業務効率化の成功事例を業種別に紹介！進め方や個人向けアイデアも

コスト削減や収益力の強化を狙う企業様の多くは、既存業務の見直しや効率化を検討されているのではないでしょうか。

業務効率化自体は古くから行われていますが、その手法は近年大きく変化しています。IT技術の発展によって、多くの業務を自動化することが可能になってきました。しかし、自社に新たなツールを導入すれば効率化するものではありません。

この記事では、業務の効率化やそのメリット、成功事例を紹介します。効率化に役立つアイデアやおすすめのツールも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

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業務効率化と生産性向上は何が違う？

企業が生産活動を行う際に混同しやすい言葉は、「業務効率化」と「生産性向上」でしょう。どちらもインプットとアウトプットという2つの要素を用いて定義されます。

インプットは、製品やサービスを生み出すための設備や人的・時間的なリソースを指し、アウトプットは、生産量や生み出された価値を指します。

業務効率化は業務プロセスを見直して無駄を削減することにより、より少ないインプットで同等のアウトプットを達成することです。それに対して生産性向上は、インプットに対するアウトプットを向上させる取り組みを意味します。

業務効率化を行う3つのメリット

業務効率化は、企業の競争力を保つ上で必須の取り組みです。継続的に業務効率化を推進する文化を持つ企業は、コスト削減や従業員のアウトプットの質の向上などを実現し、高い収益力を持つことになります。

ここでは、業務効率化の主要なメリットを3つ解説します。あらゆる業種で共通する内容ですので、ぜひ理解しておきましょう。

労働時間を減らせる

業務プロセスの無理・無駄・ムラを排除することで、生産に費やす労働時間は削減できます。例えば、これまで製造に必要な材料を取りに倉庫まで2往復していたプロセスを見直し、1往復に短縮できたとすれば、1往復分の労働時間が削減できることになります。

また、生産に必要な作業時間が短縮されると、その分の人件費も削減できます。

社員のモチベーションアップにつながる

常に業務効率を意識する職場環境は、無理・無駄・ムラに対する問題意識も高く、従業員にポジティブな影響を与えます。

慢性的な残業が生まれる職場は長時間労働につながるため、モチベーションは下がり気味になるでしょう。しかし、日ごろから業務効率改善の機会に目を光らせている組織は、労働時間の削減を達成するため従業員のモチベーションは向上し、定着率も良好です。

生産性向上につながる

無駄を排除し、少ないインプットでアウトプットを維持する業務効率化は、生産性の向上にもつながります。削減された作業量や時間を使って従業員は別の作業に取り掛かれるため、利益が向上する可能性があります。

業務効率化は、従業員一人一人のアウトプットの量や質の向上が期待でき、生産性の改善には欠かせない取り組みです。

業務効率化の成功事例を業種別に紹介

業務効率化はあらゆる業種で適用できますが、業種によって業務内容や取り組みの内容が大きく異なるため、自社への適用イメージが湧きにくいかもしれません。そこで、3つの業種別の成功事例を紹介します。

各企業が抱える課題とその解決策を把握することで、業務効率化の具体的な内容をイメージできるでしょう。

IT関連の業務効率化事例（株式会社日立ソリューションズ）

日立グループの中で情報通信事業分野の中核企業である株式会社日立ソリューションズでは、長時間労働の削減に向けて残業時間の短縮と生産性向上に取り組んでいます。

まず事業部ごとに「仕事のムダ取りワーキング」を作り、若手や中堅社員からのボトムアップで意見を集約しました。その内容を日々の仕事に反映することで業務負荷低減を達成しています。

そして業務効率化を進めるにあたり、企業トップが本気度を伝えるなど効率化の活動を支援する姿勢を明確にしています。

営業の業務効率化事例（株式会社東北システムズ・サポート）

ソフトウエアの受託開発やシステム導入のコンサルティング・販売を行う情報処理サービス企業の株式会社東北システムズ・サポートは、1976年から大手企業の基幹システムの開発を手がけ、順調に事業領域を拡大してきました。

しかし企業に合った個別のデジタル化施策を提案しようとした際、従来の営業手法では顧客を増やせないことが分かりました。

そこで製品の導入効果を実感してもらう体験型のラボを開設して、顧客にラボを訪問してもらうことにします。その結果、営業担当者の移動負担を軽減し、顧客が抱える業務効率化などの課題に対する潜在的なニーズを確認できるようになりました。

店舗業務の効率化事例（株式会社インターメスティック）

メガネやサングラスを販売するZoffを運営する株式会社インターメスティックは、店舗数の増加が原因で、掲示用のポスターの配布や管理オペレーションが大きな負担となっていました。

そこで、掲示ポスターに関する課題をデジタルサイネージの導入によって解決を図り、40型のディスプレーを店頭に配置しました。

その結果、社内ネットワークで配信されたデータをSDカードにコピーしてディスプレーに挿すだけで済むようになり、大幅な業務効率化を達成しています。

業務効率化の進め方

具体的に業務効率化を始めるために、一般的な進め方を紹介します。事前に全体的な流れを把握することで大まかなプロセスを想定できるでしょう。

業務効率化には準備が大切です。むやみに効率化の対象を決め、無計画なまま対策を実行すると、効率化どころか現場に無駄な作業や混乱を生じる結果となります。

現状の課題を洗い出す

業務効率化は、既存の業務プロセスを一つ一つ細かく洗い出すことから始まります。

いつ、誰が、どのような活動を行っているか、その活動にどの程度の時間がかかっているかを明確にしましょう。これらは紙に書くなど可視化すれば考えを整理できるだけでなく、他の人と共有できる効果があります。

そして現場の従業員と一緒に作業することで、本人しか把握していない行動や作業時間を把握できます。

最終的に可視化された活動の中で、無理・無駄・ムラが生じているプロセスが効率化の対象になります。

課題の解決策を検討する

課題を洗い出したら、次はそれぞれに対する解決策を検討していきます。その際、なぜ無理・無駄・ムラが生じているかを考えましょう。第三者から見ると無駄であると思えても、作業者は無駄と認識していないかもしれません。

単純作業や頻度の高い作業は効率化の効果が出やすく、優先的に取り組むべき作業です。そして取り組む対象が決まったらすぐに始めるのではなく、具体的なスケジュールを立てましょう。新しいシステムやツールを用いる場合には、導入などの準備期間も考慮が必要です。

業務の改善具合をチェックする

設定したスケジュールどおりに効率化を進めた後は、実際にどの程度改善ができたのかを測定します。効率化を実施する前に費やしていた時間と実施後の時間を比較し、効果の有無や期待されたレベルかどうかを確認します。

効率化を行う際はPDCAサイクルを意識しましょう。スケジュールを立てて（Plan）、実行に移したら（Do）、次に効果を測定します（Check）。その際に改善点や異なる改善策があればそれを反映させます（Action）。

業務効率化の達成基準は2つの指標から決める

業務効率化の効果を測定する際に役に立つ指標があります。効率化を確実に達成し、さらなる改善を行うには、具体的な数値で目標設定や効果を測定することが重要です。

そのための指標として頻繁に用いられる指標が、KGIとKPIです。この2つの指標は、最終的な目標を達成するために有用です。業務効率化の際にはぜひ取り入れてほしい指標です。

KGI

KGI（Key Goal Indicator）は、重要目標達成指標の略語です。KGIは企業の最終目標を示す指標で、一般的には売上額や利益率などの指標が用いられます。KGIは達成の有無を具体的に判定できる具体的数値です。

例えば、KGIとして「今期は1,000万円の営業利益を達成する」などと設定します。そのためにあらゆるビジネスコストの削減が必要となり、業務効率化で達成すべき目標値も具体的に設定できます。

KPI

KPI（Key Performance Indicator）は、重要業績評価指標の略語で、目標を達成するために行う各種施策の進捗を確認する指標です。業務効率化によるコスト削減を例に挙げると、年間100万円の削減を狙った時の現在の進捗率などをKPIとして設定します。

設定した期限が迫っている状況で進捗率を示すKPIが50%であれば、プロジェクトはうまくいっていないと判断されるでしょう。KPIは中間目標として部門やチームごとに設定されることが一般的です。

業務効率化に役立つアイデア

業務を効率化するにはさまざまな方法がありますが、近年はIT技術の進展により高度で多様なアイデアが役立っています。

ここでは、これまでの一般的な効率化のアイデアから、AIを用いた自動化まで効果的なアイデアを5つ紹介します。導入に多くの時間や費用がかかるなどの課題もありますが、これらを参考に自社に適した方法を見つけてください。

無駄な業務をなくす

誰にも価値のない業務を担当したい人はいないでしょう。企業は新たな価値を生み出すために日々活動しています。それは個人の日常業務でも同じことです。無駄な作業を削減し、価値のある業務に注力することが効率化につながります。

まずは、自分の行う業務に無駄があるかどうかを確認しましょう。今行っている業務は本当に必要なのか、削減すると誰にどのような影響を及ぼすかを考えます。

自動化する

次に注目すべき業務は、自動化できるかどうかです。例えば、エクセルなどの表計算ソフトで同じような入力作業を繰り返している場合、マクロを作成して実行すれば作業を短縮できます。

製造業では、部品の検査を視覚や測定ツールを用いて人間が一つ一つ実施していた作業をカメラによる自動測定に置き換えられます。

データベース化

さまざまな電子データを扱う企業では、個人でデータを保存したり処理するよりも、データベースを利用して共同でデータを運用することにより効率化が図れます。

データベースの管理自体はIT部門のサポートや運用ルールの策定が必要ですが、近年はクラウド上で簡便な操作で欲しい情報を、どこからでも取得できるサービスも登場しています。

ナレッジマネジメントを行う

従業員の経験の差などにより、個人ごとに業務に関する知識レベルに差が生じるため、業務スピードや負荷の偏りが発生します。この知識のギャップを埋めるために、マニュアルを作成するなど、ナレッジマネジメントが有効です。

ナレッジマネジメントを行うことで、業務効率化の達成だけでなく、顧客満足度を向上させたり人材育成の効率化にも役立ちます。

AIを導入する

これからの業務効率化にAIは欠かせない要素となるでしょう。近年のAI技術の発達やビジネスへの実装は加速しており、人間の業務の多くを代替できるようになってきました。

例えばお客様からの問い合わせでは、AIが質問を分類して回答します。コールセンターの人員を削減できると同時に、スタッフの勤務時間外でも24時間回答できるため、顧客満足度の向上にもつながります。

個人向けの業務効率化のアイデア

業務効率化は、個人レベルでも行えます。自身の業務に無駄や無理、ムラがないか日々確認することが大切です。

組織をコントロールするのは大変ですが、自分自身の行動はすぐに変えられます。効率化によってアウトプットの質が向上すれば、個人評価のアップにつながるかもしれません。

時間管理術を活用する

自分の普段の業務で、どのような作業にどの程度の時間を費やしたかを記録しておきましょう。それを活用すると、日々の作業に無理・無駄・ムラがあるかを確認できます。

熟慮が必要な作業の場合、予想よりも長い時間を費やすこともあるでしょう。その際は、悩む時間を多くても15分にするなど、あらかじめ時間を決めて作業をすることで考え過ぎるロスを減らせます。

To Doリストを作り業務の優先順位を決める

業務に取り掛かる際には、優先度の高いものから手を付けることが最適です。複数の業務を抱えている人は、よく作業を同時並行して進めてしまいますが、多くの場合効率を落とす結果となります。

それを避けるために、まず一日のTo Doリストを作り、その中で優先順位を決めましょう。優先度の高い業務からこなしていくと時間配分もしやすく、効率的に進みます。

可視化して、完了したものにチェックをするだけでもモチベーションを高く維持できます。

マニュアル化する

日常の業務の中では、定型化した業務が少なからずあります。毎日同じような作業をする場合は、作業をいつでも繰り返せるようにマニュアルを作成したり、テンプレートやフォーマットを作成したりするのもよいでしょう。

断続的に同じ文書を作成するなどのケースでは、毎回一から考え直していたら時間の無駄です。一秒でも時間を短縮するには、あらかじめ用意したテンプレートをコピーして利用するなどのアイデアがあります。

これは自分だけでなく、他の従業員の効率化にも役に立ちます。

業務効率化を実現する『UMWELT』！特長や成功事例を紹介

無駄を排除する効率化は、多くの企業で取り組まれています。しかし新しいツールの導入によってさらに効果のある効率化を実現したい企業様も多いでしょう。

そのような企業様におすすめなのが、ノーコードでAI予測が可能なTRYETINGの『UMWELT』です。自動化をはじめさまざまな効率化に役立つUMWELTの特徴を紹介します。

専門知識不要で日常のデータをフル活用できる

UMUWELTの特徴は、ノーコードで運用ができる点です。AI機能を有するツールは、一般的に高度なデータ処理スキルやAIの知見が必要となります。しかし、AIをビジネスに適用できる専門人材を採用することは容易ではありません。

自社の従業員がツールを扱えれば、人材不足に悩まされることもないでしょう。また、自社が保有するデータをそのまま利用できるため、すぐに活用できます。

製薬原料製造業者様の成功事例

製薬原料製造業者様では、製薬原料用の結晶系材料の製造過程で熟練の技術者の経験や感覚に依存するプロセスを有していました。

しかし、技術者の高齢化や育成コストの高さのため、これまで長い期間と多数の試行回数が必要であったチューニング作業を自動化する検討を進めています。

仮想空間でさまざまな仮想実験ができる物理モデルを構築し、収率が最大化される条件を遺伝的アルゴリズムによって探索しました。そして、UMWELT上で複数アルゴリズムを組み合わせるかたちで実装しています。

『【製薬原料製造業者様】UMWELT活用事例｜熟練の技術を高精度に自動化 / 生産プロセス条件の自動最適化システムの実現｜TRYETING』

まとめ

業務効率化は、企業が競争力を維持するために重要な取り組みです。普段から無理・無駄・むらの発見と削減に高い意識を持つ企業は、アウトプットの質の向上や働き方の改善にも意欲的であり、優秀な人材を引きつける魅力的な職場を実現します。

近年のIT技術の発展によって、自動化などの業務効率化のアイデアは豊富に存在します。その中でも効果が期待できるのはAIの実装ですが、知見を持つ人材のいない企業様には困難です。

このような企業様にUMWELTはおすすめです。興味をお持ちの企業様は、ぜひお問い合わせください。

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