自動化できる業務とは？メリットや注意点を踏まえ最適な自動化を実現

自動化は昨今の産業において重要視されている技術です。しかし、自動化できる業務は限られている上、それに伴う注意点もあります。

どのような業務が自動化に適しているのか、メリットのほうが大きいのか、自動化の導入前にいろいろと知っておきたいのではないでしょうか。

そこでこの記事では、自動化できる業務やメリット・注意点などを詳しく紹介します。自動化実現のポイントについてもまとめたので、ぜひ参考にしてください。

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自動化できる業務とは？

業務の自動化とは、近年は人の手がかかっている作業をAIが代わりに実行するIT技術などを指すことが多いです。実際に一部の業務は自動化が進んでおり、導入事例も多くあります。

では、具体的にどのようなものが自動化しているのでしょうか。まずは、自動化できる業務について紹介します。

基本のビジネスタスクの自動化

基本的なビジネスタスクや、同じことを繰り返す単純作業は自動化の対象です。

業務における一連の流れを改善するための管理方法を「BPM」といいますが、BPMと最先端のアプリケーションを組み合わせることで、基本的なビジネスタスクや単純作業を自動化するだけでなく、業界や市場の変化へも対応が可能です。

決まった手順で作業するものに関しては、「RPA」を導入します。RPAとは、人に代わってロボットが作業を実施する技術のことです。ただし、機械ではありません。ソフトウエア上のロボットであるため、情報や記録の管理・収集などの作業を自動で行います。

ビジネスプロセスの自動化

ビジネスプロセスとは、目標や目的を達成するために行われる全ての作業を指します。商品製造の例を挙げると、顧客からのお問い合わせから、製品の発送までです。

ビジネスプロセスに含まれる一連の業務は、しばしばミスや意識の食い違いなどが発生してしまいがちですが、ソフトウエアによって自動で管理・制御できます。

自動化すればプロセス中のトラブルを防ぎ、生産性の向上や効率化につなげられます。加えて、精神的な余裕や時間を得られるでしょう。

ITタスクの自動化

IT環境での作業も自動化を導入できます。時間がかかるものや日常的な業務を任せられるため、大幅な時間短縮と人員の確保が可能です。

手順やフレームワークなどを設定すれば、タスクを繰り返し実行します。人の手を必要とせず、エラーの確率も下げられるでしょう。

一般的にIT自動化できるのは、以下の作業です。

・クラウドの管理
・セキュリティーの管理
・構成管理
・ネットワーク管理
・アプリケーションの設定

人員不足やIT環境における作業量の膨大さを考慮すると、ITタスクの自動化が急務となっています。

人工知能（AI）の自動化

人工知能とは、人の能力や行動を再現できるシステムです。技術の発展とともに、私たちの生活の一部になりつつあります。

例えば店員を必要としない「無人コンビニ」、巡回や検知を可能とする「警備ロボット」などは人工知能による自動化の代表例です。利便性や機能を保ちつつ、従業員に対するリスク・コストを低減できます。

似ているものにRPAがありますが、役割は異なります。RPAは業務を自動化するシステムやツールですが、AIはRPA内に組み込まれる情報の処理・判断を行う機能です。

自動化できる個別具体的な業務内容

ここでは、自動化できる業務と内容を個別に紹介するため、一覧の表にまとめました。

自動化がもたらす3つのメリット

自動化は従業員に対してだけでなく、品質や結果などにも良い影響をもたらします。しかし自動化を導入するには、自社が抱える課題に対して効果的かどうかを知ることが大切です。

ここでは、自動化がもたらす3つのメリットを紹介します。メリットを理解して、自動化を最大限に活用しましょう。

簡単なミスの防止

人手が加わる作業では、スキル・経験不足・疲労などによるヒューマンエラーが起こりやすくなります。

しかし自動化ではソフトウエアやロボットが作業を代行するため、正確に反復行動を実行してくれます。人のように個々の差が生まれず、人為的なミスも起こりません。

業務を効率化

業務の効率化が図れるのも、自動化のメリットです。時間がかかっていた作業もソフトウエアに任せれば、大幅な時間短縮が見込めます。

また従業員一人ひとりの作業量や範囲が少なくなり、負担が軽減されるのも魅力です。手が空いた人員は、自動化されていること以外の業務に回せます。優先順位の高い作業に費やす時間を増やせるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

人件費の削減

自動化を導入すれば、人的タスクおよび人件費の削減になります。例えば、就業時間内に終わらない作業を従業員が行うと残業代が必要ですが、ソフトウエアやロボットに任せれば人件費は発生しません。

導入や維持に費用はかかるものの、ミスの防止や業務の効率化・タスクの削減などのメリットを考慮すれば、トータルとしてメリットになるでしょう。

自動化に伴う2つの注意点

自動化は企業にさまざまなメリットをもたらしますが、注意点もあります。環境によってはデメリットとなることもあるため、導入は慎重に検討しましょう。ここでは、自動化に伴う2つの注意点を紹介します。

ランニングコストが必要

業務を自動化させるには、専用ソフトウエアやツール・ロボットなどの導入に多額のコストがかかります。また、導入すれば完了というわけではありません。定期的なメンテナンスや更新などのランニングコストも不可欠です。

しかし、自動化に必要な初期費用や維持費、人件費など、削減できるコストが上回る可能性は高いといえます。

環境変化がネガティブに捉えられることも

自動化の導入による環境変化は、従業員にネガティブな影響を与えることもあります。自動化に関する一般的なマイナスなイメージは以下の4つです。

・働く場所を奪われる
・ソフトウエアやツールの使用に対する不安
・余計な仕事が増えるという懸念
・導入に手間がかかる

環境の変化により、慣れるまでの時間が必要になることもあります。しかしソフトウエアやツールは、多くの方が扱えるような設定・設計です。また面倒だと感じていた業務をせずに済むことで、時間と気持ちに余裕が生まれます。

自動化の導入は利益を上げるために重要な施策のひとつでもあるため、前向きに捉えましょう。

自動化実現のポイント

自動化を実現させるには、事前に押さえておきたいことがいくつかあります。どれも重要かつ不可欠な内容のため、時間をかけてでも実施しましょう。調査や分析・準備などをしっかり行うことで、自動化導入後の業務がスムーズになります。

電子化と共有の仕組みを構築する

記録や情報・マニュアルなどが記載されている紙を電子化し、共有できる仕組みを構築しましょう。今までに蓄積した情報は、ビッグデータとして今後も活用できます。紙は不要になりますが、紙で残っている情報は重要なため取り扱いに注意しましょう。

仕分けや媒体への情報入力などは、時間がかかるかもしれません。正確かつ漏れなく実施するため、時間や人員の余裕があるときに取りかかるのがおすすめです。

また構築したデータベースは、他の部署や担当者も簡単に閲覧できてしまいます。誤用・乱用を防ぐために、セキュリティー対策を行いましょう。

自動化する業務を精査する

実際に導入したときのことを考えて、自動化する業務の精査が必要です。設定後に漏れ・超過があると、テストに余計な時間と手間がかかってしまいます。わずかな操作も精査して、最適な自動化を目指すことが重要です。

ツールやソフトウエア導入後のトラブル対策はもちろん、誰でも操作できるようにマニュアルも作成します。もちろん、作るだけではなく、従業員への情報共有まで実施しましょう。

最適なツールを導入する

RPAは最適なツールを選定しましょう。ツールの種類は豊富で、プログラミングで細かい設定ができるもの、難しい設定が不要なテンプレート型などさまざまです。ツールは自動化の核を担うため、作業や業務内容に合ったものを選ぶ必要があります。

ツール選定後に行うのは、業務と照らし合わせたり、実際にソフトを動かしたりする効果検証です。効率よくスムーズに作動するか、トラブルの発生はないかなどを検証します。導入後に不具合が見つかると、再び構築やテストをすることになるため慎重な検証が必要です。

業務の自動化はUMWELTで実現！

業務の自動化を考えているなら、TRYETINGの『UMWELT』を導入しましょう。UMWELTはネックになりやすいコストや時間、機能面などが優れているツールです。

ここからはUMWELTがおすすめな理由や、実際の導入事例を紹介します。自社業務の自動化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

コストを抑えて素早く導入できる

UMWELTはコストを抑えて素早く導入できるノーコード予測AIです。目安として、導入期間が75%、費用は90%削減できます。ノーコードのため専門的な知識は必要ありません。

PRAや需要予測・機械学習・安全在庫計算など、業務の効率化が期待できるさまざまな機能を搭載しています。もしデータ処理や使い方につまずいた場合は、カスタマーサクセスによる構築代行の利用も可能です。

実際の導入事例を紹介

UMWELTを導入した実績として、製薬原料製造業様の事例を紹介します。

製薬原料製造業様では、外から可視化できないプラントの中を、熟練者が48時間以上つきっきりで監視している状態が続いていました。

そこでTRYETINGでは、熟練者の経験をAIに学習させて、製造プロセスの自動化を図りました。最終生成物の収率や結晶構造別の存在比率などのデータを用いて、仮装実験ができる物理モデルを構築したのです。

（引用：【製薬原料製造業者様】UMWELT活用事例｜熟練の技術を高精度に自動化 / 生産プロセス条件の自動最適化システムの実現）

UMWELTは、勘や経験など養いにくいものもAI化できます。事業存続に不可欠な技術を失わないよう、UMWELTで高精度の自動化を実現してはいかがでしょうか。

まとめ

効率化やコスト削減など、業務の自動化は多くのメリットをもたらします。実現するには、ペーパーレスやデータベースの構築、自動化する業務の精査、ツール選定、効果検証といったプロセスが必須です。

TRYETINGの『UMWELT』は、手間やコストを削減しつつ導入できます。ウェブサイトでは資料のダウンロードや無料相談ができますので、お気軽にお問い合わせください。

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