クラウド型BIツールの特徴やメリット｜オンプレミス型との違いとは？

BIツールは、社内データの整理や分析効率の向上のために活用されています。これからBIツールを導入しようと、今まさに検討されている方もいらっしゃるかと思います。しかしBIツールには大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の二種類が存在していることはご存知でしょうか。この記事では、「クラウド型BIツール」に重点を置き、その特徴やメリット、またオンプレミス型との差異を解説します。

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クラウド型BIツールの特徴

まずはクラウド型BIツールの情報を整理しましょう。クラウド型BIツールの最も大きな特徴は、その名前からもわかるように「クラウド型」であることは言うまでもありませんが、その特徴とメリットをより深く理解するためには前提知識が大切です。

クラウド型BIツールとは？

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールは、社内に蓄積されたデータを統合・分析することで経営や営業活動に必要な意思決定を迅速に行うためのツールです。BIツールはデータソースから必要な情報を自動で抽出でき、表計算ソフトよりも短時間で処理が可能です。

そして、クラウド型BIツールは、ツールそのものやデータがすべてクラウド上に保存されます。現在は多くのBIツールがクラウド型になっていて、後述するメリットを検討した上でオンプレミス型よりもこちらを選択する企業が増えています。

オンプレミス型BIツールとの違い

オンプレミス型BIツールの特徴は、クラウドにデータを保管しない点にあります。このタイプのBIツールは、データを自社のサーバー上で管理します。この方法はセキュリティ面やカスタマイズの高さなどのメリットは高いですが、サーバーの運用コストやイニシャルコストの高さがネックになることがあります。

クラウド型BIツールを導入するメリット

一方、クラウド型BIツールを導入するメリットはどのようなものでしょうか。先にあげたオンプレミス型にも多くのメリットがありますが、クラウド型には別のメリットが複数あるため、以下ではそれらを解説していきます。

パソコンの性能に依存しない

クラウド型BIツールの一つ目のメリットは処理速度がパソコンの性能に依存しないことです。表計算ソフトなどを使用していると頻繁に起こることですが、基本的にハードウェア側がデータの処理をする場合、古い機種などは簡単にフリーズしてしまったり、極端に時間がかかったりします。しかし、クラウド型BIツールはデータの処理をクラウド上のサーバーで行うため、そのパフォーマンスはパソコンの性能に左右されません。

ユーザー登録のみで導入できる

次に、導入スピードの早さです。先述のようにオンプレミス型の場合は自社内にサーバーを用意し、そこにインストールする必要があるため実際に運用できるようになるまでには数ヶ月がかかります。クラウド型の場合はサーバーの用意もインストールの手間もなく、アカウント作成やユーザー登録だけで導入が完了できる手軽さがあります。

管理の工数や手間がかからない

管理の工数や手間を削減できる点も、クラウド型の強みです。オンプレミス型の場合は自社で運用管理をしたり、障害対応したりする必要がありますが、クラウド型BIツールは提供する会社がアップデートや障害対策を行うため、管理リソースがかかりません。管理の手間が削減できれば、他の業務に当てる時間も増えるため生産効率の向上も見込めます。

製品コストが低い

クラウド型はオンプレミス型に比べて製品コストが低くなります。オンプレミス型は製品にもよりますが、基本的にはサーバー等の費用も加味すると初期導入時に数十万〜数千万円かかる場合があります。しかしクラウド型の場合は導入時に初期コストは数万円で済むものが多いです。ランニングコストがかからない事は単なるコストの削減になるだけでなく、予算の下りやすさにも影響することがあります。

クラウド型BIツールの導入に向いているケース

では、クラウド型BIツールの導入に向いているケースはどのようなものでしょうか。以下では、これまで紹介したメリットを踏まえて、どんな方におすすめできるかを解説します。

早く導入したい場合

できる限り手早くBIツールを導入したい方にも、クラウド型BIツールはおすすめです。オンプレミス型は実際に導入するまでに数ヶ月もかかるため、購入してすぐに使えるものではありません。しかし、クラウド型は先述のようにユーザー登録だけで導入できるため、圧倒的にスムーズです。

コストを抑えたい場合

ユーザーが少ない場合においては、クラウド型BIツールの導入はおすすめできます。オンプレミス型BIツールはユーザー数が少ない状況では一人当たりのコストが嵩んでしまうため、少人数で運用する場合はクラウド型がランニングコスト削減に役立ちます。

手軽に共有したい場合

ネットワーク環境があればどこからでもアクセス可能な点で、クラウド型は優れています。オンプレミス型は自社サーバー内にインストールされているため、外部からのアクセスは難しく、情報共有のスピードは比較的遅くなります。一方でクラウド型は社内にいないメンバーでも簡単に社内情報にアクセスが可能で、協力業者やテレワーク先、遠隔地への共有もスムーズに行えます。

クラウド型BIツールを選ぶポイント

ここまでで、クラウド型のメリットやオンプレミス型の違いについてはよくお分かりいただけたと思います。しかし、実際にクラウド型BIツールを導入しようと考えた時には、どんなことに気をつければいいのでしょうか。ただ価格だけで比較して利用目的に合わないツールを購入すれば安物買いの銭失いとなってしまうため、以下ではクラウド型BIツールを選ぶ際に大切な三つのポイントを紹介します。

料金体系をチェックする

クラウド型BIツールの多くはユーザー数に応じた課金体系で料金が決まります。自社の課題や目的にあったツールを見つけた後は、必ず料金体系を確認し運用予定の人数などを把握して概算を出しましょう。もちろんクラウド型にはユーザー数ではなくサーバライセンス型やクライアントフリーのものもあるため、料金体系で購入する商品を選択することも検討しましょう。

操作性をチェックする

導入後に「使ってみたら意外と不便だった」ということがないよう、事前にツールの操作性をチェックしましょう、特にダッシュボードの操作性は業務のスピードやクオリティに直結するため、見易さや動作の軽さ、更新の早さなどさまざまな観点から比較しましょう。セルフサービスBIツールのように、扱いやすさを重視した製品群から選ぶ方法もおすすめです。

サポート体制が整っているかをチェックする

購入前に確認を忘れてしまいがちなのが「サポート体制が充実しているかどうか」です。BIツールに限らず、新しいシステムの導入直後は操作や運用方法などで予期せぬ問題が必ず起こるものです。そんな時、メーカーからのサポートがあるかどうかはその後の運用効率を左右する重要なポイントです。ツールを選ぶ際にはメーカーのサポート体制もチェックするようにしましょう。

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統計やAIに関する知見や人材が社内になくても即時導入できる点で、おすすめできるクラウド型のBIツールです。

まとめ

クラウド型のBIツールを導入するメリットは数多くあります。すでにさまざまなクラウド型BIツールを比較検討している方もいらっしゃるとは思いますが、どのツールを導入するかを決める際に大切なのは常に「自社にあった製品を選ぶ」ことです。自社に合うかどうかの判断基準は操作性や金額など、多岐にわたります。時間をかけて丁寧に検討すれば、必ず自社にとって適切なツールが見つかるはずです。

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