シフト変更・管理業務を効率化するには？ポイントとシステム選定のコツ

シフト作成担当者の多くは、「シフト希望が集まらずになかなかシフトを作れない」「法律や社内規定を考慮してシフト作成するのに時間がかかる」などの悩みを抱えています。これらの悩みは、シフト管理システムの導入で解決できる可能性があります。当記事では、シフト変更・管理業務の効率化ポイントや、シフト管理システム選定時のコツについて解説します。

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シフト変更の業務効率化とは

業務効率化は、すべての企業が取り組むべき課題と考えられています。まずは、業務効率化の概要や業務効率化が必要とされる背景について見ていきましょう。

業務効率化とは

業務効率化とは、仕事を進めるプロセスでの「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ出し、それらを省いたり、減らしたりしながら、会社の生産性を高める取り組みを意味します。

業務効率化が必要とされる背景

業務効率化が必要とされる背景には、日本が直面する少子高齢化による労働力不足という深刻な問題があります。加えて、ここ数年は新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークの導入が広がるなど、働き方が大きく変化しました。そうしたなかで、生産性を向上させるための業務効率化がより一層求められているのです。

シフト変更に苦労する企業が多い

シフト制とは、週や月ごとに働く曜日や時間帯を決める勤務体制を指します。シフトは従業員の経験や特性を考慮したうえで、無理なく営業できるように組む必要があるため、作成には手間と時間がかかります。 特にエクセルや紙などの手作業で管理している場合、急なシフト変更には苦労するケースが多いものです。

シフト変更が生じる主な要因

シフトが一度決まってから、急病や子どもの世話、学校の予定などで「シフトを変更してほしい」「休みにしてほしい」と、従業員から連絡が入るケースは決して珍しくありません。ここでは、急なシフト変更が生じる主な要因を4つ紹介します。

時短営業や休業への対応

新型コロナウイルス感染症の拡大防止策として、各都道府県で緊急事態宣言の発出、外出自粛要請や営業時間の短縮要請が行われています。特に、飲食店や商業施設においては、夜間の営業を全日中止せざるをえない状況が続いていることをうけ、スタッフのシフトの変更が必要となることがあります。

体調不良による急な欠勤

病欠など、やむを得ない事情によって、急に従業員がシフトに入れなくなるケースもあります。数人が一度に休んでしまうことで、シフトが成立しなくなり、ピンチヒッターとして別の従業員に依頼したり、オーナー自身が穴埋めをしたりする場合があります。その結果、負担のしわ寄せが一部の人に寄ってしまうのです。

家庭の事情による欠勤

親や子どもの緊急事態など、家庭の事情などによって欠勤を申し出されることも少なくありません。特に、忌引きや介護、子どもの看病などのやむを得ない事情は、誰にでも起こりうる可能性があるため、完全に防ぐことはできません。

シフト変更のルールが守られない

シフト変更期日やルールを伝えていても、従業員全員がそれらを厳守できるとは限りません。また、シフト未提出の従業員がいる場合には、提出の催促に手間がかかり、シフト完成までに日数を要してしまうことがあります。

シフト管理を効率化するためのポイント

では、シフト管理業務を効率化するには、どのようなことに注力したら良いのでしょうか。ここではシフト管理を効率化するためのポイントについて紹介します。

シフト希望を計画的に提出してもらう

まずは、希望シフトの提出期限や、変更時の申告に関する規定など、シフトに関するルールを定めてみましょう。締め切りの1週間前や2週間前までにシフトを提出してもらうことで、余裕を持ったシフト作成ができるようになります。

体制を整える

新たな人員の確保や、シフト変更などが相談しやすい職場作りなど、職場環境の向上に努めることも重要です。シフト変更はやむを得ないことも多いため、企業側で補える体制を強化しておきましょう。

シフト管理システムを導入する

シフト作成を専門とするシステムの導入も有効な手法のひとつです。シフト管理システムは、Excelに比べて、シフト作成に特化しているため、多くの課題を短時間で解決することができます。

シフト管理システムの選び方

シフト自動作成システムには、無料でテンプレートをダウンロードできるタイプから、定額制のクラウドサービス、大企業向けのオーダーメイドまで、さまざまなタイプがそろっています。ここでは、最適なシフト管理システムの選定方法について説明します。

誰でも簡単に扱える

高機能なシステムであっても、扱いが煩雑であれば従業員が使いこなすことができず、導入したものが無駄になってしまいます。そのため、誰でも簡単に扱えるツールを選ぶことが大切です。

クラウドに対応している

クラウド型のサービスであれば、シフト提出はスマホなどの端末から24時間いつでも行うことが可能です。また、クラウドタイプはインターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを利用するため、いつでも最新版で利用できるうえ、社内情報の共有が容易であることがメリットです。

労働基準法が反映される

労働基準法で定められている法定労働時間や休日、休憩のルールに違反したシフト作成を行なっていても、作成者側が気付かないリスクをゼロにすることはできません。労働基準法は遵守しなければならないルールであり、常態化すると労働トラブルにつながる可能性もあります。そのため、所定労働時間だけではなく、連勤や公休、各種休暇、社内ルールも考慮してシフトを自動で作成できるツールが望ましいといえます。

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TRYETINGが提供するシフト自動管理システム「HRBEST」は、導入からたったの2ステップで、複雑なシフト作成を瞬時に解決できます。また、クラウド型のサービスであるため、いつでも最新版で、法改正にも随時対応可能です。

希望シフトの提出は、従業員が各自のスマートフォンから希望日時を入力をするだけで済み、提出したシフトは、すぐにシフト表に反映されます。他のシフト自動作成ツールにはない、便利な機能を数多くそろえており、現在、業界を問わず、多くの企業様からご活用いただいております。シフト作成にお悩みの担当者の方は、ぜひHRBESTの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

シフト作成時にありがちな悩みは、シフト管理システムを導入してシフトを自動化することで解決に繋がります。また、シフト作成・管理の自動化によって、新人教育や売り上げ増加のための施策立案など、他の業務に割く時間がとれるようになる点も、シフト自動管理システム導入の大きなメリットです。シフト管理に多くの労力を要しているとお悩みの方は、ぜひHRBESTを利用して、従業員が働きやすい環境づくりを目指してみてください。

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