シフト管理ソフトとは？機能・メリット・選び方を紹介

シフト作成担当者や店舗管理者の方は、シフト管理には時間と手間がかかるイメージを持っている方が多いのではないでしょうか。シフト管理にかかる負担を最小限にするには、シフト管理ソフトの導入がおすすめです。本記事では、シフト管理ソフトに関する機能・メリット・選び方を紹介します。

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シフト管理ソフトとは？

シフト管理ソフトは、従業員のシフト収集やシフト表の作成などの勤怠に関わる管理業務を効率よく行うソフトです。企業や店舗において、シフト作成・管理は重要であり、一定の稼働がかかる業務です。従業員や管理者がそれぞれインターネットにアクセスしてシフト管理を行う企業や店舗が増えています。シフト管理ソフトを導入することでシフト管理の効率化を図ることができます。

シフト管理ソフトの主な機能

シフト管理ソフトの機能は、シフト作成だけではありません。シフト管理ソフトには勤怠管理ができる機能が含まれており、打刻による出退勤状況の把握や、休暇取得、欠勤などの勤務状況を確認することもできます。また、給与計算機能が含まれているシフト管理ソフトもあります。クラウドに対応しており、どこからでもシフトを作成したり閲覧することができるため、とても便利です。シフト管理ソフトのそれぞれの機能について詳しく紹介します。

シフト作成・管理・調整

シフト管理ソフトでのシフト作成は、従業員の申請に基づいて、事前に勤務形態を登録しておくことで、自動作成が可能です。また、急な欠勤が発生しても代替要員を割り当てることができる調整機能もあります。シフトの自動作成機能、調整機能があることによって、シフト管理の際の手間が大幅に削減できるのです。

勤怠管理

シフト管理ソフトを使うと、勤怠管理をすることができます。出退勤だけでなく、休憩の取得や休暇の取得、欠勤を把握することで、従業員の勤務状況を正確に把握することができます。

給与計算

シフト管理ソフトは給与ソフトとの連携ができます。シフト管理ソフトで作成したシフトに合わせた給与計算を自動で行い、個別に管理することで、給与計算にかかっていた時間を短縮することができます。

その他の機能

シフト作成、勤怠管理、給与計算以外の機能が含まれているシフト管理ソフトもあります。作成したシフトと実際の勤務実績を比較し、どのくらいの差異があるかを確認する、予実管理の機能や人件費の概算をリアルタイムで把握できる機能があります。

シフト管理ソフトの導入のメリット

シフトの作成や管理は負荷のかかる業務です。しかし、シフト管理ソフトを導入すれば、様々なメリットを享受することができます。ここでは4つのメリットを紹介しましょう。シフト管理ソフトの導入のメリットを知ることで、シフト管理が手軽にできるようになります。

エクセル管理から脱却できる

エクセルによるシフト作成は、安価で手軽に行えますが、手間がかかる上に複雑なシフトを作ることが難しいとされています。また、従業員の公平感や過不足人員の調整などは作成者が自分で考えなければなりません。シフト管理ソフトを導入することで、エクセルによるシフト作成・管理から脱却することができるのです。

ヒューマンエラー発生を抑制できる

従業員からの申請によりシフトを作る場合、手作業だと、取り間違いや記載ミスなどが発生する恐れがあります。従業員からの申請から自動でシフトを作成する機能が含まれているシフト管理ソフトを導入することで、ヒューマンエラーが防げます。

業務効率化を実現できる

シフト管理ソフトを導入することで、シフト作成・管理の効率化だけでなく、より良い運営ができるシフト表があることで、効率的な従業員の配置をすることができます。よって、人件費削減に繋がり、業務効率化を実現することができるのです。

業務の属人化を防止できる

属人化とは、情報を担当者しか把握していない状況のことです。シフト作成は業務の特性や需要の予測などの考慮事項が多岐に渡るため、作業が属人化しやすいとされています。シフト管理ソフトを導入することで、シフト作成時に考慮するべき内容をソフト内に含んで運用することができるのです。

シフト管理ソフトの正しい選び方

シフト管理ソフトには様々な種類があります。様々な種類の中から、企業に適したシフト管理ソフトを導入することが重要です。機能、業種の特徴、企業規模、カスタマイズ性の4つの観点から分類をし、シフト管理ソフトの正しい選び方を紹介します。

機能で分類する

機能で分類すると、シフト機能中心ソフトと勤怠機能中心ソフトがあります。それぞれのメリット・デメリットを紹介しましょう。

シフト機能中心ソフトのメリットは、シフト機能に重点を置いているため、高度なシフト作成をすることができる点です。デメリットは、勤怠管理の機能がないため、勤怠管理とのデータ連携ができません。

一方、勤怠機能中心ソフトのメリットは勤怠管理ソフトの1機能であるため、コストを抑えることができる点です。しかしシフト作成機能の豊富さに欠けるのがデメリットです。

導入する際はシフト機能と勤怠機能のどちらに重点を置くのかをしっかり検討しましょう。

業種の特徴に配慮する

業種の特徴で分類すると、業務特化型と汎用型があります。それぞれのメリット・デメリットを紹介します。業務特化型のメリットは、業務の特性を生かすことで、より企業に合ったシフト作成ができる点で、デメリットは業務の特性を生かすため、コスト面の負担が大きいことです。

一方、汎用型のメリットは全業種に対応しているため、機能が重要なもののみに絞られており、導入までの期間とコストが比較的低く抑えられる点です。デメリットは、業種特性の部分は必要なものを選ばなければならないので、その際の期間とコストがかかることです。業務に特化してシフト管理をすることに重点を置くか否かを考慮しましょう。

またシフト管理ソフトも、業務特化型と汎用型に分類されます。業務特化型は、業務の特性を生かすことで、より企業に合ったシフト作成ができる反面、業務の特性を生かすためコスト面の負担が大きくなります。一方、汎用型は全業種に対応しているため、機能が重要なもののみに絞られており、導入までの期間とコストが比較的低く抑えられる反面、業種特性の部分は必要なものを選ばなければならないので、その際の期間とコストがかかります。業種の特徴に配慮してシフト管理ソフトを選ぶようにしましょう。

企業規模で考える

企業規模で分類すると、大企業向けと中小企業向けがあります。それぞれのメリット・デメリットを紹介します。大企業向けのメリットは、数万人規模のシフト作成ができるため、機能が豊富で、複雑な要求にも対応できる点です。デメリットは、大量のデータを素早く処理するため、コストがかかる点です。一方、中小企業向けのメリットは、人数や機能を抑えているため、導入までの期間とコストが抑えられる点です。その企業にあったシフト作成ツールを導入するには、企業規模を考慮することが重要です。

その企業にあったシフト作成ツールを導入するには、企業規模を考慮することが重要です。
シフト管理ソフトは、大企業向けと中小企業向けに分類することもできます。大企業向けのシフト管理ソフトは数万人規模のシフト作成ができるため、機能が豊富で、複雑な要求にも対応でき、大量のデータを素早く処理することができる反面、中小企業向けのものと比較するとコストは高くなります。一方、中小企業向けのシフト管理ソフトは人数や機能を抑えているため、導入までの期間とコストが抑えられます。しかし、自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合には、別途カスタマイズが必要となります。

カスタマイズ性を考慮する

カスタマイズ性を考慮した分類をすると、大企業向けと中小企業向けがあります。大企業向けのメリットは、自社の特性を生かしたシフト管理が可能なため、シフト作成の自動化率が向上する点です。デメリットは、導入の期間とコストが必要で、バージョンアップが簡単にはできない点です。一方、中小企業向けは導入の期間とコストが不要で、バージョンアップを簡単にできるメリットがありますが、自社の特性を生かすことができないため、シフト作成の自動化が難しく、手作業による修正が必要になるのがデメリットです。自社のニーズに合わせて、カスタマイズの可否を考慮することが重要です。

シフト管理ソフトは、大企業向けと中小企業向けではカスタマイズ性に違いがあります。
大企業向けでは自社の特性を生かしたシフト管理が可能なため、シフト作成の自動化率が向上する反面、導入の期間とコストが必要であり、システムのバージョンアップも簡単にはできない可能性があります。中小企業向けでは、導入の期間とコストが抑えられ、システムのバージョンアップも容易です。しかし、自社の特性や要望は加味できない為、シフト作成の完全自動化は難しく、手修正が多くなる可能性があるというデメリットがあります。

シフト管理ソフトなら「HRBEST」がおすすめ！

時間と手間がかかるシフト管理ですが、シフト管理ソフトを導入することに不安を覚える方は多いかもしれません。コストをかけて自動化しても、思ったような効果が得られなければ、再度手作業でのシフト作成などが必要になってしまうこともあります。シフト作成を自動化したいと考えている方におすすめなツールが、シフト自動作成AIクラウド「HRBEST」です。HRBESTとはどのようなサービスなのかについて、解説していきます。

クラウド型なので常に最新

クラウド型なので、どこからでも、誰でも常に最新の情報にアクセスすることができます。法改正にも随時対応していて、更新作業も不要です。

労働基準法に自動対応

パート・アルバイトなど様々な雇用形態に対応しています。労働基準法で定められている所定労働時間だけでなく、連勤や公休、各種休暇、社内ルールを考慮して、シフトを自動作成することができます。

急な欠勤にもスマートに対応

忌引きや病欠などによる従業員の急な欠勤が生じても、自動で計算をして、出力することでスマートに対応することができます。急な欠勤は、シフト作成に大きな影響を及ぼしますが、シフト管理ソフトがあれば、自動で対応することができるため、従業員への影響は最小限に抑えることができるのです。

能力に応じたシフト作成

人員の配置に偏りがないように、個々の能力に応じたシフトを作成することができます。ペアで業務ができる人やリーダー業務ができる人など、従業員の仕事内容は、個々の能力によって様々です。個々の能力を把握することで最適なシフト作成をすることができるのです。

まとめ

この記事では、シフト管理ソフトを導入する機能・メリット・選び方を紹介しました。シフト管理ソフトを導入することで、シフト管理にかかる負担を最小限にすることができます。TRYETINGが提供する、シフト自動作成AIクラウド「HRBEST」なら、複雑なシフト作成が必要な現場にも簡単に導入することができます。興味のある方は、ぜひ下記のサービスページよりご確認ください。

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