業務効率化のメリットとは？実現の手順や効率化向上のポイント

業務効率化の実現は、企業にとって多くのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

この記事では、業務効率化のメリット・デメリット、実現の手順、効率化向上のポイントを紹介します。最後まで読むことで、業務効率化を正しく実践し企業成長につなげられるでしょう。

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業務効率化で得られるメリット

社会情勢の変化に伴い、業務効率化を重視する傾向が高まっています。業務効率化は既存の業務にかかる人手と時間を削減し、企業全体にさまざまなメリットを生み出すためです。ここでは、業務効率化で得られる4つのメリットを確認しましょう。

従業員のモチベーションアップ

人材の面から見たメリットとして、従業員のモチベーションアップが挙げられます。業務効率化を実施することで残業時間が短縮し、休日出勤も減少します。従業員に負担がかかる長時間労働や休日出勤がなくなれば、従業員の定着率向上にもつながるでしょう。

コスト削減と利益向上

キャッシュフローの面では、コスト削減と利益向上がメリットです。業務効率化の実施は、業務時間と経費の削減につながります。経費を削減することで利益率が向上するだけでなく、業務効率化により生産性の高い業務に注力できるようになるでしょう。

社内情報の見える化

情報面から見たメリットは、社内情報を「見える化」できることです。「見える化」することで企業情報を統合しやすくなり、課題の可視化につながります。課題を可視化すれば、企業の意思決定が迅速になるでしょう。

人材の確保

業務効率化により職場環境を改善できれば、離職を防ぎ人材を確保できます。離職の主な理由は「給与が少ない」「労働時間が長い」などです。

業務効率化によりコストと時間を削減すれば、今までよりも少ない労働時間で高い給与を支給できます。

また、テレワークなどを導入することで、従業員の生活スタイルに合った働きやすい環境の提供が可能です。働きやすい職場に定着した優秀な人材には、さらなる企業利益への貢献を期待できます。

生産性の向上

生産性とは、投資資源に対する企業の利益（成果）の割合です。生産性を向上するには、少ない資源で大きな利益を生み出せるように努める必要があります。

業務効率化を促進することで同じ作業に必要なリソース（資金・人材・時間など）を減らせるため、生産性を上げやすくなります。

将来への投資

業務効率化によって削減した時間や人員は、将来への投資に有効活用できます。例えば、新規事業開拓への設備投資や新たな技術の研究開発などです。新たな人材雇用に使えば、優秀な人材を確保できます。

企業がステップアップできる業務にリソースを充てることは、先の市場競争を勝ち抜くためにも重要です。

非効率な業務はなぜ発生するのか

業務効率化を実践するには、非効率な業務が発生する理由を知る必要があります。主な理由は以下の5つです。

・情報の共有ができていない
・スケジュールの管理不足
・業務効率化への意識が低い
・慣習を変えようとしない
・システムの一元化ができていない

ひとつの部門で業務システムを導入しても、効率化の範囲は部分的です。また、各部門で別々の業務システムを使うと連携が難しく、情報を共有できない状況が生まれます。経営・会計・販売など、それぞれの業務データを一元管理できるような体制が必要です。

企業によっては、慣習を変えることに前向きでない場合もあります。現場の人間が業務の無駄を認識しても、上層部の許可がなければ実践は困難です。業務効率化を実現するには、上層部の理解を得た上で社内全体で業務効率化に取り組む必要があります。

業務効率化の前に確認したい基礎知識

業務効率化のメリットは豊富ですが、実現するには概要と目的の理解が重要です。また、理解を深めるには生産性向上についても知る必要があります。ここでは、業務効率化の基礎知識と生産性向上との違いを紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは、企業全体の「無理・無駄・むら」を排除し、業務プロセスを改善することです。無理・無駄・むらの内容は企業によって異なりますが、主に以下のようなものを指します。

・無理：従業員に負荷の大きい作業やスケジュール
・無駄：必要以上に投入している資金、人材、時間
・むら：業務を遂行する能力や教える内容の個人差

業務効率化が必要な理由

業務効率化が必要なのは、働き方改革への対応です。働き方改革は、個人に合わせた多様な働き方を目的としています。業務効率化により「働きやすさ」と「労働生産性の向上」の実現が可能です。

労働生産性の向上は、無駄な働き方を改善することです。削減した労働力は他の目的に使えます。働き方改革の目的は、単に環境や人材を変えるだけでは達成できません。さまざまな課題をクリアするためにも、業務効率化は必要不可欠です。

生産性向上との違い

業務効率化と生産性向上は混同しやすい言葉ですが、同義ではありません。生産性向上は少ないリソースで最大の成果を達成することであり、業務効率化はそのための手段です。業務効率化と生産性向上は、手段と結果の関係にあります。

業務効率化で発生するデメリットも理解する

業務効率化は、デメリットも理解した上で実践する必要があります。主なデメリットは以下の通りです。

・課題の明確化が必要
・社内体制の整備が必要
・コストと時間がかかる
・すぐに成果が出ない場合がある

現状の課題が分からなければ、改善策を実施できません。管理部門の設置や目標設定など社内体制の整備も必要なため、業務効率化を実践するまでに一定の手間がかかります。

業務効率化の手段としてITツールなどを使う場合は、導入コストも必要です。導入後に人的コストを削減できますが、回収するまでには数年程度かかります。従業員によっては、ITツールに慣れるまでにも時間がかかるでしょう。

また、改善策を実施してもすぐに成果が出るとは限りません。PDCA（Plan：計画、Do：実行、Check：評価、Act：改善）を回して、継続的に改善する必要があります。

業務効率化の進め方

デメリットを防ぎ業務効率化の効果を高めるには、正しい手順を踏む必要があります。ここでは、業務効率化の進め方を理解しましょう。

主な手順は「現状の可視化」「改善対象の決定」「ECRSによる見直しと改善の検討」「効果の検証」の4つです。それぞれの手順の内容を詳しく解説します。

1.現状を把握して可視化する

まずは現状を把握し、業務フロー（業務をフロー図にしたもの）で可視化しましょう。業務の流れを客観的につかむことで、ボトルネック（業務全体のうち最も良くない影響を与えている箇所）を浮き彫りにできます。

2.改善対象の業務を決める

次に、ボトルネックとなっている業務を特定し、改善対象として選定します。多くの場合、業務フロー全体の効率を下げているのは後工程からの戻りとやり直しの多いプロセスです。

プロセスの再設計と改善をすることで、好ましくない影響を最小限に抑えられます。

3.ECRSによる見直しと改善を検討する

改善対象が決まったら、ECRSによる見直しと改善手段の検討を行います。ECRSは、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）という4つのステップを用いて既存の業務プロセスを見直す方法です。

業務フローの中で不要な工程を排除し、類似業務を結合します。業務フローを再設計する中で人員や部署を交換し、作業を簡素化しても役割を果たせるかを検討します。

4.効果を検証する

最後に、見直して再設計した業務フローの効果を検証します。改善効果の評価も併せて行いましょう。業務が遂行できていない場合や思ったような効果が出ていない場合は、軌道修正が必要です。

業務効率化のメリットを得るためのポイント

業務効率化を実現するための方法は、業種や職場環境によって異なります。大きなメリットを得るためには、自社の現状を把握し、適切な方法を選ぶことが重要です。

ここでは、業務効率化のメリットを得るためのポイントを6つ紹介します。業務効率化を進める前に、自社に当てはまるメリットを把握しましょう。

業務を理解して現状把握する

業務効率化を達成するには、どのような業務が行われているのか、それぞれどの程度の工数を要しているのかなど、現状を把握する必要があります。業務を細かく見ることで、優先順位や主軸となる事項が見えてきます。

風通しの良い環境を構築する

業務効率化を達成するには、質問や報告がしやすい風通しの良い環境の構築が必要です。分からないことやミスを放置せず迅速に解決することは、生産性向上にもつながります。

社内のルールを明確にする

業務の無駄やむらをなくすには、社内ルールの明確化が必要です。最適化した分かりやすいマニュアルやフローを作成し共有することで、誰が担当しても同等のスピードと品質で業務を遂行できるようになります。

特に遂行する機会の多い定型業務は、大幅な効率アップが可能です。慣習化している不要な業務や、重複している業務があるかもしれません。すでにルールがある場合も、定期的な確認と改善が重要です。

扱いやすいツールを導入する

ツールを導入すれば、単純作業の自動化や複雑な作業の単純化を進められます。顧客管理や経理処理、勤怠処理、スケジュール管理など、幅広い業務の効率化が可能です。

導入するツールは、自社に合った扱いやすい製品をおすすめします。開発スキルやプログラミングスキルが必要なツールは、専門的な人材が必要です。扱える人材が何人かいる場合も、担当者が変わると負担やミスが生じる可能性があります。

ペーパーレス化をする

社内で扱う請求書や会議資料などの書類は紛失や発送ミスが起きやすく、修正にも手間がかかります。ペーパーレス化すれば、これらの書類をデータ化し、社内サーバーやクラウドで一元管理が可能です。

郵送や管理の手間がなくなり、郵送費・印紙代などのコストも削減できます。より業務効率化を促進するなら、RPAツールとの連携がおすすめです。単純なデータ入力作業を自動化し、入力ミスや入力漏れを防ぎます。

テレワークへ切り替える

新型コロナウイルス感染症の影響で、やむを得ずテレワークに切り替えた企業様は多いでしょう。

テレワークは業務効率化のひとつです。「通勤にかかる費用と時間を削減できる」「家事・育児と両立できる」など、メリットが多数あります。

しかし、書類を扱う業務ではテレワークへの切り替えが困難です。オンラインでやりとりするテレワークとペーパーレス化は、切り離せない関係にあります。

『UMWELT』は業務効率化を素早く実現できる

ツールの導入は業務効率化に有効です。しかし、ツールにはさまざまな種類があるため、選択を迷っている企業様もいるのではないでしょうか。

そのような企業様には、TRYETINGの『UMWELT』をおすすめします。UMWELTは簡単に業務効率化ができるノーコードAIクラウドです。ここでは、UMWELTの魅力と導入事例を紹介します。

あらゆる業務効率化が可能なアルゴリズムを搭載

TRYETINGのUMWELTは、需要予測や在庫管理、自動発注など、業務効率化に役立つアルゴリズムを多数搭載しています。

アルゴリズムをドラッグ＆ドロップで組み合わせるだけで、簡単に自社に合ったシステムを構築できます。AIやプログラミングの専門知識は必要ありません。

カスタマーサクセスによるサポートにも力を入れているため、運用に関してもご安心ください。アルゴリズムの組み合わせ方が分からないときや思うような精度が出ないときは、データ分析の専門家がしっかりとサポートします。

製造業の導入事例

幅広い分野にオフィス施設用家具を展開するアルプススチール様は、アナログな方法で在庫管理を行っていました。UMWELTを導入した目的は、需要予測によって在庫過多や在庫不足を解消し、発注計画の精度を上げることです。

オーダーを出す営業と、それを基に工程を組む製造現場で好感触を得ています。今後は、各工場・各工程にAIを活用してデジタル化を広げる予定です。

（参考：『【アルプススチール様】UMWELT活用事例｜補助金の活用でAI導入、在庫削減へ｜TRYETING』）

まとめ

業務効率化は、コスト削減や利益アップ、従業員のモチベーションアップなどさまざまなメリットがあります。しかし、正しい手順を踏まなければ確かな効果を得られません。デメリットも理解した上で、適切な手法を選択しましょう。

特に重要になるのが、自社に合ったツールの選択です。TRYETINGのUMWELTは、専門知識がなくても業務効率化の促進が可能です。幅広い業界業種の企業様にご利用いただいていますので、ぜひお問い合わせください。

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