在庫管理システムの導入を成功させるには？システムの基本やメリットを解説

有形商材を扱う企業にとって、在庫管理が及ぼす影響は甚大です。在庫が適正量より多い「在庫過多」の状態になると余剰コストが発生する一方、在庫が足りていない状態「在庫不足」に陥れば、販売機会の損失へ直結してしまいます。つまり、企業の収益を最大化させるためには在庫を適正量に維持する他ありません。そして、そんな適正在庫の維持を支援するツールが「在庫管理システム」です。そこで本記事では、適正在庫の実現に役立つ在庫管理システムの基本やメリットについて紹介します。

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在庫管理の基本的な考え方

適切な在庫管理がなされないと、販売の機会損失、無駄なコストや時間を費やす原因となるため、在庫管理は重要です。まずは、企業の経営に重要な在庫管理の基本的な考え方について紹介します。

在庫とは何か

在庫とは、素材（原材料）、仕掛品・製品（商品）など、企業や団体、組織が所有している流動的な資産をあらわしています。在庫の種類は、業種によって以下のように異なります。

・小売業…自社の倉庫などの場所に保管している商品のこと。
・製造業…素材（部品や原材料）、仕掛品、完成した商品のこと。

在庫管理とは

在庫管理とは、状況に合わせて商品（製品）の在庫数量が適切となるよう管理することです。在庫管理を適切に行うことにより、店舗や倉庫での商品在庫切れ、または在庫過多による多額の出費を抑えることができるため、企業にとって重要な要素のひとつと言えます。

在庫管理の特徴

在庫管理を行うことで、適切な在庫数、入出庫情報を把握できるようになり、適正在庫を実現します。正確な在庫管理が行えていないと、企業にとっての利益、経営状況に影響を及ぼすため、在庫管理は業種、管理業態を問わず実施されています。在庫管理はExcelや無料ソフトを使用しても可能ですが、商品の種類が多いと管理が難しくなります。そこで、在庫管理をスムーズに行えるツールのひとつに、在庫管理システムがあります。在庫管理システムは、どの在庫がどこで、どれだけ保管されているのかを、一元管理するためのシステムです。

在庫管理システムとよく似たツールには、在庫管理ソフトがあります。在庫管理ソフトは、パソコンに専用ソフトをダウンロードをして使用しますが、在庫管理システムはクラウド上で管理するため、ダウンロードは不要です。在庫管理システムであればインターネットからシステムにアクセスするだけで、いつでも利用できます。

在庫管理の目的

在庫管理システムは、商品の在庫・数量・場所を把握するために必要です。在庫の数量、保管場所が正しく管理できていないと、以下のような問題が起こることが考えられます。

• 実地棚卸で棚卸差異の発生
• 過剰在庫

在庫数、保管場所を管理することで、棚卸差異、過剰在庫を防ぎ、適正在庫を維持できるようになります。

在庫管理システムは大別して4種類

在庫管理システムは大別して、以下の4種類に分けられます。

• オンプレス型
• クラウド型
• フルスクラッチ
• パッケージ

オンプレミス型とクラウド型は在庫管理システムの構築場所をあらわし、フルスクラッチとパッケージは導入方法を意味しています。本項目では、それぞれの特徴について紹介します。

オンプレミス型

オンプレス型とは、自社のサーバーに在庫管理システムを設置するシステムのことです。サーバーやネットワーク機器は、自社で調達、設置を行います。システム管理、保守も自社で行う必要があります。

クラウド型

クラウド型では、インターネット上からプラットフォームにアクセスすることで利用できます。サーバー、ネットワーク機器の管理は不要で、システム管理や保守もシステム会社が行います。在庫数、各種データはクラウド上にて、リアルタイムで把握できます。システムによっては、販売管理システム、生産管理システムなど、他システムとの連携も可能です。

フルスクラッチ

フルスクラッチとは、業務フローに合わせて必要な機能を選び、一からシステムを構築することです。ただし、機能を後付けする際には、追加費用がかかります。さらに、フルスクラッチではハードウェアの老朽化、OSのバージョンアップによりシステム改修が必要となり、長期的に考えるとコスト高になることも考えられます。

パッケージ

パッケージとは、在庫管理機能があらかじめ搭載されているものです。パッケージはダウンロードすればすぐに使える手軽さがメリットであり、パソコンやスマートフォンにダウンロードしてもすぐに使えます。ただし、業務に不要な機能が搭載されている、または必要な機能がない可能性もあるため、ダウンロード前に自社が求める機能があるか確認しておく必要があります。

在庫管理システムの基本的な機能

在庫管理システムの基本的な機能を紹介します。

在庫数の管理

在庫管理システムでは、製品や保管場所ごとに現在ある在庫数データをリアルタイムで管理し、正確な在庫数を把握することができます。

入出庫管理

入出庫管理とは、在庫管理システムに登録した在庫の入荷、出荷数を管理する機能です。入出庫管理機能により、入荷予定の製品、入荷後の製品を検品するだけでなく、出荷製品の検品作業などをサポートします。

検品機能

検品とは、入出荷作業時に発生する検品作業を効率化する機能です。検品作業を機械に代替させることで、労働時間や人件費コストの削減に役立ちます。

棚卸し機能

棚卸し機能とは、製品の在庫管理をする上でデータと現物の在庫数が一致しているかをチェックする機能です。棚卸しの際に現物の在庫数とデータの数が一致するか照合を行うことで、正確な在庫数を把握できるようになります。

在庫分析機能

在庫分析とは、過去の入出荷データや現在の在庫データを元にさまざまな分析を行う機能です。在庫回転率など在庫分析や売上分析を行うことで需要予測を行い、在庫過不足を防ぎます。

マスタ管理

マスタ管理とは、企業内に散在するデータを、マスタデータとして整理し、一貫性のあるデータとして維持するために必要な技術、ツール、プロセスをあらわしています。また、マスタデータとは顧客マスタ、製品マスタ、会計マスタなどのデータ項目を意味します。在庫管理システムによるマスタ管理とは、業務システムにおける顧客や社員、製品などの情報であるマスターデータを統合管理できる機能です。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムの導入により、これまで人の手で行われてきた発注、検品、棚卸、在庫管理を機械に代替できるようになり、労働時間、人件費コストを大幅に削減できます。また、機械へ作業を代替させることで、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な在庫数を把握できます。とくにクラウド型の在庫管理システムであれば、ネット環境さえあれば最新の現在庫情報をリアルタイムで把握できます。クラウド型の在庫管理システムは情報を一元管理できるため、在庫情報の見える化を実現し、課題などが見つかりやすくなります。

さらに在庫管理システムのなかには、バーコードツールなど他システムと連携できるものもあります。在庫管理システムとバーコードツールを連携させることで発注作業を簡略化させ、入力・転記などの手間を大幅に削減できるのです。

在庫管理システムの課題と解決策

在庫管理システムには管理がスムーズに行えるなどのメリットもありますが、デメリットも少なからずあるため注意が必要です。本項目では、在庫管理システムの課題と解決策について紹介します。

スムーズに使いこなすには時間や労力が必要

在庫管理システムの導入により、起動・操作する方法、入力などの作業が新たに追加されます。新たな作業が増えることから、システムを使いこなすまでに時間や労力がかかることも考えられます。それらの問題を解決する方法として、システムのマニュアル作成、研修を実施すると良いでしょう。

IT運営コストがかかる

在庫管理システム導入には、サーバー代、導入、維持管理などのITコストが発生します。ただし、在庫管理システムの導入により人件費、労働時間短縮にも繋がるため、ITコストの発生や維持管理のみ考えるのではなく、トータルで費用対効果を検討した上でシステム導入を検討するのがオススメです。

在庫管理システムはExcelで代用できる？

在庫管理システムは、導入費用が掛からないExcelでも行うことが可能です。ただし、Excelによる在庫管理表では機能に限界があるため、以下のような問題が起こることが考えられます。

• 規模が大きくなると管理が難しくなる。
• リアルタイムでの在庫数更新ができない。
• 属人化してしまう恐れがある。

Excelで保存できるデータには限りがあるため、上限に達してしまうほどのデータを保存してしまうとファイルが重くなり、保存されない、もしくはファイルが破損する可能性があります。また、Excel表を更新しないままだと在庫数がずれていくことも考えられます。さらに、Excelで複雑な在庫管理表を作成してしまうと属人化が起こりやすくなります。在庫の一元管理、属人化防止、事業規模の拡大を検討しているならば、本格的な業務用ツールの導入がおすすめです。

在庫管理システムを導入するなら「UMWELT」がおすすめ

在庫管理はシステム導入によりスピーディーかつ正確な管理が実現します。ただし、その導入や維持にコストがかかるため、在庫管理システムは費用対効果を踏まえた上で選ぶことが大切です。そこでオススメなのが、TRYETINGのノーコードAIクラウドUMWELTです。UMWELTには、以下のようなメリットがあります。

• 誰でも簡単に利用できるシンプルなシステム
• 自社に合ったシステム構築が可能
• 料金は業界最低水準
• 在庫管理だけでなく、さまざまな業務効率化に役立つ
• 導入後、コンサルサポートあり

UMWELTはプログラミング知識がない方でも操作できるように構築されているため、誰でも安心してシステム管理が行えます。UMWELTには豊富なアルゴリズムが用意されており、それらをレゴブロックのように組み合わせるだけで、誰でも簡単に自社に合わせたシステムを構築できます。また、発注管理や需要予測、生産管理の最適化など、在庫管理以外の業務効率化にも十分利用できます。導入時には業界最高水準のコストパフォーマンスや、コンサルタントによる伴走サポートといったメリットがあるため、利用を始める際のハードルが限りなく下げられています。

まとめ

在庫管理はExcelでも可能ですが、商品数が多くなると管理が難しくなります。在庫管理システムを利用すると、数多くのデータを一元管理しやすくなり業務効率化に繋がります。また在庫管理システム導入により、発注ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な在庫数の把握にも役立ちます。さらにUMWELTで在庫管理を行うことで、適正在庫量を商品別、店舗別、日別に最適化を行えるようになり在庫情報の可視化を実現し、よりスピーディーな管理が行えるようになります。またUMWELTはノーコードツールであるため、ネット環境さえあれば誰でもすぐに利用でき、スムーズな導入が可能となります。

在庫管理システムを導入したい、Excelから在庫管理システムに切り替えたい、在庫管理の課題を解決したいと考えている方は、ぜひTRYETINGまでお問い合わせください。

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