BIツールの課題と解決方法｜未導入で考えられる課題も解説

社内のデータを分析し、意思決定をサポートするBIツールは、適切に導入し活用することでその効果を発揮しますが、うまく活用できず失敗してしまうこともあります。本記事ではBIツール導入における課題とその解決方法を解説します。

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BIツールを導入している企業の割合

株式会社ジャストシステムの2019年の調査によると、職種が情報システム、経営、経営企画のいずれかの男女1011人のうち、BIツール導入済は16.1％、導入を検討していると回答した人は16.9％でした。また、知っているが導入は検討していない人は18.4％で、BIツールを半数以上が認知するも導入している企業は全体の2割未満でした。

BIツール未導入で考えられる課題

BIツールを導入せずともデータ活用は可能です。個人的な業務の管理をはじめ、既存の表計算ソフトで十分といえるケースもあるでしょう。しかし、部署や全社など横断的なデータ活用などを行う際にBIツールを活用しないことは非効率となります。ここでは、BIツール未導入で考えられる課題をご紹介します。

データ収集に労力がかかる

データ活用を行う場合、データ収集作業は欠かせません。しかし、膨大なデータを収集するには相応の労力が必要となります。特に、データが部門ごとで管理されているケースでは、各部門にデータ提出を依頼する必要があるため、データ分析に時間が掛かることに加えて、社内の業務負担を増やすこととなってしまいます。

データ分析にコストがかかる

部署や社内全体に関わるデータは、効率的なデータ活用を行う観点から全社で一元管理することが理想です。一元管理されていない状態でデータ分析を行う場合には、データを集約し、分析するフローに手間が掛かります。また、分析結果を会議などで共有する場合、グラフなどで可視化させる作業も必要となります。

情報の更新に遅れやミスが発生する

BIツール未導入の場合、更新したデータを共有するまでにタイムラグが生じる可能性があります。その結果、即時性が求められるデータ活用を行う際に、業務進行に支障が出る場合があります。例えば、営業成績を1日ごとに確認し次の出勤日の営業戦略を見直す、といったことが難しいかもしれません。

BIツール導入後の課題

ツールを使えば先述した問題の解決が期待できます。しかし、導入後に課題が発生してしまう懸念も生じます。ここではBIツール導入後の課題をご紹介します。

データ分析の結果に誤りが出る

レポート内容の読み取りが正確に実施されなかった場合、誤った数値が出ることもあります。基本的に多種多様なフォーマットに対応しているBIツールですが、ツールとデータフォーマット、社内システムなどとの相性により正確な結果が出力されません。また、データを異なる部署で収集していると、単位が揃っていないこともあります。

ツール自体の使い勝手が悪い

BIツールはさまざまなベンダーから提供されているため、豊富な種類があります。中にはツールの操作画面が複雑で、使い勝手が良くないものもあるかもしれません。また、ツールを利用するデバイスのスペック不足により、高度な処理がスムーズに実施できないこともあります。

収集したデータを活用しきれない

データ活用を目論み、大量のデータを収集する一方、そのデータをどのように活用するか検討がつかないといったケースもあるかもしれません。データ収集にコストが発生しているものの、それに見合った成果が出せていないこともあります。

ツール導入にコストがかかる

上記したように、BIツールはさまざまな種類が提供されています。自社にとってオーバースペックなツールを導入してしまうなど、吟味せずに製品を選ぶと導入に高い費用がかかってしまいます。また、社内のシステム環境と相性の良くないツールを無理に導入しようとすると、手間が増えてしまいます。

BIツールの課題を解決する方法

ここまでBIツールの導入における課題をご紹介しました。それらの課題の解決方法を、具体例を交えながらご紹介します。

フォーマットを整える

正確なデータ分析を行うため、導入するツールに適切なフォーマットを合わせてデータ管理を行いましょう。ファイル形式はもちろん、数値の分類や単位もルールで統一することで、データ活用時の手間を削減できます。

操作の役割分担をする

スムーズなBIツール活用のために、システム部門とツールを利用する現場がしっかりと連携しましょう。現場が必要としている要件と、実装可能な要件の擦り合わせが重要です。また、部署ごとの役割分担だけでなく、データの定義付けを行う人とレポートを作成する人、分析結果を確認する人を分けるなど、担当者を誰にするかを事前に決めておきましょう。

必要なデータを明確にする

データ分析を行う目的を明確にした上で、必要としている成果を出す上で必要なデータは何かを考えましょう。社内のデータは膨大なため、目的が明確でないと適切な分析が実施できません。また、分析結果もすべてに目を通そうとするのではなく、必要な情報が何なのかを意識して確認することが大切です。

BIツールの環境を構築する

BIツールの使用環境の整理も欠かせません。ツール導入時に、社内システム環境が整理されているとスムーズに導入が進みます。また、導入後ツールを利用する際にも、十分な環境、スペックであれば快適な操作が可能です。

BIツール導入で得られるメリット

魅力的な機能を搭載しているBIツールですが、実際に導入することで企業活動にどのような影響をもたらすのでしょうか。以下ではBIツールを導入するメリットを3つ解説します。

複数の情報を一元化できる

社内の情報管理は紙やExcelなどさまざまな媒体で行われています。しかし、部署ごとで管理されているなど社内の情報の透明性が高くないこともあるでしょう。BIツールはデータの一元管理が可能なため、社内情報の所在が明確になります。セキュリティの観点からも適切な情報管理が実施しやすくなります。

最新の状況を可視化できる

一元化された情報は、経営陣や現場問わず必要な人が必要なときにアクセスしやすいです。また、BIツールにより素早い分析が可能なため、経営状況や営業成績、作業工程などの状況をリアルタイムで確認することができます。分析から意思決定までのフローを効率化することができます。

資料作成の時短化につながる

BIツールは自動で分析するため、資料作成の際は結果をレポートに落とし込むことができます。また、ビジュアライズされた出力が可能なため、ツールを利用する以前と比べ資料作成にかかっていた時間を大幅に削減することが期待できます。

工数やコストを削減できる

BIツールは、データ収集から分析、分析結果に基づく意思決定までのフローを一貫して効率化します。ある程度ツールに合わせて業務を進めることで、業務フローが明確になり、結果的に工数や人的コストを削減できます。

BIツールでお悩みならTRYETINGの「UMWELT」で課題を解消

スムーズに導入・利用できるBIツールをお探しの方は、TRYETINGの開発するノーコードAIクラウド「UMWELT」がおすすめです。「UMWELT」は社内システムを変更せずに導入できます。以下では「UMWELT」のさらなる特徴を解説します。

ノーコードAIだから誰でも操作可能

ノーコードツールとは、専門知識が不要で誰でも簡単に操作できるシステムのことです。ツール利用の業務を分散できるため、システム部門の負担を減らすことができます。また、社内を横断したツール利用ができるため社内の相乗効果を期待できます。

多数の便利機能で課題をクリア

UMWELTは、需要予測、在庫管理など、ビジネスシーンのあらゆる場面で貴社に役立つ知見を提供します。多くのAIアルゴリズムを搭載しているため、必要に応じて組み合わせることが可能となっています。また、導入時に基礎的なAIについてや「UMWELT」の使用方法についての勉強会も実施します。そのほか、プロジェクトが自走するまで弊社コンサルタントが並走するプランもございますので安心してツール活用ができます。

まとめ

BIツール導入に関わる課題についてご紹介しました。データ活用のいいとこどりを実現できるノーコードAIクラウド「UMWELT」は資料ダウンロードや無料相談からお問い合わせ可能です。BIツール導入を検討している方はぜひ一度ご連絡ください。

参照文献

BIツールに関する実態調査【2019年版】｜Actionista
https://www.justsystems.com/jp/products/actionista/research/research-1905.html

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