シフト作成は自動化で効率を高めよう！システム導入のメリット・デメリット

店舗経営をする上で、シフト作成は重要な業務の一つです。しかし人の手では良いシフトを作れない場合も多く、「従業員と店舗、双方に最適なシフトを作成するにはどうしたらいいか」という課題が見えてきます。

このような課題に対しては、シフト作成をシステムによって自動化することが解決策になるかもしれません。今回は、シフト作成自動化システムを導入するメリットとデメリットを解説します。

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シフト作成で担当者が抱える悩みや課題

サービス業や小売業の運営をスムーズに進めるために、シフト作成は様々な要素を考慮しながら慎重に行う必要があります。しかしそれには相応の手間がかかるので、担当者の負担を軽くしたいと考える方は多いでしょう。

また、適切なシフトを作成できないと、無駄な人件費がかかる・従業員の不満が募るなどの問題が発生してしまいます。

シフト作成に手間や時間がかかっている

シフト作成の業務は主に、希望シフトの聞き取り・勤務シフト作成・作業シフト作成に分けられます。従業員の希望を汲み取りながらシフトを作成するのは手間がかかるので、特に規模が大きい店舗や施設では、シフト作成に多くの時間を割いているケースもあるでしょう。

作成したシフトの精度が低い

たとえシフトを作成したとしても、人の手で実現できる精度にはどうしても限界があります。実際に業務を開始すると、精度が低いあまりに変更しなくてはいけなくなった経験をお持ちの方もいるかもしれません。

また、頻繁にシフト変更をしていると、従業員も予定が立てにくいなど、不満が高まる可能性があります。これは従業員と雇用主の間の信頼にも関係する課題なので、ぜひ解決したいところです。

無駄な人件費がかかる

毎日の来客数が一定という店舗は少ないはずです。通常は、来客数を予測して多めに従業員を配置したり、別の日には従業員を削ったりと調整をするでしょう。しかし、その予測が外れると人件費が無駄になってしまいます。

その他、特定の曜日や時間帯に経験の浅いスタッフが固まらないようにベテラン従業員を配置するなど、工夫が必要です。このように、その日の忙しさや従業員のスキルまでも加味してベストなシフトを決めることは、簡単ではありません。

引き継ぎが容易にできない

シフト作成者は従業員ごとのスキルやスケジュールをある程度は把握しつつも、最終的には今までの経験をもとにした勘に頼ってシフトを作成している場合が多いのではないでしょうか。しかし、このような経験や勘をマニュアルとして言語化するのは大変です。

そのため、担当者が変更することになった場合に引き継ぎが煩雑になり、シフト作成に支障が出る可能性があります。

シフトに対して従業員の不満が募っている

慎重にシフトを作成したつもりでも、人の手では仕事量や出勤日の偏りが発生しやすく、従業員の不満が募ってしまう場合があります。限られた時間の中で平等なシフトを作成するのは難しいため、知らず知らずのうちに特定の従業員に負担を強いているかもしれません。

シフト作成の自動化ならシステムが便利！導入のメリットは？

このように人の手でシフト作成をすると、どうしても問題は生まれてしまいます。そんな場合、シフト作成自動化システムの導入を検討すると良いかもしれません。

シフト作成業務にかかる負担を減らせる

シフト作成自動化システムは、文字通りシフト作成の業務をシステムによって実行できます。従業員の希望シフトを収集したり、シフトを入力したり、業務を自動化することでシフト作成にかかる時間と負担の大幅な軽減が期待できます。

最適な人員の配置ができる

システムを導入後は、設定さえ済ませればあとは一定の法則に沿って人員が配置されます。人の手でシフトを決めるより無駄がなくなり、人件費の削減につながるでしょう。

また、詳細な設定をすることで、作成するシフトに就業規則や労働基準法への適用も可能です。人の手でシフトを作成していると見落としてしまう規則も、システムに任せれば抜け落ちがなくなります。

入力ミスをアラートで知らせてくれる

システムでシフトを作成しても、急な予定の変更などでシフトを手動で修正する必要が出てくるかもしれません。このような場合、入力内容に矛盾が発生するとアラートで知らせてくれる機能があります。ミスによる業務への影響を未然に防止できるので、安定した店舗運営が可能です。

シフト表自動作成システムのデメリットは？

シフト作成を自動化すると様々なメリットがあります。しかし、システムは機械的な判断しか下せません。そのため、最後には人間の目でチェックすることも重要です。また、職場の事情によっては人の手でシフトを作成したほうが良いケースもあり、注意が必要です。

個人の事情を考慮した自動作成は行えない

従業員は誰しもが事情を抱えています。従業員同士の人間関係や、指導が必要な新人のサポートといった個別の問題に対しては、人の手による解決が求められます。

また、病欠や忌引きなどのイレギュラーには、システムが対応しきれないことも多々あります。作成されたシフト内容によっては、手動で修正しなければならない場合も理解した上で導入しなければなりません。

従業員が入れ替わったら新しいルール設計が必要となる

シフト作成システムは、事前に設計されたルールに基づいて自動で従業員を配置する仕組みです。そのため、従業員が辞めたり、新しく入ってきたら新たにルールを更新しなければなりません。頻繁に従業員が入れ替わる職場では、自動作成システムがかえって負担になる可能性があります。

シフト自動作成の精度を高める方法

シフト自動作成システムを導入しても、実情とマッチしていない場合、十分な効果を得られないこともあります。システムの精度を高めるためには、業務や人事の全般的な見直しをすると良いでしょう。

店舗作業を把握・見直しをする

店舗作業を正確に把握していないと、シフト自動作成システムに適切なルールを設定することができません。システムを導入する前に作業内容の見直しや再構築など、スムーズに運用するための準備が必要です。

雇用契約の見直しをする

大元である雇用契約が現場にマッチしていない場合も、シフト自動作成システムを活用しきれないことがあります。そのため、新規に採用する従業員の条件も慎重に検討する必要があります。システム導入をきっかけに、従業員が無理をすることのなく、効率的に働ける環境づくりも同時に検討するとよいでしょう。

HRBESTでシフト表作成を自動化しよう！

課題が多いシフト作成業務ですが、今までのやり方を一新してシステムを導入することにハードルを感じる方は多いかもしれません。コストをかけて自動化しても、思ったような効果が得られなければ、結局人の手で作業することになってしまいます。

HRBESTは組み合わせ最適化アルゴリズムにより、複雑なシフト作成にも対応した自動化システムです。従来のシフト作成システムでは難しいとされてきた、従業員の能力まで加味したシフト作成や、急な欠勤にも対応しています。また、クラウド機能で常に最新の情報が更新されることも特徴です。

まとめ

人の手でシフト作成業務を行うのは、手間と時間がかかるものです。しかし、システム導入によって、シフト作成に割いていた時間を削るとともに、人件費の無駄や従業員の不満も解消できるでしょう。

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