運用するため、社内のネットワークを利用します。自宅や公共のインターネットからでは接続できず、社内のネットワークを経由しないとアクセスできません。

2.セキュリティ性

2つ目は、クラウドか自社サーバーなのかによって、セキュリティに違いが出る点です。SaaS型はクラウド環境のため、インターネットに接続していれば誰でも利用できます。したがって、悪意のあるものが通信をのぞき見するケースが考えられるので、利用IDやパスワードを強固に設定し、二段階認証などを利用しなければなりません。対してオンプレミスは、社内ネットワークになるため、基本的には悪意のあるものがアクセスしにくい状態です。セキュリティ的にも、SaaS型よりも強いといえるでしょう。

しかし、最近ではテレワークの普及で自宅にいながら社内ネットワークにアクセスできる「VPN」や「シンクライアント」というシステムが利用されています。こうしたシステムを導入している企業は、オンプレミス型だったとしてもパスワード認証を強固にする必要があります。

3.料金形態

3つ目は、料金形態の違いです。SaaS型は、サーバーの準備が不要なため初期費用はほとんどかかりません。その分、月の利用料金がかかっていきます。オンプレミス型は、自社にサーバーを設置する必要があるため、サーバー代などの初期費用が発生します。その後は、一度システムのインストールをしてしまえば利用料金は基本的にかかりません。しかし、サーバーのOSがサポート切れになったり、サーバーの入替が発生する場合には、新たな費用が発生します。

4.サーバー運用の可否

4つ目は、サーバー運用の可否によって人員が必要になる点です。SaaS型は、自社サーバーの運用をしないため、サーバー構築に詳しい人材を雇う必要がありません。オンプレミス型は、自社サーバーで運用していくため、インフラに詳しいエンジニアを自社で用意する必要があります。サーバーを導入するためには、ハードウェアの選定からはじまり、OSのインストールやパッケージのインストールといった環境構築が必要です。

SaaS型の在庫管理システムを活用する8つのメリット

SaaS型とオンプレミス型の違いを解説しましたが、結論としてはSaaS型の在庫管理システムを利用するのがおすすめです。ここでは、SaaS型の在庫管理システムを活用する8つのメリットを解説します。

1.在庫状況がリアルタイムで反映される

1つ目のメリットは、全てのデータをクラウド上で管理できるため、利用者全員がリアルタイムに状況を把握できることです。従来の在庫管理システムでは、モノの動きをリアルタイムで在庫状況に反映するのが難しく、ある一定のタイミングでしか在庫状況を把握できませんでした。SaaS型の在庫管理システムでは、モノの流れも管理できるため、常にリアルタイムな在庫状況を把握できます。

2.最新のシステムが利用できる

2つ目のメリットは、常に最新の状態でシステムが利用できることです。SaaS型のアップデートは、自分でおこなう必要がなく、運営している企業側で実施されます。利用者はアップデートを意識する必要がなく、利用しているそのときが常に最新の状態になるのです。Googleのサービスを利用していると、気付かないうちにアイコンが変わったりUIが変わったりします。SaaS型の在庫管理システムも同様で、気付かぬうちにアップデートが済んでいるため、常に最新の状態で利用ができるのです。

3.拡張性が高い

3つ目のメリットは、企業の利用用途に応じてプランを選択できることです。SaaS型の在庫管理システムでは、プランに応じて容量が変わったり、機能が変わったりすることが多く見られます。大規模の企業であれば、在庫管理に必要となるデータ数が膨大になるため、データ容量を最大にできるプランの利用がおすすめです。

4.サーバー管理が不要

4つ目のメリットは、クラウド上のサービスになるため、サーバーの導入や管理が不要であることです。自社のサーバーが不要なため、サーバー管理者も必要ありません。インターネット接続ができる企業であれば、どの企業でも導入が可能です。

5.社外からも利用できる

5つ目のメリットは、インターネット接続ができれば社外利用もできることです。SaaS型は、クラウド上のシステムになるので、インターネット環境での利用となります。社内にいなくても、自宅や外出先での利用も可能です。近年、テレワークが普及しているため、場所を選ばずに利用できるのは非常に魅力的です。

6.部署を問わずに使用できる

6つ目のメリットは、利用者全員が同じシステムを利用するため、部署間の共有がしやすいことです。クラウド上で利用するため、部署を問わずに利用ができます。全員がクラウド上のデータでやり取りをおこなうため、別部署のデータ参照も可能です。

7.災害対策が可能

7つ目のメリットは、サーバーの実体が社内にないため、災害対策が可能な点です。オンプレミスでサーバーを自社に設置していた場合、データの元がサーバー内に入っているため、災害により破損したらデータも消去されてしまいます。クラウドの場合は、データセンターに集約されて管理されているため、災害時にも強いです。

8.低コストで導入できる

8つ目のメリットは、サーバーやシステム開発費用がかからないため、初期導入費用を抑えられることです。SaaS型の場合は、初期導入費用がほとんどかからない代わりに、月の利用料金がかかってきます。利用しなくなった場合はすぐに停止できるため、企業の利用状況に応じた柔軟さが魅力的です。

SaaS型在庫管理システムの選び方

SaaS型の在庫管理システムには、多くのメリットがあるとわかりました。では、実際にシステムを選ぶ場合には、どういった点に気を付ければいいのでしょうか。ここでは、SaaS型在庫管理システムの選び方を4つ解説します。

1.操作方法の簡潔さ

1つ目は、システムの利用方法が簡潔であるかどうかです。システムが複雑である場合、社内の全員が利用するために学習コストがかかってしまいます。学習コストがかかってしまうと、その分生産に時間をさけなくなってしまうため、企業の利益損失にもつながってしまうのです。

2.セキュリティ性の高さ

2つ目は、セキュリティの高さを重視することです。近年、悪意のあるものによって引き起こされるサイバー被害が急増しています。こうしたSaaS型でも起こる可能性があるため、サービスのセキュリティ対策は必須です。

3.導入の簡潔さ

3つ目は、導入が簡単であるかどうかです。新たなサービスを導入する場合、導入までに数日間かかることがよくあります。無駄なコストを減らすためにも、簡潔に導入できるサービスを選定すると良いでしょう。導入が簡潔に終わった場合、浮いた時間を生産の時間に回したり、サービスの利用方法を検討したりできます。

4.トライアル版を利用する

4つ目は、トライアル版を利用して使用感を確かめることです。多くのツールでは、無料で利用できるトライアル期間というのを導入しています。ただし、無料版となるので、有料版よりも機能面で劣ることがほとんどです。トライアル版では、あくまでも使用感を確かめる程度の認識でいましょう。

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まとめ

企業の利益を最大化するためにも、無駄な発注を減らす在庫管理システムは非常に重要です。また、最近はテレワークの業務が当たり前になっているため、社外からアクセスができるSaaS型の在庫管理システムが求められています。もし、SaaS型の在庫管理システムを導入してみたいと思った方は「UMWELT」がおすすめです。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作だけで、高度なアルゴリズムを実現できます。少しでも興味を持った方は、下記ページからお問い合わせください。

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