仕事の効率化にパソコンツールを活用しよう！ダウンロードの注意点も解説

自社の仕事を効率化するためのツールを検討している方の中には、「どのツールを導入すればよいか分からない」「おすすめのツールを知りたい」という方もいるのではないでしょうか。

この記事では、パソコンツールの選び方や仕事の効率化におすすめのパソコンツールを紹介します。最後まで読むことで、自社の効率化に最適なツールと導入のポイントが分かるでしょう。

仕事の効率化に向けたパソコンツールの選び方

仕事を効率化するためにパソコンツールを導入する場合、大切なのは「選び方」です。従業員全員が使えて社内にツールが浸透するように、以下の3つを押さえましょう。

・使いやすさ
ITツールに詳しい従業員はもちろん、苦手な従業員でも扱えるツールを選びましょう。使いやすいツールであれば、社内への浸透もスムーズです。

・欲しい機能を備えている
知名度や機能の多さよりも、自社に必要な機能を搭載しているかを重視しましょう。

・導入が簡単
導入までに時間がかかるツールは、運用開始が遅くなります。導入担当者の負担も踏まえ、簡単に導入できるツールを選びましょう。

仕事の効率化におすすめのパソコンツール10選

効率化に役立つパソコンツールは多種多様です。どの作業を効率化したいのかによって、適切なツールは変わります。

ここでは、数あるパソコンツールの中からおすすめのツールを10種紹介します。自社に最適なツールを見つけ、ビジネスの効率化を図りましょう。

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。無料プランと有料プランがあり、プランごとに利用範囲が異なります。

Slack

Slackは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するオンラインコミュニケーションツールです。無料プランと有料プランがあり、有料プランはコンプライアンス機能や管理機能が利用でき、サポートも充実しています。

Zoom

Zoomは、米国のZoom Video Communications, Inc.が提供するコミュニケーションツールです。無料プランは、最大100人の同時接続と最大40分の利用が可能です。100人以上、または40分以上利用したい場合は、有料プランを選びましょう。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、米国のMicrosoft Corporationが提供するコミュニケーションツールです。無料プランと有料プランがあり、会議のレコーディングとウェビナー開催はビジネスプランのみの機能です。ニーズに合ったプランを選択しましょう。

Trello

Trelloは、オーストラリアのATLASSIANが提供するタスク管理ツールです。無料プランは基本的な機能が使え、プランのランクが上がるごとに機能やサポートが充実します。

Stock

Stockは、株式会社Stockが提供するオンラインコミュニケーションツールです。無料プランと有料プランがあり、有料プランはノート数が無制限です。また、メンバー数、ストレージもプランごとに異なります。

freee

freeeは、freee株式会社が提供する会計や給与計算をはじめとしたビジネスツールです。プランや料金はサービスや機能、メンバー数によって異なります。

WinActor

WinActorは、株式会社NTTデータが提供するRPAツールです。無償または有償のトライアル（30日間）の他、RPAの実行のみができるプラン、RPA構築と実行の両方が行えるプランがあります。

SmartHR

SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する人事・労務業務の効率化ツールです。労務管理・マネジメントを兼ね備えたプラン、業務効率化・データ活用をメインとしたプラン、マネジメントをメインにしたプランがあります。また、小規模事業向けの無料プランもあります。

Eight

Eightは、Sansan株式会社が提供する名刺管理ツールです。パソコン版（ブラウザ）とスマートフォンアプリがあり、どちらも基本的な機能は無料で利用できます。登録データをより活用できる有料プランは、スマートフォンアプリから登録が必要です。

フリーソフトのダウンロードは注意が必要

無料で利用できるフリーソフトウエアは便利な一方で、注意しなくてはならないこともあります。ダウンロードする際は、以下の3つを意識しましょう。

・開発元の確認
「開発元の詳細が見当たらない」「情報が極端に少ない」といったフリーソフトウエアはおすすめできません。ダウンロード前に、開発元を確認しましょう。

・アドウエア感染の危険性
アドウエアは、アプリケーションのインストールとともにパソコンに潜伏し、広告をしつこく表示します。怪しいサイトからのダウンロードは避けましょう。

・ウイルス対策
フリーソフトウエアの中には、ダウンロードすることでウイルス感染するものがあります。対策として、セキュリティーソフトをインストールしましょう。

仕事を効率化するパソコンの使い方

パソコンツールは仕事の効率化に役立ちますが、効率化を図る方法は他にもあります。効率化を進める第一歩として、パソコンの機能や使い方を振り返ってみましょう。ここでは、効率化につながるパソコンの使い方を紹介します。

ショートカットキーの使用

ショートカットキーは、キーを組み合わせることで特定の操作を素早く実行する機能です。

代表的なのが「コピー＆ペースト」です。Windows端末であれば「Ctrl+C」でコピー、「Ctrl+V」でペーストができます。マウスを使ったメニュー操作が省けるため、作業効率が向上します。

よく使う操作のショートカットキーを覚え、日々の業務に取り入れてみましょう。

データ・ファイルの整理

ファイルやデータを整理していないと、必要な情報がどこにあるのか分からず、作業効率が大きく下がります。デスクトップ画面を含め定期的に整理し、必要なものだけを残しましょう。

VBAやRPAツールを使えば、ファイルの更新情報に基づいて不要なファイルの自動分類・削除が可能です。手動のファイル管理にかかる時間を削減し、より重要な作業に集中できます。

文章・単語の辞書登録

頻繁に使用する文章や単語の辞書登録も効率化につながる方法です。ビジネスメールでよく使う定型文やあいさつを登録すれば、タイピングの手間を減らせます。

登録する文章や変換ワードを調整するため、頻出する文章がないかを振り返ってみましょう。

ExcelやWordの活用

使用頻度が高いExcelやWordは、機能の活用で作業を効率化できます。

Excelは、関数やマクロ機能を使うとデータ分析や計算作業の自動化が可能です。同じ作業の繰り返しがなくなるため、時間を節約できます。

Wordは、テンプレート機能を活用すると、文書作成の時間を短縮できます。請求書やビジネスレターなど、頻繁に使う文書は特にテンプレートがあると便利です。

デュアルモニターの使用

デュアルモニターを使えば、画面を切り替える手間が省け、作業の効率化が図れます。また、情報の比較も瞬時にできるでしょう。

複数のアプリケーションを同時に使用する作業や大量の情報を扱う作業が多い人は、デュアルモニターがおすすめです。

自動立ち上げ設定の活用

パソコンには、起動と同時にアプリケーションを立ち上げる機能があります。同じアプリケーションを毎日使う場合、アプリケーションが自動で立ち上がるように設定しましょう。

複数のアプリケーションを立ち上げる手間がなくなり、効率良く作業を始められます。

パソコン以外の効率化の方法

効率化を推進する方法として、BGMの利用やデスクの整理整頓もおすすめです。

テレワークなど、音楽が流せる環境の場合はBGMを利用しましょう。波の音や雨の音のような自然音は、集中力を高める効果があるといわれています。

また、デスク周りを整理整頓しないと、必要な資料を見つけ出すのに時間がかかります。効果がありそうな方法を試してみましょう。

仕事を効率化するメリット

仕事の効率化は、作業時間を短縮する以外にも多くのメリットがあります。ここでは、代表的なメリットとして「業務負担の軽減」「コスト削減」「モチベーションの向上」「情報共有のしやすさ」「タスク管理のしやすさ」について解説します。

業務負担が軽減できる

1人ができる業務量には限界があり、大きな負担がかかるとパフォーマンスの低下や人材の流出を引き起こします。

ツールの導入をはじめとした業務の効率化は、従業員の負担軽減が可能です。業務負担が軽減すれば、生産性も高まり、少子高齢化に伴う人手不足の解消にも役立つでしょう。

コストが削減できる

仕事の効率化は、業務の「無理」「無駄」「むら」を減らします。負荷が能力を上回る無理、負荷が能力を下回る無駄、無理と無駄から発生するむらの3つを取り除くことで、作業にかかる時間や人件費を削減できます。

削減したコストを使って、業務拡大や新規事業への参入も可能です。従業員にも福利厚生などで還元できるでしょう。

従業員のモチベーションが向上する

効率化ツールの活用は、労働環境の改善につながります。ツール導入により業務を削減すれば、残業が減り、ワークライフバランスが保てます。従業員にとって働きやすい環境を整えることで、業務に対するモチベーションが向上するでしょう。

情報共有が容易になる

業務に関する連絡事項やノウハウ、進捗状況の共有を会議や回覧に頼っていると、共有までに時間がかかります。

コミュニケーションツールを導入すれば、リアルタイムで全員に共有が可能です。従業員間のコミュニケーションも活発化するでしょう。また、テレワークのような働き方改革への対応も可能です。

作業タスクの管理がしやすい

従業員一人一人のタスクをツールで管理すれば、チーム全体の進捗状況が明確になります。日報で進捗状況を知らせる場合、それぞれの日報を確認する手間が生じるでしょう。

タスク管理ツールを導入すれば、個人とチームそれぞれの進捗をリアルタイムで確認できます。

UMWELTを導入して仕事の効率化を実現しよう！

効率化ツールは数多く存在し、それぞれ特徴も異なります。中には専門知識が必要なものもあり、自社の従業員では使えないと悩んでいる方もいるでしょう。

TRYETINGの『UMWELT』は、専門知識不要のノーコードAIツールです。ここでは、UMWELTの特徴と効率化の成功事例を紹介します。

自動化して人手不足に対応できる

日本では、さまざまな業界が人手不足の問題に直面しています。その解決策として、業務効率化は非常に効果的な手段です。

UMWELTは業務を効率化するAIプラットフォームで、需要予測や自動シフト作成、在庫管理、自動発注をはじめ、さまざまな機能を搭載しています。ExcelやGoogleスプレッドシートのCSVデータをAIが学習し、分析・予測します。ドラッグ＆ドロップだけで利用できるため、専門知識がない人でも操作が可能です。

効率化の成功事例

化粧品・栄養補助食品・ボディーウエアの企画・販売を行うオルビス株式会社様は、業界の変化に素早く対応するためにUMWELTを導入しました。

別の需要予測ツールでは対応しきれない問題も、UMWELTで解決しています。また、店舗や通販の在庫補充もUMWELTで一括管理し、業務を効率化しました。今後は、UMWELTの需要予測と在庫管理を応用して、新商品の開発にも力を入れる予定です。

（参考： 『【オルビス様】UMWELT活用事例｜市場の変化で複雑化するサプライチェーンマネジメントに対応｜TRYETING』）

まとめ

仕事の効率化を目的としてパソコンツールを導入する際は、ツールの特徴を理解し、自社に合ったものを選びましょう。また、従業員全員が使いこなせるか、導入が簡単かどうかも大切なポイントです。

ノーコードAIのUMWELTは、専門知識がなくても扱え、効率化に役立つさまざまな機能を搭載しています。無料相談や資料請求も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。

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