BIツールとは？初心者にも分かりやすく丁寧に解説

データ分析の効果はGoogleやAmazon、Facebook （現Meta）の成功により、ここ数年で広く世間一般に知られるところとなりました。その中でも最近、高精度かつ効率的なデータ分析により意思決定をサポートする「BIツール」に多くの注目が集まっています。BIツールと聞いてもどんなツールで、何に活用できるのかご存じない方がほとんどではないでしょうか。そこで本記事では、BIツールの概要や基礎機能から、導入の注意点まで網羅的に解説していきます。

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BIツールの基礎知識を分かりやすく紹介

BIツールのBIは「ビジネスインテリジェンス」を指し、企業の意思決定に関わる情報を提供するアプリケーションソフトウェアの総称です。具体的には、企業に蓄積されたビッグデータを収集・分析して、迅速な意思決定を支援します。

BIツールの基本的な機能

DXの推進とともに、BIツールは企業活動における重要な役割を担うようになっています。まずは、そんなBIツールの概要や使用する目的について詳しく見ていきましょう。

データ分析

BIツールには重回帰分析やクロス分析といった、統計学の手法を用いてデータを分析する機能が備わっています。企業で管理するデータは膨大であるため、人の手だけでは扱うことはおろか、詳細な分析も困難です。その点、BIツールはデータを集約したものをグラフ化することができるため、状況を直感的に把握しやすくなります。

レポート出力

BIツールはデータを各グラフやクロス集計表に変換し、PDFやExcel、CSVなどのファイル形式にレポート出力することも可能です。図による数値の可視化で簡単に状況を把握できる他、さまざまなファイルへ変換されることで共有も容易に行えます。

ダッシュボード機能

ダッシュボード機能とは、データ操作に関する指示を受けて、レポートやグラフの作成を自動的に行うツールです。さらに、BIツールによってはスマートフォンなどのアプリを通じ、ダッシュボード上のデータを共有できるものもあります。

何のためにBIツールをするのか

BIツールを導入すれば専任の担当者を要することなく、分析結果を効果的に活用できるようになります。ここからはBIツールがなぜ必要なのか、その理由について説明します。

情報の重要性が高まっているため

めまぐるしく変化する現代のビジネス社会においては、企業は競合他社との差別化を図るために、情報をより活用する必要があります。しかし、Excelなど従来の方法では、蓄積した情報の活用には限界があります。せっかく時間やコストをかけて構築してきたデータを有効利用するためにも、今まさにBIツールを使った高度な分析が求められているのです。

データ収集・分析に適している

BIツールを活用することで、企業内の各システムに蓄積されたデータを集約・可視化できるようになるため、分析結果をこれまで以上に分かりやすく把握することが可能になります。また、BIツールは分析や解析の専門的な知識なしに使えることが前提のツールであるため、専門知識を持たずとも、問題解決に着手しやすくなります。

こんな企業はBIツールのがおすすめ

BIツールは、スピーディーな意思決定や、データを参考にした効果的な経営戦略の立案に役立つツールです。そのため、以下のような課題を抱えている企業には特に有効です。これらの課題を抱えている企業は、BIツールの導入を検討してみてください。

• 社員が資料を作成する手間と時間を軽減したい
• 各部署の現状を一目で確認できていない
• 社内で事業の進捗を共有したい
• 専門家に頼らず必要なデータを抽出・分析・加工したい
• 専門部署のシステムを横断してデータ分析を行いたい

BIツールのメリット

では、BIツールを導入することで企業はどのような恩恵を受けられるのでしょうか。ここからは、BIツール導入の具体的なメリットについて解説します。

社内データをまとめて管理できる

BIツールは、基幹システムから分析用データを抽出・加工し、分析用データベースに格納するETL機能を備えています。そのため、これまでExcelやWordなど別々のファイルで管理していたデータが一元化され、社内のデータをまとめて管理できるようになります。さらに、データが集約されることによって、各部署の状況確認が容易になります。

レポート作成の手間がかからない

レポート出力・デザイン機能が搭載されたBIツールであれば、既存帳票に合わせた運用ができます。上長への報告に使うレポートや、定型帳票をBIツールで作成・共有できるため、レポート作成時間を大幅に短縮し、日々のルーティンワークを効率化させられるのです。

迅速な意思決定が可能になる

BIツールであれば、データに基づいた意思決定をスピーディーに実践することができます。 時が経つにつれて変化するデータであっても、リアルタイムに最新の情報を取り込んで分析し、素早く対応することが可能なため、意思決定が迅速化していきます。

BIツールの注意点

企業にあらゆるメリットをもたらすBIツールですが、少なからずデメリットも存在します。導入の効果をより高めるためにも、ここでBIツールの注意点について理解を深めておきましょう。

コストがかかる

BIツールの導入・運用には一定のコストが発生します。使用したい機能や利用人数によっても価格は変動するため、自社のニーズや予算を踏まえて、事前に導入コストを確認しておくことが重要です。

自社に最適なサービスが分かりにくい

現在、日本国内では数多くの企業がBIツールを提供しています。一口にBIツールといっても、製品によって特徴や機能はさまざまであるため、自社に適した製品を選ぶことは容易ではありません。仮に選定を誤った場合は、せっかく導入したツールが無駄になるリスクもあります。そのため、導入前には利用目的や人数などをしっかり設定したうえで、自社に適したツールを選択することが必要です。

BIツールを成功させるには

自社にBIツールを導入し、効率よく生産性を高めるためには、いくつかのポイントをおさえる必要があります。そこでここからは、BIツール導入にあたっての注意点を紹介していきます。

用途を明確化する

「なぜBIツールを導入するのか」という導入目的や、BIツールを活用して現状のどのような問題をクリアにするのか、という使用用途が明確になっていなければ、期待通りの効果は得られません。そのため、導入前には自社がBIツールを導入して、達成したい目的がどこにあるのかを明確にしましょう。

分析用のデータを用意する

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BIツールを導入したところで、分析するためのデータがなければ意味がありません。そのため、まずは分析に使うためのデータが自社内に揃っているのか確認することが重要です。その際、BIツールの使用用途から逆算して必要な情報を洗い出すことで、効率的にデータ収集を行えるようになります。

PDCAサイクルを確立する

BIツールを活用するうえでは、データの量だけではなく、種類や発生頻度にも目を配る必要があります。そのため、PDCAサイクルの確立が欠かせません。データ自体も、時間の経過とともに変化するため、 BIツールで継続的なデータ分析を行い、結果を定点観測しながら PDCA サイクルを回し続けることが、BIツール導入を成功に導く上で重要です。

TRYETINGの「UMWELT」ならBI作成が簡単！

BIを活用したデータ収集・分析には、TRYETINGが提供するノーコードツール「UMWELT」がおすすめです。「UMWELT」は、プログラミング不要でAI搭載型のBIを導入できる「ノーコードDXクラウド」です。既存の社内システムにあるデータを取り込むだけで、高精度なアルゴリズムによるデータ分析が可能です。分析したデータから、需要予測や在庫管理、生産管理に活用することも可能です。

まとめ

BIツールを導入することで、企業内に分散しているデータを一カ所に統合でき、経営や施策策定に効果的な情報をスピーディーに得られるようになります。ぜひ、この機会にTRYETINGの提供するサービス「UMWELT」を利用して、生産性や業務効率の向上を図ってみてください。

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