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在庫管理表に記載すべき6つの項目｜作成時の注意点やシステム化のメリット
目次
在庫管理表とは、在庫を可視化できるツールです。在庫管理表は、社内で在庫情報を共有するのに役立ちます。しかし、在庫管理表に必要な項目が入っていない、入力ミス、ルールが共有されていないなどの問題があると、適切な管理ができません。
そのため、在庫管理表の作成時には必要な項目が入っているか、さらに維持管理のタイミングで入力ミスがないかなど注意する必要があります。本記事では、在庫管理表作成時の注意点や、システム化のメリットについて紹介していきます。
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在庫管理表の概念
在庫管理表を管理することで、在庫の適正維持に役立ちます。まずは在庫管理表の意味、利用する目的、管理表による管理が重要な理由について紹介していきます。
在庫管理表とは
在庫管理表とは、仕入れた商品や原材料をいくつ保管しているのか、いつ仕入れて入庫したものかなどを正確に把握・管理するために使用する表のことです。
店舗や会社に保管している商品、原材料等の入出荷日や品目、数量を把握、管理する時に使用されます。在庫管理表を用いることで、在庫の量と、在庫それぞれの使用期限や賞味期限などの情報が可視化されるようになり、発注と在庫の品質コントロールが容易になります。
在庫管理表の目的とは
在庫管理表を活用する目的は、以下の項目の通りです。
在庫管理表によって管理することで、現在の在庫数を正しく把握できるだけでなく、データとして可視化できます。データを可視化したら、後はまとめて管理し社内で在庫情報を共有すれば、誰もがいつでも在庫状況をチェックできるようになり、在庫管理・発注業務・棚卸し作業などの負担軽減にも繋がります。
在庫管理が重要な理由
在庫管理が重要な理由は、会社の資産の量を把握できるからです。在庫管理表で管理することで、特に重要とされる以下のポイントを紹介します。
- 在庫＝資産」の動きが明確になる
- 過剰在庫や在庫切れを防げる
- 仕入れ量の調整と、在庫の品質管理に役立つ
在庫は企業にとって利益を生み出す可能性をもった資産でもあり、裏を返せば現金化されていない側面を持ち合わせています。そのため、在庫を適切に維持管理することは、企業にとって利益の最大化をもたらすと同時に、不良在庫、保管スペースの圧迫を抑えることにも繋がります。
とくに在庫状況を可視化できてないままでは、在庫過多、もしくは必要な商品を補充できずに販売の機会を損失する可能性が生じます。さらに、在庫数に応じて仕入れ量を調節することで、商品の品質管理を適切に行うことができるようになります。
在庫管理表に記載すべき6つの項目
在庫管理表にフォーマットは存在しませんが、最低限必要な項目を記載すると良いでしょう。在庫管理表に記載すべき6つの項目について、それぞれ紹介していきます。
1.商品名
在庫管理をする時に、品番(商品コード)があれば商品名はいらないと考えるかもしれませんが、商品名が書いてあればどの商品のことなのか一見で理解できます。
もし品番(商品コード)があれば、商品名も合わせて記載すると良いです。
2.品番(商品コード)
取扱商品数の多い店舗では、商品名だけ入力しても｢同じ商品名で発売日が別｣、｢付属品が異なる商品｣といった商品などが混同する可能性があるため注意が必要です。
そこで、在庫管理表には商品名だけではなく、商品コードや品番も入れておけば、商品ごとの在庫の流れを見る際に便利です。
3.日付
在庫管理表には、日付記入欄が必須です。日付は、入庫、出庫など処理を行うごとに記入しましょう。
たとえば｢〇月〇日/～～入庫200/在庫400｣のように日付と入庫数、もしくは在庫数を記入しておけば、あとで〇月〇日時点の在庫数を調べたい時にも簡単にさかのぼって調べることができます。
4.在庫数
在庫管理表には、在庫数も記入しておきます。まずは実際の在庫数をチェックして、在庫管理表に記入します。在庫数は、以下の計算式で導き出されます。
在庫数＝入庫数－出庫数
入庫数、出庫数、在庫数の3つを日付とともにチェックすることにより、残っている在庫がないか、もしくは今後不足しそうな商品がないかなどを確認・把握できます。
5.出庫数
ストックしていた商品が売れたら、出庫数に販売個数を入力していきます。入庫数と同様に出庫数も記入しなければ、現在の正確な在庫数の把握ができなくなるからです。在庫管理表の出庫数欄には、いつどんな商品を出庫したのかを記入しましょう。
6.入庫数
入庫数とは、発注した商品を保管した数をあらわしています。入庫数を記入しなければ、現在の在庫数を正確に把握できません。入庫数の欄には、｢何月何日にどんな商品をどのくらいストックしたのか｣などの記録を行います。
在庫管理表の作成・運用方法
在庫管理表の作成には、主に手書きとExcelの2つ方法があります。それぞれにメリット、デメリットがあるので目的などに合わせて使い分けると良いでしょう。次に、手書き、エクセルの作成や運用方法について解説していきます。
手書きの在庫管理表
手書きの在庫管理表は、使い方を教える必要がなく、ITツールやパソコンに慣れていない人でも使えることがメリットです。
ただし、手書きの在庫管理表は紛失のリスクがあるだけでなく、データの一括処理や必要なデータを引き出すことには向いていません。さらに情報が流出しないよう、保管の方法にも十分に気を使う必要があります。
エクセルの在庫管理表
自動計算機能をつけたエクセルの在庫管理表は、表に直接入力していくだけで在庫数を自動で計算できます。データの保存も簡単で、引き出したいデータがあれば、エクセルの検索機能を使えば簡単に必要なデータを見つけられます。
ただし、在庫の自動計算を行う際には、あらかじめ関数を在庫管理表に入力しておく必要があります。また、間違ってデータを上書きしてしまったり、データが破損したりしないように取り扱いに十分注意する必要があります。
在庫管理表の作成で注意すること
在庫を正しく把握するためにも、在庫管理表を記入する際にどんなことに気をつけておけば良いのでしょうか？在庫管理表の作成で注意すべきポイントについて、今から解説していきます。
<3>注意したい5つのポイント
在庫管理表で、とくに注意したいポイントは以下の通りです。
- 必要な項目を抜け漏れなく記録しておく
- 在庫管理にかけるコスト(人、時間、お金、手間)をできるだけ減らす
- 在庫処理を行う際には、毎回必ず在庫管理表に記入する
- データを入力する場合は上書きをしない
- 在庫管理表を使う全員が理解できる、共通の記入ルールに合わせて記入する
- ヒューマンエラーを防止できる
- 在庫状況がリアルタイムで分かる
- どんな従業員でも在庫管理ができる
- 手間や時間を削減できる
- IT導入補助金を受け取れる可能性がある
- 顧客満足度が向上する
- 人件費を削減できる
在庫管理表にかける人、時間、お金、手間などのコストを抑えるには、必要な項目を確実に入力する、さらに業務に携わる人全てが在庫状況を把握できるよう環境を整えておく必要があります。さらに｢在庫処理を行う際には毎回必ず在庫管理表に記入｣、｢データを入力する場合は上書きをしない｣など、共通の記入ルールを設けて共有する必要があります。
ミスを減らすために必要なこと
在庫管理表をエクセルで作成する場合、人が手作業で行うため、どうしてもミスや手間は発生してしまいます。極力、ミスや手間を減らすためには、ルール・マニュアルを明確に作成することが大切です。
また、ルールやマニュアルは、在庫管理表を使う全員が理解できることがポイントです。
在庫管理表を使わない在庫管理
エクセルによる在庫管理表作成より便利でミスが少ない方法には、バーコード管理やシステム管理などの方法があります。これらの方法は、先ほど解説したエクセルによる表作成に起こりがちなヒューマンエラーなどのデメリットを補うことができます。
バーコードやシステムでの在庫管理は、業務効率化、企業の利益の最大化に大きく役立ちます。バーコードとシステム管理について、それぞれの特徴について解説していきます。
バーコードでの管理
バーコード管理は、ハンディターミナルを使って商品に結びついているバーコードを読み取ることで、入出庫のデータがその場ですぐシステムに反映されます。
読み込んだデータは、システム上で管理・共有することが可能です。バーコード管理では、表計算の数値を手入力する負担をカバーできます。同時に、期末の棚卸作業の効率を大幅に向上できます。
在庫管理システムを活用
システム管理は、人に代わって機械が在庫管理を自動で行います。業務の自動化、データの一元管理が可能となり、エクセルで発生しがちな数値入力ミス、労働者負担などを削減できます。
また、近年ではクラウド型のシステムの登場しているため、リモートワークが欠かせない昨今の時勢にも合わせた運用も可能です。
在庫管理システムを活用するメリット
在庫管理システムを活用することで、以下のようなメリットを得ることができます。
在庫管理システムを導入することで、これまで人の手で行われていた作業を機械が代替し、ヒューマンエラーを防げる上、労働の手間や時間を大きく削減でき、人件費削減に繋がります。また、時期や制度によっては、IT導入補助金を受け取れる可能性もあります。さらに、在庫状況をリアルタイムで反映でき、どんな従業員でも適切な在庫管理ができるようになります。
在庫管理を適切に行うことで、今手元にある在庫をタイムリーに把握できるようになり、顧客への即時対応にもつながることから、顧客の購買意欲を欠かずに済むようになり、顧客満足度の向上にも貢献します。
効率良く在庫管理をしたいならUMWELTがおすすめ
在庫管理表は手書きやエクセルで作成することもできますが、より正確に在庫管理したいのであれば、在庫管理システムの導入がおすすめです。
しかし、システム導入には維持管理にプログラミングや、ネットワーク知識などが求められます。プログラミングやネットワークの知識がなくても効率良く在庫管理をしたいと考えている方に最適なサービスが、TRYETINGのノーコードAIクラウド｢UMWELT｣です。
UMWELTの中には、常時100種類もの在庫管理表などのアルゴリズムが搭載されており、それらを自由に組み合わせることで｢どんなデータでも｣｢簡単に｣｢高度な｣アルゴリズムを構築することが可能です。
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まとめ
在庫管理表を用いることで、会社や店舗にある商品等の在庫数を正確に把握できます。UMWELTであれば、企業に寄り添った在庫管理システムを構築することができるため、事業規模や取扱商品数に合わせて、自社に合う在庫管理システムを構築、維持管理することが可能です。在庫管理システムをお探しの方は、UMWELTの導入をぜひご検討ください。
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