自動発注で生産性向上！需要予測や安全在庫との関係性も解説

自動発注は、人手不足の解消やサービス向上につながるメリットがあります。この記事では、自動発注の仕組みや基礎知識について解説します。

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自動発注の定義と仕組みとは？

多くの業界は、業務を滞ることなく行うために、必要な製品・商品が一定数まで減ったら発注する方法をとっています。自動発注システムでは、あらかじめ設定した一定数のことを「発注点」と呼びます。

発注点に達した時点で自動的に発注する方式はいくつかありますが、ここでは代表的な2つ「定期発注方式」と「定量発注方式」を解説します。

定期発注方式

定期発注方式は、時期を発注の目安とする発注方式です。1週間ごと、月ごとなどあらかじめ決めた時期になると自動で発注します。在庫数や売れ行き、ニーズに合わせて発注量の変更が可能です。

定期的に自動発注してくれるため、発注漏れを防ぎ、業務の効率化に役立ちます。発注数を柔軟に変更できることもメリットです。

デメリットとして、データでは予測できない事態に対処しにくい点が挙げられます。発注の時期は変えられないため、期間内に予測よりも売れ行きが悪かった場合は過剰在庫に、ニーズが急に高まった場合は在庫不足になってしまいます。

定量発注方式

定量発注方式は、発注量が一定の発注方式です。発注時期を柔軟に変更可能なため、在庫数を目安に発注できます。発注点をきちんと定めておくだけで、適切な在庫管理が可能なことがメリットです。ある程度の使用頻度や売上が安定している製品・商品などに向いています。

一方、需要が変化した場合の対応が難しいケースもあります。単価が高いもの、消費期限が短いもの、ニーズが短期間で変化しそうなものなどには向いていないため、慎重な検討が必要です。

発注点の決め方

定量発注方式を採用する際に、ニーズを見極め適切な在庫管理や自動発注を行うための重要なポイントは、発注点の決め方です。

発注点の決め方として「1日の平均出荷量（使用数量）×調達期間（発注リードタイム）+安全在庫」の算出式が一般的に用いられています。

安全在庫とは、在庫不足によりニーズの高い商品を販売できないケースなどを避けるために、ある程度の在庫数を保管しておく考え方です。

発注量の決め方

定期発注方式を採用するのであれば、発注量を決定する必要があります。時期が決まっているため、「次回発注までの期間にどのくらい在庫を確保しておけばよいか」がポイントです。

基本的な算出式は、発注点の場合とそれほど変わりません。一般的な算出式は「1日の平均出荷量（使用数量）×次回発注までの期間（日数）+安全在庫」です。

可能であれば、季節や行事などにより人々のニーズが変化するかもしれないことを予測して、在庫切れや過剰在庫を避けましょう。

自動発注の需要予測を算出する方法

どの発注方式を用いる場合でも、ニーズの変化に対応できるよう需要予測を行うことが大切です。そこには、過去のデータ分析や社会情勢に関する情報が関係します。需要予測は難しいため、多少の誤差が生じることは避けられません。

できるだけ正確に近い需要予測を算出するために、用いられている方法があります。インプットデータの活用とモデリング手法です。

インプットデータを活用する

需要予測で鍵となるのは、関係する情報の収集や分析です。収集すべき情報には、「内部データ」と「外部データ」があります。

内部データとは、販売実績・商品属性・購買・販促などに関する情報です。例えば、販売実績の分析により需要が高い商品を見極め、ニーズの変化をある程度予測できます。また、顧客が求めるタイミングや今後に向けて最適な販売戦略の構築が可能です。

外部データには、天気予報・地域イベントなどの情報があります。自社ではコントロールが難しいものの、業務を遂行する際に影響を受けやすい情報です。必要なデータとして認識して活用しましょう。

モデリング手法を取り入れる

インプットデータと組み合わせるのは、モデリング手法です。モデリングとは、対象物や事象の特徴や性質を抽出し、抽象的なモデルを作成することです。機械学習技術を用いて解析・分析を行い、関係性や規則性から需要の予測ができます。

一般的に需要予測で用いられているモデリング手法は、統計的手法と機械学習手法に分けられます。統計的手法は、移動平均法や指数平滑法など長年使用されている方法です。

機械学習手法には、DeepARやXGBoost（eXtreme Gradient Boosting）、LightGBM（Light Gradient Boosting Machine）などがあります。豊富なデータに基づいた分析が可能で、需要予測の精度が高いことがメリットです。

需要予測と安全在庫の関係性

自動発注システムを導入する際、準備が不十分であれば、余計に手間がかかったり期待していたようなメリットが感じられなかったりします。

自動発注の際には、需要予測と安全在庫の関係性や仕組みに関する理解を深めておくことが重要です。

安全在庫を算出するには

適切な安全在庫には、できるだけ正確に近い需要予測を行い、どの程度在庫を確保しておけば販売ロスを防げるかが関係します。

効果的な需要予測を行うためには、点推定よりも分布推定を用いることが必要です。ひとつの解答のみを予想する方法が点推定ですが、分布推定では複数のケースに関する確率を予想します。

分布推定をする際の安全在庫算出法は「安全係数×使用量の標準偏差×（発注リードタイム+発注間隔）の平方根」です。安全係数は、下記表を参照してください。欠品許容率を下げると安全係数が高くなるため注意が必要です。

需要予測と安全在庫でも発注数を算出できる

欠品の発生をできるだけ減らすためには、需要予測だけでなく、安全在庫の確保が大切です。欠品のために販売機会をロスしてしまうよりも、多少の在庫を確保しておいたほうが安心、との考え方によります。

発注数を算出する際には「需要予測数+安全在庫-発注時の在庫数」の算出式を用いることも一般的です。業務内容や自社の都合に合わせて発注数を算出しましょう。

自動発注のメリットとデメリットは？

生産性向上のために自動発注システムの導入を検討する場合、メリットだけでなく、デメリットもきちんと確認しておくことが重要です。ただし、事前に確認していた場合でも、実際に導入した後に分かるメリット・デメリットもあることも覚えておきましょう。

事前に把握しておきたい主なメリット・デメリットを解説します。

メリット

主なメリットは、下記のとおりです。

・発注業務の人的負担軽減
・人的コスト軽減
・販売機会ロス防止
・生産・販売・サービスの向上
・顧客満足度のアップ

過去のさまざまなデータを基にAIが分析することから、従業員の負担やコストの軽減が可能です。データに基づく予測のため、各会社・店舗の特性に合った発注を行えます。

欠品しているために販売機会を損失してしまうことは、会社・店舗側のロスになるだけでなく、顧客側にとっても不満が募ってしまいます。自動発注の導入により、サービスが向上し、顧客満足度のアップにもつながります。

デメリット

デメリットは、下記のとおりです。

・自動発注システムを使いこなせない
・需要予測や発注業務の知識や経験を育てられない
・自動発注システム導入コストの発生
・発注点算出に関するミスが発生した際に人的負担増加

発注に限らず、自動化が進むと無条件に機械に頼る習慣が身に付いてしまい、自分で考える力が低下してしまいます。自動発注とはいえ、欠品許容率や発注計算ロジックなどの適宜調整などが必要です。また使いこなせる人材を確保する必要もあります。

自動発注を導入する前に、自社ではどのような状況が生じ得るかを具体的にシミュレーションしてみましょう。

自動発注は『UMWELT』で生産性向上！

自動発注の導入や管理を行うためには、相応の知識が必要になります。導入したいと思っていても、どのように導入したらよいのか分からないため、二の足を踏んでいる担当者様も多いのではないでしょうか。

そのような方におすすめのツールは、TRYETING開発のUMWELTです。ここでUMWELTの特徴を紹介します。

コストを抑えて業務の効率化を達成できる

UMWELTは、専門的な知識がなくても業務の効率化を図れるノーコードAI予測ツールです。

通常、需要予測の構築には時間がかかりますが、UMWELTではプログラミングやAI人材は必要ありません。そのため、AI導入期間を75%削減できます。加えて、一般的なシステムと比較して費用を90%削減可能です。

需要予測に役立つアルゴリズム、例えば機械学習や安全在庫計算機能などが搭載されています。自動シフト作成機能も業務の効率化に役立つ機能です。

成功事例を紹介

東急不動産ホールディングス様のグループ企業 東急リゾーツ＆ステイ様は、UMWELTとシフト自動作成AIクラウド・HRBESTを導入されています。

東急リゾーツ＆ステイ様は、全国100以上の施設運営を手掛ける総合運営会社のため多くの従業員を抱えています。課題となっていたのは、従業員のスキル・希望・法定労働時間などを考慮したシフト作成です。業務効率化と最適な人員配置の自動化に向け、UMWELTとHRBESTが活用されています。

東急リゾーツ＆ステイ様は需要予測の領域にも着目されており、実証実験としてゴルフ場の予約需要を予測し、サービス価格を調整する取り組みが行われています。

（参考：【東急不動産ホールディングス様】業務提携事例｜グループ全体のDXと新規事業開発を推進）

まとめ

多くの会社・店舗で在庫管理や発注業務は、担当者の負担が大きいことが課題です。発注業務の負担軽減につながる自動発注の導入は、生産性向上につながります。

ただし、導入を成功させるためには、メリットやデメリットをきちんと把握しておくことが重要です。導入期間や費用の削減を考えている方におすすめのツールはUMWELTです。

UMWELTは、スタートアップ企業から大企業に至るまで、さまざまな業界でご利用いただいています。ぜひご検討ください。

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