業務効率化に必要な個人目標の設定方法！成功するためのポイントとは？

皆さんは業務効率化についてどの程度ご存知でしょうか？最近よく聞くぐらいの方も、ぜひサービスを導入したいと考えている人も、ぜひこの記事をご一読ください。本記事では、そもそも業務効率化とは何なのか、その方法やおすすめのサービスなどについてご紹介していきます。

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「業務効率化」の意味

ここでは業務効率化の基本的な概念から、業務効率化をすることで得られるメリットなどについてもご紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは、仕事を進める上での「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」をなくし、会社の生産性を高める取り組みを指します。例えば、社員に負担が大きなタスク量を課してないか考慮することは「ムリ」に対する働きかけです。資金や人材などのリソースを必要以上に投下していないか顧みることは「ムダ」、時期や担当者によって偏りがないかは「ムラ」への対処となります。また、それらを実現させる手法としては、従業員の負担を軽減させるツールの導入や、社外へのアウトソーシングなどが考えられます。

業務効率化が企業にもたらすもの

業務効率化は企業に3つのメリットをもたらします。一つ目が各種経費の最適化です。業務効率化が進めば、従来の人件費や光熱費からの無駄を省くことができます。二つ目は、従業員のモチベーションの向上です。業務が効率化されて企業の売上が伸びれば、社員にとっても仕事をする上でのやる気につながります。そして三つ目が、新規ビジネスへの注力です。業務効率化によって削減できた時間やコストなどのリソースを、新しい事業の創出へ投下することができるでしょう。

業務効率化が求められる背景

業務効率化が必要とされている背景には、少子高齢化による労働力不足があります。また並行して、働き方改革やコロナ禍によるリモートワークなど、変わり始めている働き方も影響しているでしょう。減少する仕事量に対し、同等かそれ以上の成果を求めるなら、生産性の向上は不可欠です。昨今の情勢からも、業務効率化は重要視されているといえます。

業務効率化のために個人目標を設定しよう

業務効率化をするにあたり、個人目標の設定は不可欠です。ここでは、そんな個人目標について、そもそも個人目標とは何なのか、設定することのメリットも含めて解説していきます。

個人目標とは

個人目標とは、仕事において自分の目的に取り組むための達成基準や、行動計画を決めたものです。個人目標を立てるメリットは多く、その一つとしては進捗確認の側面が挙げられます。具体的な達成基準を立てておくことで、その進捗を客観的に測る指標になります。

失敗しない個人目標の設定方法

個人目標を設定するコツは、SMARTに基づくことです。SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（計測可能）、Achievable（達成可能性）、Relevant（関連性）、Time-bound（期限）の頭文字をとった言葉であり、これら5つの観点から設定することで効果的な目標を立てることができます。

実際の個人目標をイメージする

個人目標を立てる際、その目標をイメージして逆算し、具体的な行動にまで落とし込むことはとても大切です。営業職が「年度末までに売上1000万円を達成する」と目標を立てた場合、「顧客リストの洗い出しを行い、評価基準を設ける」という具体的な行動までが考えられます。また、技術職が「Swiftを使ったプロダクト開発を行う」と目標設定したとすれば、半年以内に実現すると期限を定め、「業務後、プログラミング言語の自主学習を2時間を行う」という細部まで落とし込みができます。このように目標をイメージしつつ、具体性や期間などSMARTの考え方を活用しながら目標を立てていくことが大切です。

業務効率化で個人目標を達成するためのポイント

ここまでは個人目標の設定について解説してきました。そこでここからは、設定した個人目標を達成するためのポイントについて紹介していきます。

優先順位をつける

多種多様な業務の中でも、必ず優先度の高いものと低いものが存在します。その業務に優先順位をつけることで、タスクをこなす順序が組み上がります。そうすれば、仕事全体における流れが生まれるだけでなく、すでに処理したタスクに引き返す無駄が減り、作業効率は高まります。優先順位を定めることは業務効率化の第一歩といえるでしょう。

仕事を見える化する

さまざまなタスクを抱える中で、業務が可視化されていることは重要です。タスクの未完了といったステータスや優先順位など、重要な情報が一目で把握できるようになり、その後の作業への移行や、次への行動が起こしやすくなるでしょう。

ゴールから逆算して計画を立てる

個人の目標設定をするにあたって、ゴールを決めることは大切なことの一つです。ゴールを決め、逆算して計画を立てることで目的達成に必要な要素のみを抽出でき、明確な目的意識を持って業務に取り組むことができます。

整理整頓をする

仕事をするにあたって、整理整頓は欠かせません。これができていないと、仕事に取り掛かることすらできないばかりか、無駄な時間や労力をかけることになります。また、それはパソコン内のデータ管理においても同様です。パソコン内のデータが整理整頓されていない場合、すぐに欲しいファイルなどが見つからず、業務に支障をきたす可能性があります。

無駄な習慣や癖を見直す

「なんとなくやっている」程度しか行う理由がない業務が存在する方は、今すぐそれを見直した方がいいかもしれません。その業務が時間をとっていて、他の業務を圧迫しているのであれば、業務効率化のためにもなくす他ありません。

業務効率化で企業が意識すること

ここまでは個人目標や、習慣的な効率化など個人にフォーカスしてお話ししてきました。ここからは、自動化やアウトソーシングなど、企業が業務効率化に取り組む際に行うことを紹介していきます。

自動化する

組織全体として業務効率化を行うためには、AI導入による自動化が効果的です。当然ですが、自動化されたものは初期の設定だけ人が手をかければ、自動で作業が完結します。人の手間を極限まで省くことで、他の作業を同時並行的に行えることが自動化の最大の強みです。これにより、業務の上ではさまざまな仕組みや業務フローが効率化され、生産性の向上にもつなげることができるでしょう。

アウトソーシングする

アウトソーシングとは、自社では行えないことを外部の企業に依頼し、作業を肩代わりしてもらうことです。業務効率化におけるアウトソーシングには、一定程度定型化している事務、経理、総務などのバックオフィス業務などが挙げられます。委託する側は、自分達の本業に最大限注力できるため、業務効率が高まります。同時に、専門的な委託業者に依頼することで、自社で行うよりもクオリティが向上することも考えられます。

クラウドを活用する

クラウドを活用することで、物理的に制限のある課題の解決や、リアルタイムでの情報共有が可能になります。また、企業における保守運用の負荷低減や生産性の向上、テレワーク導入などの領域にも効果を発揮します。

業務効率化に大きく貢献するTRYETINGのAIツール！

業務効率化には、AIやクラウドの活用が効果的とご紹介しました。ここでは、数あるAIツールの中でも、特におすすめしたいTRYETINGの 「UMWELT」と「HRBEST」を紹介していきます。

ノーコードAIプラットフォーム「UMWELT」

UMWELTはノーコード開発ができるAIプラットフォームです。ドラッグ&ドロップの直感的操作で、簡単にAI開発が可能です。多数のアルゴリズムが搭載されているため、自社が抱えている課題に応じたシステムを構築できます。また、UMWELTだけで在庫管理、需要予測、シフト自動作成などあらゆる業務に活用できるため、汎用性の高いことも特徴です。導入時はコンサルタントの伴走サポートや、人材育成などのオプションサービスが提供されます。さらに、導入後もツールを使いこなすためのトレーニングを受けられるため、初めてAIツールを導入する方でも安心して運用可能です。

シフト自動作成AIクラウド「HRBEST」

シフト作成を自動化するなら、ぜひTRYETINGの「HRBEST」をお試しください。小売業界やホテル、介護施設などの現場の複雑なシフトも簡単に作成できます。業界独自のルールが存在し、作成が複雑な場合でも、HRBESTなら対応することができます。また、クラウドサービスなので常に最新の状態が保たれ、法改正時の煩わしい対応も気にする必要がありません。労働基準法にも自動で対応し、連勤や公休、各種休暇等にも対応可能です。

まとめ

本記事では業務効率化とはそもそも何なのか、効率化を図る方法や、おすすめのサービスについて紹介しました。最後にご紹介した2つのサービス、「UMWELT」と「HRBEST」は、業務効率化に多大に貢献します。ぜひ導入を検討してみてください。

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