急なシフト変更は違法？企業側の対応方法やシフト変更する際の注意点

売上減少、コロナ渦などの影響で時短営業、休業を迫られている企業は少なくありません。時短営業、休業などが発生すると、従業員のシフト変更が必要となるケースがあります。

企業側はやむを得ず急なシフト変更が必要となった時、どのように対処すればよいのでしょうか？本記事では会社都合のシフト変更が違法となるケース、違法にならないケースなどを踏まえた上で、休業手当や割増賃金の計算方法など、具体的な対処法を紹介していきます。

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会社都合のシフト変更は違法？

時短営業や休業などにより、やむを得ずシフト変更が必要になることもあります。ただし会社都合でシフト変更を行うことは、法律で禁止されています。まずはシフト変更が違法になるケースとともに、変形労働時間制の場合についてもあわせて解説します。

シフト変更が違法になるケース

雇用契約で定めた労働条件について、従業員の同意を得ずに変更することは法律で禁止されています。シフト変更が違法になるケースは、主に以下の内容です。

・従業員の同意なく、シフト決定後に休みを変更
・従業員の同意を得ずに、勤務時間をカット
・雇用契約で定められた勤務日数分、シフトを入れない

労働違反を防ぐためにも、シフト変更時は必ず従業員の同意を得なければなりません。

変形労働時間制の場合

変形労働時間制とは、繁忙期や閑散期の業務量にあわせてシフトを組む方法です。改正労働基準法によると、変形労働時間制であっても会社都合のシフト変更は原則として認められていません。

ただ、天災地変や機械の故障、業務の大幅な変動など正当な理由があり、なおかつ適切な手続きが行われていれば特例として変更が認められるので違法にはなりません。

シフト変更すると休業手当の支払いが必要？

会社都合でシフト変更する場合、休業手当を支払う義務があります。本項目では、休業手当の支払いが必要、または不要なケース、計算方法などについて詳しく解説します。

休業手当の支払いが必要なケース

会社都合でシフトを変更し従業員を休業させる場合、休業手当の支払いが必要となります。会社都合による休業とは、具体的に以下のケースが挙げられます。

・事業主の過失
・経営難、売上不足による業務量の減少など

経営難、売上不足や事業主の過失など会社都合による休業の際には、従業員に休業手当を支払わなければなりません。

休業手当の計算方法

休業手当は、会社側の都合により労働者を休ませた際に支払う手当のことです。休業手当は、平均賃金の６割以上の額の手当となります。休業手当の計算は、以下の通りです。

休業手当＝平均賃金×0.6以上×休日日数

労働基準法において、休業手当は平均賃金の６割までを支払うことが義務付けられています。できれば労働者が安心して休むことができるようにと、就業規則等により６割を超える休業手当を定めることが望ましいとされています。休業手当を計算するには、平均賃金を事前に計算する必要があります。

平均賃金の計算は、休業日の前日から３か月間（※賃金締切日がある場合、直前の賃金締切日から３か月間）、その労働者に対し支払われた賃金の総額から、その期間の総日数で除した金額のことです。計算式は、以下の通りとなります。

平均賃金＝算定期間中の賃金総額÷３か月間の総日数

午前中だけ勤務させた場合は？

午前中のみ勤務、時短営業など、その日の労働で発生した賃金額が休業手当の額を下回る場合、その差額分を休業手当として支払う必要があります。たとえば１日分の休業手当が5,000円で、午前中の勤務に対する賃金が4,000円の場合、賃金額が休業手当の額に1,000円満たないため、追加で1,000円の支払が必要となります。

休業手当の支払いが不要なケース

休業に至った原因が停電、地震による天災など不可抗力によるものであった場合は、休業手当の支払いは不要です。不可抗力による休業の例は、具体的に以下の通りです。

・計画停電
・地震、落雷など自然災害
・コロナに労働者が感染した場合
・緊急事態宣言が発生した時

ただしコロナが原因で休業する場合は、休業支援金・給付金対象となるケースがあります。その場合は、従業員が休業手当や支援金の対象となるか否かの説明をきちんと行う必要があります。

シフト変更で勤務してもらう際の注意点

シフト作成をする際に、割増賃金の発生、労働基準法や労働者の所得制限などを考慮する必要があります。本項目では、シフト変更における注意点について解説します。

シフト変更で割増賃金が発生するケースも

シフト変更によって労働者に時間外労働、休日労働してもらう場合は、割増賃金が発生します。割増賃金は正社員、パート、アルバイトなど雇用形態は関係なく、労働者である限り、労働基準法上の規定に基づいて割増されます。変形労働時間制であれば、時間外労働の割増賃金が発生します。

所得制限や時間制限でシフト変更できないケースも

シフト変更は、学生やパート勤務の主婦など、所得制限を理由にシフト変更をお願いできないケースもあります。さらに外国人留学生は、1週間に働ける時間に原則として週28時間以内という制限があり、シフト変更の際には配慮する必要があります。

労働基準法や就業規則に違反する恐れも

労働基準法や就業規則の規定により、毎週1日、もしくは4週間のうち4日以上の休日を設定する必要があります。シフト変更により、それらの条件が満たせなくなり、労働基準法や就業規則に違反する恐れがあります。週1回の休日を従業員に与えないと違法になるため、必ず休日が付与されるような業務運営を行っていくことが重要です。

シフト変更する場合の対応方法

シフトを変更する時には、変更が必要である理由を従業員にきちんと説明し、理解を得ることが大切です。本項目ではシフト変更する際の対処法について紹介します。

シフト調整をヒアリングする

シフト変更を行う際は、従業員に個々の事情、シフト希望をヒアリングした上で、なるべく希望に沿うよう勤務時間や休日数を調整していきます。とくにシフト作成は、一部の従業員のみ負担が大きくなるとトラブルにつながる恐れがあるため、不公平感が生まれないよう配慮してシフトを変更をすることが大切です。

従業員の合意を得る

従業員への周知や合意のないシフト変更を行うと違法になるため、注意が必要です。会社の都合でシフトを変更する時には、かならず事情を説明し、従業員の理解、合意を得ることが必須です。もし合意が思うように得られない場合は、休業による負担を低減するなどの提案を行うことで、合意が得られることもあります。

休業手当や割増賃金の計算・説明

シフト変更に伴う休業手当や割増賃金など労働条件の変更がある場合は、正しく計算・説明する必要があります。たとえば経営難、売り上げ減少など不可抗力の場合を除くすべての場合は休業手当を従業員に与える必要があります。さらに繁盛期、シフトを増やす場合は割増賃金が発生するので、その旨を必ず従業員に説明しましょう。休業手当の支払いだけでなく、コロナ休業の場合は休業支援金・給付金申請を活用し、従業員の不利益をなるべく抑える配慮が重要です。

TRYETINGの「HRBEST」なら急なシフト変更にも柔軟に対応できる！

シフト作成には、従業員の希望を繁栄させるだけではなく、労働基準法など考慮しなければならないポイントが多数あります。とくに社内に部署が多い場合は、各部署ごとにシフトを分けて作成する必要があり、シフトの作成に時間がかかることが懸念されます。そこでおすすめなのが、シフト自動作成ツールであるTRYETINGの「HRBEST」です。HRBESTはシフト自動作成ツールであり、従業員のデータを入力するだけで複雑なシフトを一瞬で作成できます。

さらにHRBESTは労働者の急な欠勤も再計算できるので、臨機応変にシフトを変更できます。労働基準法にも自動で対応しているため、労働規約違反を防ぐこともできます。動作はスマートフォンで行えるため、スタッフはどこからでも自分のスマートフォンからシフトの提出・確認が可能です。

まとめ

企業が従業員の合意を得ずにシフトを変更することは、法律違反となります。また、会社都合で従業員を休業させる場合は、休業手当を支払う義務があります。しかし、緊急事態宣言や売上の減少など、コロナ渦などの影響によりシフト変更を余儀なくされる企業は少なくありません。
シフト自動作成ツール「HRBEST」であれば労働基準法に自動で対応しているため、法律に沿ったシフト作成、変更を行うことができます。HRBESTは、シフト作成において人員の配置に偏りがないよう、ペアの組み合わせ、リーダー業務が可能か否かを考慮した上で、能力・状況に適したシフトを自動作成します。

HRBESTの導入によりシフト作成の時間を大幅に短縮できるため、人件費や労働コストの軽減も見込めるようになります。HRBESTの利用を検討されている方は、ぜひTRYETINGへお問い合わせください。

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