仕事を自動化するメリットとは？仕事別に自動化の手段や注意点を解説

日本では、少子高齢化による生産年齢人口の減少と労働力不足が深刻化しています。人手不足の解消や労働時間削減のために、仕事を自動化する企業が増えました。しかし、自動化の導入でどのようなメリットを得られるのか分からない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、仕事の自動化で得られるメリットや自動化する手段、システムやツールを導入する際の注意点について解説します。最後まで読んでいただければ、自社に最適な自動化の方法が見つかるでしょう。

仕事の自動化で得られるメリット

自動化とは、人が行う作業を機械が代行することです。時間や手間がかかる作業を機械に任せれば、深刻な問題となっている人手不足の解消が期待できるでしょう。

また、自動化は人手不足の解消だけではなく、さまざまなメリットを生み出します。ここでは、仕事の自動化によって得られる主なメリットを5つ解説します。

利益に直結した仕事に集中できる

単純作業や定型業務などのノンコア業務は、マニュアル通りに作業ができるため、自動化しやすい仕事です。時間や手間のかかるノンコア業務を自動化すれば、企業の経営や利益に関わるコア業務に多くの時間を費やせるでしょう。

また、ノンコア業務の自動化で人的リソースを最適化すれば、生産性が向上します。コア業務に集中して取り組むことで、利益の拡大も図れるでしょう。

人為的ミスを減らせる

人の手による作業は、判断ミスや操作ミスなどのヒューマンエラーが起こるリスクがあります。慎重に作業しても、体調不良によって集中力が欠ける日もあるでしょう。

人が作業していた業務を自動化すれば、人為的ミスの削減が可能です。作業の正確性が高まるため、手間と人件費を減らし、企業の利益損失を防げます。

人手不足に備えられる

中小企業では、少子高齢化による生産年齢人口の減少、求人応募の少なさ、離職率の高さなどが原因で人材の確保が難航しています。

仕事を自動化すれば、少ない労働力でも仕事を遂行できます。人手不足の解消だけではなく長時間労働の削減にもつながるため、人件費を抑えられるでしょう。

また、従業員間のコミュニケーション促進や業務の可視化も可能です。労働環境を改善すれば、求人応募数の増加や離職率の減少も期待できます。

従業員の負担を減らせる

予測値を割り出すためのデータ収集・入力・計算、取引先への発注書・請求書の作成など、時間のかかる事務系作業やバックオフィス業務も自動化できます。

自動化ツールを導入すれば、作業の手間と時間の削減が可能です。全業務の完全自動化は難しいものの、一部の自動化だけでも労働時間を削減できるため、従業員の精神的・身体的な負担を軽減できるでしょう。

業務の属人化を防止できる

作業内容が共有できずに属人化していた業務も、自動化によって進捗状況や結果を可視化すれば、業務の効率化が図れるでしょう。

属人化した作業は、担当者の不在時・退職時に業務が回らなくなる恐れがあります。業務内容を共有しなければ、代行もできません。システムやロボットを導入することで、人がいなくても作業が進められるため、業務停滞も防止できるでしょう。

仕事の種類別で見る自動化のアイデア

仕事の自動化には、システム・ロボット・ツールなどの導入が必要です。業種や営業形態によって自動化できる仕事は異なるため、どの仕事に何を導入すれば自動化できるのかを検討し、自社の業務内容に合う自動化技術を選択しましょう。

ここでは、工場・事務・営業の職種別に、自動化のアイデアを紹介します。

工場で自動化できる仕事

生産・製造工場の自動化を、ファクトリーオートメーション（FA）と呼びます。ファクトリーオートメーションとは、工場の加工・組立・検査などの生産ラインから搬送までの手続きを含む仕事です。

24時間休むことなくロボットやシステムが稼働することから、生産性の向上に加え、人件費や労働負担の削減が見込めます。また、人為的なミスを防止できるため、品質の安定や利益向上も期待できるでしょう。

工場の仕事を自動化する場合、以下のようなアイデアがあります。

・工場ラインの無人化
・パレタイズ作業の自動化
・品質検査にAIを導入

事務で自動化できる仕事

人事・総務・経理・財務などのバックオフィスにおける定型業務は、システムやツールの導入によって自動化できます。手作業は入力ミスや入力抜け・漏れのリスクがありますが、自動化すればミスなく迅速に業務を遂行できるでしょう。

バックオフィス業務のうち、自動化できる業務の例は以下の通りです。

・採用者情報の登録と退職者の手続き
・勤怠管理と給与計算
・社内設備や備品の費用処理
・支払い要求のチェック
・決算資料の作成

バックオフィス業務でも完全に自動化できない業務もあるため、自動化したい業務と導入するツールの見極めが大切です。業務の一部を自動化するだけでも、労働時間やミスは削減できます。

営業で自動化できる仕事

取引先を相手にする営業部門でも自動化は可能です。営業は、より具体的な案を提示するためのデータ分析と資料作成が欠かせません。

このような事務作業を自動化すれば、ノンコア業務にかかる時間を減らせます。顧客とのコミュニケーションやアプローチなどのコア業務に時間を費やせるため、利益の向上につながるでしょう。

営業で自動化できる業務は以下の通りです。

・顧客リストの作成
・提案書や資料の作成
・見積書や請求書の作成
・契約の手続き
・データ収集と集計

他にも、ビジネスツール「マーケティングオートメーション（MA）」を活用して顧客の関心度を自動分析する方法もあります。営業に欠かせないスケジュール調整やメール対応も自動化が可能です。

仕事を自動化する手段

仕事を自動化するには、ツールやロボットの導入が欠かせません。自動化したい業務によって必要な技術が異なるため、どの技術がどのような効果をもたらすのかチェックしましょう。

ここでは、自動化に役立つ手段・技術を紹介します。

チャットボット

チャットボットは、コンピューターと人間がテキストや音声で会話するシステムです。企業の問い合わせやサポート窓口で使用するケースが多く、24時間対応できることが魅力です。

チャットボットは、シナリオ型とAI型の2種類があります。シナリオ型はあらかじめシナリオを作成し、表示の選択肢を選ぶことで回答します。シナリオにない質問には回答できないのがデメリットです。

AI型は、用意したデータを基に機械学習し、質問に対して最適な回答を提示します。データが蓄積することで、回答の精度が上がります。システムの構築やデータの登録に手間と時間がかかりますが、導入後は従業員の負担を軽減できるでしょう。

AI-OCR

AI-OCRは「AI（人工知能）」と「OCR（Optical Character Recognition）」を合わせた技術です。

OCRとは、紙媒体をスキャンして文字や数字のデータを取り込み、デジタル化する光学文字認識技術です。手動によるデータ入力が不要になるため、時間と手間の削減につながります。

AIと組み合わせることで、フォーマットに沿わない手書き文字もAIが画像認識で分析・判断し、取り込みます。さまざまな手書き文字を読み取りデータを蓄積すれば、より緻密な文字認識が可能です。紙媒体の請求書や納品書、発注書を保存する際に役立つでしょう。

マクロ

マクロは、Excelを使って仕事を自動化できる機能です。プログラミング言語「VBA」を活用し、データの計算や集計を自動化します。Microsoft 365が実装する機能のため、すでに使用しているなら導入コストがかかりません。

例えば、Excelでよく使うタスクをマクロに記録すれば、ショートカットキーやクイックアクセスツールバーで使えます。いくつもの工程が必要なタスク動作の簡略化が可能です。

マクロのプロセスは他のOfficeアプリケーションやVBAをサポートするアプリケーションと連携でき、Excelを活用した書類作成やデータ集計、ファイルの集約に役立ちます。

RPA

RPAは、Robotic Process Automationの略で「ソフトウエアロボットによる自動化」を意味します。ただし、物理的なロボットではなく、アプリケーションやシステムに導入する自動化ツールです。プログラミングの知識がなくても利用可能で、多くの場合、AIと組み合わせて使います。

主に定型業務の自動化に使う技術で、ミスなく迅速に業務を自動処理できるのが魅力です。データの収集と処理、数値の確認、通知やファイルの自動送信などに使えます。

RPAはクライアント型・デスクトップ型・サーバー型の3種類があります。動作環境の違いによって自動化できる範囲が異なるため、自社に合うタイプを選択しましょう。

AIツール

AIは、Artificial Intelligenceの略で「人工知能」を意味します。人間の脳を模倣・再現し、機械学習によって高精度な認識・分析・予測をする技術です。

AIツールを導入すれば、ルーティン作業やデータ処理、画像認識・処理が自動化できます。データの分析や予測に活用すれば、需要予測や売上予測も可能です。予測に合わせた生産や在庫管理、サービスの提供もできるでしょう。

チャットボット・OCR・RPAなどの技術と組み合わせて使えるため、AIツールはより高度なデータ処理、予測・分析をする際におすすめです。

仕事の自動化を進めるときのポイント

仕事の自動化を進めるときは「どの業務を自動化するか」「何を目的に自動化するか」「どのシステム・ツールを導入するか」といった内容を検討しなければなりません。自動化を進めるポイントは、以下の通りです。

・ペーパーレス化
帳簿やアンケート、カルテなどの紙媒体データをデジタル化します。業務の自動化はデータを基に遂行するため、まずはデータのペーパーレス化に取り組みましょう。

・データベースの構築
データベースがあれば、必要に応じて情報の取り出しが可能です。外部のサーバーを利用する「サーバー型」と自社サーバーに構築する「オンプレミス型」があるので、運用目的に合わせて選びましょう。

・自動化の範囲を検討
自社の業務のうち、自動化が必要な範囲を検討しましょう。自社業務を可視化し、業務内容をしっかりと把握した上で自動化の範囲を決めましょう。

・検証と改善を繰り返す
自動化は、システムやツールを導入するだけでは成果が出ません。自動化によって「どのような効果が出たか」「どうすればさらに効率良く活用できるか」を検証し、改善することが大切です。

仕事で自動化ツールを導入する際の注意点

自動化ツールは、同じ技術でも製品ごとに特徴が異なります。ツールの仕様や搭載する機能を理解して、自社に合った使いやすいものを選びましょう。

ここでは、自動化ツールを導入する際の注意点を紹介します。

セキュリティーの対策を怠らない

自動化ツールの中には、外部のネットワークと接続して使用するサーバー型やクラウド型があります。ツールの多くはセキュリティー機能を搭載していますが、機密情報を扱うデータにはより高度なセキュリティー対策が必要です。

定期的なログの取得やアクセス権限の最小限化、セキュリティーチームの発足といった物理的な対策はもちろん、従業員の意識を高めることも大切です。

操作が難しいツールは選ばない

専門的な知識やプログラミングが必要なツールを導入すると、一部の従業員しか操作できません。ITツールに慣れていない従業員でも、直感的に操作できるツールを選びましょう。

サポート体制が整っているかも重要です。ツールの使用方法やトラブル時の対処法、導入後の相談窓口の確認など、万が一の場合にも業務を停滞せずに済む手段を確保しましょう。

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まとめ

仕事を自動化すれば、人手不足の解消やヒューマンエラーの削減、従業員の負担軽減が期待できます。自動化にはさまざまな方法や手段があるため、自社業務に合うものを導入しましょう。

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