在庫管理が難しい4つの理由！課題を改善するための対処方法を解説

モノを販売するとき必要となる「在庫」。この在庫に頭を悩ませている人は多いのではないでしょうか。それは、在庫の管理が難しいからです。在庫は大量の在庫を抱え、顧客の要望に応え即納する必要があります。顧客からの要求に適切に応えるにはどうすればいいのでしょうか。ここで必要となるのが「在庫管理」です。ここでは在庫管理がどういったものなのか、在庫管理の難しさ、そして適切な在庫管理をするにはどうすればいいのかを解説していきます。

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在庫管理とは

在庫管理とは、「必要な時に、必要な場所へ、必要な量」を顧客に供給するために社内で備える整理整頓活動のことです。簡単そうに見えて、難しい。それが在庫管理です。そもそも在庫とは、現金化されるのを待つ社内の資産です。原材料や部品、半導体など倉庫にある未出荷の製品、つまるところ「現金化できるもの」「顧客への出荷を待つもの」全てが在庫です。ただ回転率の悪い在庫は、単なる負債です。適正量の在庫を把握し、量を維持すること。過剰に在庫を抱え込むのではなく、適正な在庫量を維持する。昨今多様化する顧客の要望に対応するためにも、適切な在庫管理は重要なものなのです。

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在庫管理が難しい4つの理由

　
在庫管理は大量の在庫を同時に、タイムリーに管理していく必要があります。しかしそのルールは企業ごとにバラバラで、管理方法も紙やエクセル、既存の在庫管理システムなど、「なんとなく導入した効率の良いと考えられる方法」で行われています。ここでは具体的に「なぜ在庫管理が難しいのか」について触れていきます。

1.入力ミスが発生するから

在庫管理が難しい理由の1つ目は「入力ミスの発生」です。業務効率化ツールは確かに便利ですが、在庫管理と販売管理、在庫管理と原価管理など複数の業務効率化ツールを同時並行で利用する場合、これらのミスは発生しやすくなります。このようなミス削減には利用するツールの連携が必須です。しかし、ツールごとの相性などもあり、シームレスな連携は思いのほか困難です。この場合、同じ内容を何度も入力するムダが発生してしまいます。

2.ルールがあいまいだから

2つ目は「ルールの曖昧さ」です。扱う品目数が増加すれば増加するほど、在庫管理のルールは複雑になります。在庫が増えるたび、ルールやシステムを継ぎ足しするたび、在庫管理は複雑化していきます。これは現場に在庫管理を委ねた結果とも言えます。この結果、一部の従業員しか在庫管理を行うことができず、特定の社員ありきでの管理になってしまうリスクが考えられます。そのため、こうなる前にルールを統一化することは重要です。

3.現品確認する際にミスが発生するから

扱う在庫が多ければ多いほど、ミスは発生しやすくなります。これは3つ目の「現品確認」です。これもまた、在庫確認が難しい理由の一つです。とはいえ、この人的ミスを防ぐことは100％不可能です。在庫のカウント漏れや、同じ在庫を何度も数えてしまう重複カウントなど、人の手で行う在庫カウントはリスクを伴います。対策としてハンディやバーコードがあり、現品確認で発生するカウントミスを防ぐ手助けになります。

4.限られた従業員しかできないから

最後の理由は、在庫管理が「限られた従業員へ依存」しているからです。2つ目の理由であったルールの曖昧さは、限られた現場で働く従業員への管理依存と結びつきます。ルールが書式化されておらず、従業員の頭の中に入っている場合が一番厄介です。在庫管理を成功させたければ、在庫管理を現場任せにするのではなく、まずはルールを書式化し特定のシステムを導入するなどの施策を打つことで解決しましょう。

在庫管理のミスが企業に与える悪影響

在庫管理のミスによって、在庫輸送の遅延による顧客満足度低下だけでなく、現場に適さないシステムを導入することによる経営状態圧迫も起こり得ます。そのため、社内だけでなく社外へも悪影響を出さないためにも在庫管理ミスがもたらす影響をしっかりと抑える必要があります。ここでは、在庫管理ミス発生がもたらす4つの悪影響について考えていきます。

1.経営を圧迫する

　
在庫管理は経営状態の良し悪しに直結します。在庫を可視化できない企業は、大量の在庫を抱えてしまう共通点があります。これは、データと実数が合致しないために在庫を余計に注文してしまうからです。これは在庫回転率を悪化させるとともに、企業のキャッシュ減少にも繋がります。この結果キャッシュフローは悪化し、適切な在庫確保ができなくなる可能性もあります。

2.顧客満足度が低下する

また在庫管理のミスは顧客満足度低下にも繋がります。適切な在庫管理ができていないことで、営業マンはシステム上の数値が信用できなくなり、受注のたび在庫管理の担当者に実際の在庫を問い合わせることになります。この問い合わせの時間が積み重なれば在庫管理の現場は疲弊し、適切な在庫管理からかけ離れた管理体制となっていくでしょう。

3.キャッシュフローが悪化する

在庫管理ツールが信用できなくなった場合、企業は顧客に迷惑をかけないため過剰に在庫を溜め込むようになります。その場しのぎの解決にはなりますが、これは企業のキャッシュ低下を招きます。手元資金の不足は企業経営の悪化にもつながります。過剰在庫により新しいことにチャレンジすることもできなくなります。

4.生産性が低下する

在庫管理のミスは、会社全体の生産性低下にも影響を及ぼします。適正な在庫管理システムが運営できていない場合、営業マンは実際の在庫数を把握するため在庫管理を行う担当者に直接問い合わせることになります。顧客が受注した在庫があれば問題はないですが、ない場合は大変です。顧客へ配送するタイムラグが生じ、顧客満足度低下を招きます。

在庫管理が難しいと感じた際の対処法

適切な在庫管理をするための一手法に、在庫管理の「マニュアル化」があります。在庫管理のルールをマニュアルのような形で書式化することで、社内ではいつでも、誰でも実際の在庫が分かる、見える適切な在庫管理が実現できます。ここでは在庫管理が難しいと感じた時に、私たちがとるべき対処法を4つ紹介します。

1.在庫管理の重要性を認識する

まずは在庫管理の重要性を認識してください。今までの事例で挙げてきたように、在庫を持つ全ての企業にとって適切な在庫管理は必要です。考えられる悪影響は、人的ミスによりもたらされる在庫管理のミス、これにより発生する過剰在庫、在庫回転率の低下、顧客満足度の低下など。最終的に企業の経営悪化にもつながる可能性があります。最悪な事態を防ぐためにも、適切な在庫管理を社内に義務付け、浸透させることは重要です。

2.マニュアルを作成する

適切な在庫管理にはまず、マニュアルの作成を行いましょう。まずは在庫管理における作業の同一化や、特定社員に依存しないルール作りを策定します。ルールを書式化しマニュアルに落とし込むことも忘れないでください。在庫管理に関連する事務作業に関してもマニュアルを作成し、管理方法を同一化、視覚化します。そしてそのマニュアルは社員がいつでも閲覧できる場所に掲示、検索を容易にできるよう体制を整える必要もあります。

3.在庫スペースを整理する

在庫管理システムを導入する前に、倉庫内のスペース確保もまた重要な点です。同じ在庫が違う場所に保管されていたり、回転率の悪い在庫がどの程度、倉庫を占めているか把握する必要があります。面倒な作業ですが、これは適切な在庫管理を貴社で行うための土台とも言える作業です。在庫は増えれば増えるほど、仕分けが困難になるもの。適切な在庫管理を行うと決めた以上、在庫スペースの確保は乗り越えるべき壁となります。

4.在庫管理システムを導入する

そして最後に、貴社の在庫管理をサポートする上で重要となる、連携の取れた在庫管理システムについてです。在庫管理システムを選ぶ際は、企業を支える業務効率化ツールが連携できる基幹系システムERP（統合基幹業務システム）を基盤に考えるようにしましょう。世の中には、販売管理や顧客管理など、在庫管理以外にも便利な業務効率化ツールがたくさんあります。これらとうまく連携できれば、経営にもメリットをもたらします。

在庫管理システムを導入するメリット

少しでも単純作業を自動化したい。販管費を削減したい。人件費削減のためにも、販売管理や顧客管理といった業務効率化ツールの導入は一度でも検討したことがあると思います。ここではその中でも在庫管理システムに絞り、適切な在庫管理システムを導入した会社に起こり得る7つのポイントを解説していきます。

1.顧客満足度が向上する

在庫管理ツールは間接的に、顧客満足度向上に貢献します。適切な在庫管理ができていれば、今手元に「何を」「どれだけ」在庫を抱えているか、タイムリーに把握できます。これは顧客への即時対応にもつながり、顧客の購買意欲を欠かずにすみます。とはいえ、改めて在庫管理のプロを雇う必要はありません。土台となる在庫管理システムを導入するだけで、誰でも簡単に在庫数を把握することができるようになります。

2.人件費を削減できる

在庫管理システムの導入は、人件費削減にもつながります。従来、在庫管理のためだけに配置していた従業員が、在庫管理システムの導入で必要なくなります。在庫管理システムは、もともと人が行っていた「運搬」と「数える」作業のうち、「数える」にアプローチします。カウント作業を機械化し、なおかつ入力ルールを明確にするだけで、その作業に従事していた従業員を「数える」単純作業から開放することができます。

3.どんな従業員でも在庫管理ができる

在庫管理ツールはルールを定め、そのルールの概要を把握していれば、誰でも行うことができます。それは在庫管理のルールを、在庫管理システム上に落とし込んでいるからです。在庫管理ツールを導入することで、今まであった、まどろっこしく細かなルール暗記からは解放され、在庫管理は全従業員に解放されたものに変貌します。そして、「いつでも」「誰でも」シームレスに在庫の状況を把握することができるようになります。

4.手間や時間を削減できる

また在庫管理ツールは手間や時間削減にもつながります。在庫管理で重要となる「数える」作業。これをバーコードで記録し、入力する作業を減らすだけでもミス低減につながります。人が在庫を毎回手で数え、手入力すれば、必ずミスが発生します。人は100%、ロボットのように正確には動けません。精度を上げるためにも、カウントや入力は得意な機械に任せ、在庫管理システムをフルに活用しましょう。

5.IT導入補助金を受け取れる可能性がある

在庫管理ツールは、国からの補助金対象ということが多々あります。一度は聞いたことのある「IT導入補助金」。申請者が中小企業や、国内で事業を行っているなど一定の条件を満たす必要があり、かつ同補助金に該当するシステムでなければ、対象にならないなどの点に注意が必要です。また、このIT導入補助金は比較的申請も通りやすく、採択された企業も従業員数が20人未満の会社が過半数を占めるなど、中小企業にとっては好都合なものです。

6.ヒューマンエラーを防止できる

在庫管理ツールはヒューマンエラー防止にもつながります。在庫入荷時、在庫をシステムに登録する時から出荷するまで、その全てをシステム上で管理することで、人による入力ミスを防ぐことができます。またバーコードでの検品は、入力の二度手間も防ぎます。この在庫は「いつ」入荷し、「どういったもの」で、「どこ」に出荷されるのか。その全てをシステムに委ねることで、在庫のリアルな動線を、ほぼ人の手を介さずに実現できます。

7.在庫状況がリアルタイムで分かる

在庫管理システムの最大の利点は、リアルタイムで在庫を把握することができる点です。とはいえ、在庫管理システムはオンプレミスからクラウドまで、さまざまな形態があります。これらは素人目に一見して、どれも同じに見えてしまいます。そこで今回紹介するのは、TRYETINGの「UMWELT（ウムヴェルト）」です。UMWELTで生成した在庫管理システムは、在庫の回転率が1.5倍になったなど、実績を持つツールとなっています。

在庫管理システムを導入したいのであればTRYETINGの「UMWELT」がおすすめ

UMWELTの導入メリットは2つあります。1つ目は企業に寄り添った在庫管理システムを構築できる点です。UMWELTには自動機械学習や自動組合せ最適化など、さまざまな機能を備えるシステム構築基盤があります。

会社ごとに置かれた条件は異なりますが、UMWELTではドラック&ドロップの直感的な操作性でアルゴリズムを組み合わせ、会社ごとにオリジナルの在庫管理システムを作ることが可能です。2つ目は、機能が充実している点です。在庫管理以外にもシフト管理、製造プロセス条件の自動最適化など、UMWELTはさまざまなことを実現できます。業務効率化のツールとして、UMWELTの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

在庫管理システムの導入は、会社の基盤を再構築するという意味があります。そのため、経営者にとって重要な決断になると思います。特に今は、世の中がDX（デジタルトランスフォーメーション）に湧き上がる中、少しでも社内をデジタル化したいとの思いを持つ方は多いでしょう。そこで、まずはミスや過剰在庫、人件費などといった課題の多い在庫管理からDXをしてみるのはいかがでしょうか。

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