BIツールができることとは？導入のメリットや注意点を解説！

データの集積や分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートするBIツール。費用対効果の点から、注目を集める分析ツールです。今回はBIツールの機能に着目し、導入するメリットや注意点について解説します。

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BIツールは社内に蓄積されたデータから現場が意思決定するまでのフローを効率化します。BIツールがどのようなものかを具体的にイメージできるように、BIツールに備わっている機能を解説します。

データを可視化する機能

BIツールにはデータを可視化する機能が備わっています。具体的には、レポート作成や、ダッシュボードの利用が可能です。分析結果が単に数字の羅列だと、そこから意思決定を行うことは困難です。しかし、BIツールではデータを集約したものをグラフ化することができ、状況を直感的に把握しやすい状態になっています。

データを分析する機能

BIツールは、集約したデータをもとに多角的な分析ができます。例えば、商品別の売上データから、顧客の購買志向を分析したり、過去のデータに基づく需要予測を行ったりすることができます。複数のデータを結合して分析することが可能なため、多角的な解析を実現します。

データを抽出する機能

BIツールには、AIや統計学、情報処理技術などを活用し、多くのデータから必要なデータを抽出する機能があります。また、データを抽出するだけでなく、人によるデータチェックでは発見できない法則を導き出すことが可能です。

将来の数値を予測する機能

BIツールは、膨大なデータをもとに仮説を立て予測を行うことが可能です。また、予測によるシミュレーションは、正確な意思決定に繋がります。例えば、過去の販売数や天候や季節によるデータに基づき需要を予測すると、在庫管理に活かすことができます。

BIツールを導入するメリット

魅力的な機能を搭載しているBIツールですが、実際に導入することで企業活動にどのような影響をもたらすのでしょうか。以下ではBIツールを導入するメリットを3つ解説します。

データ管理がしやすい

企業内にあるデータは部署ごとで管理をされていることが多く、管理を一元化することは困難です。特に、部署ごとで異なるシステムを使用している場合、データ同士を集計することの難易度は高いでしょう。BIツールはシステム連携を円滑にすることができるため、各部署ごとで集計されたデータを紐付けて分析することが可能です。部署を超えたデータ分析により、新たな発見が期待できます。

レポート作成が自動でできる

Excelなど既存のビジネスツールでもデータの集計やレポート作成は可能です。しかし、人力で膨大なデータを集約するには相当なコストが必要となります。BIツールではレポート作成を自動化できるため、データ集約にかけていたコストが削減されます。また、ダッシュボード機能により分析結果をリアルタイムで共有できるため、会議などの資料作成のコストも大幅に削減できます。

意思決定を迅速にできる

データを素早く集計して分析し、可視化することで、意思決定を迅速に行えます。BIツールにより、部署ごとの活動や成果、商品ごとの売上など多角的なデータを瞬時に分析することで、情報を集め整理、分析する手間が省け、迅速な意思決定につながるのです。BIツールを導入し適切に活用すると、企業活動全体の効率化を期待できます。

BIツールを導入する際の注意点

BIツールに限らず、新しいビジネスツールを導入する際は気を付けるべき点がいくつかあります。以下ではBIツールを適切に導入する上で注意すべき点をご紹介します。

ツールの導入が難しい

BIツールは既にさまざまな製品がありますが、自社に適切な製品を選ぶ必要があります。適切なツール選択には事前に導入目的を明確にすることが重要です。また、ベンダーごとでツール運用のサポート体制が大きく異なります。ツール導入後に困難な問題が発生することも十分有り得るため、手厚いサポートがあるかを事前に確認しておきましょう。

導入コストが必要になる

BIツールは導入コストが必要です。特に、ユーザー数課金型のツールでは、利用人数が増える度にコストが増えるため、当初の想定よりもコストが増えることも考えられます。事前にツールごとの費用や提供形態、自社でツールを利用する人数などを確認しておきましょう。

設定に時間や手間がかかる

BIツールは初期設定に時間や手間がかかります。特に、自社のシステムからデータを集約し、BIツールで分析することに特化した多次元データベースに格納する作業は煩雑です。ベンダーで代行してもらえるかや、自社のシステム部門に依頼できるかを確認しておきましょう。

BIツールの導入事例

BIツールを導入することで企業活動を効率化できることをお伝えしました。より具体的な導入による成果をイメージするために、BIツールの導入事例をご紹介します。

データの一元化で作業工数を削減

洗剤などの家庭用品を中心に販売している企業で、社内システムが複雑化している事案がありました。特に、新旧システムが混在していることでデータの一元化が困難となり、データ分析の作業工数が肥大化していました。BIを導入し複数のシステムに蓄積されたデータを一元化することで、データの編集も容易になり、作業工数を大幅に削減することができました。

レポート作成の自動化で作業効率化

半導体検査に必要とされるプローブカードの開発・製造を行っている企業では、データの編集や分析にかかる時間が課題でした。Excelで行っていたデータ管理にBIツールを導入したことで、集計や分析、レポーティングなどを自動化することに成功しました。結果として、大幅な作業軽減や効率化に繋がっています。

早期の介入で退学者の削減が実現

アメリカのとある公立校では生徒の早期退学リスクに対し適切な支援ができていませんでした。というのも、Excelの手動レポートで生徒の出欠管理をしていたため、管理者が生徒の出席状況をリアルタイムで確認できていなかったのです。そこで、BIツールを導入し生徒の出欠状況をデータ化し分析しました。BIツールにより、中途退学の可能性のある生徒を早いタイミングで予測し適切な支援を行うことで、中途退学者を減少できました。

UMWELTなら有効的なデータ分析ができる！

低コストで素早く導入できるBIツールをお探しの方は、TRYETINGのUMWELTがおすすめです。需要予測、在庫管理など、あらゆる場面でデータ分析を行い、貴社に役立つ知見を提供します。分析したデータは、連携するレポーティングツールから出力可能です。大手企業からスタートアップまで、幅広い導入実績がございます。

まとめ

BIツールでは社内に保管されているデータを有効活用することができることをお伝えしました。UMWELTは、データ活用のいいとこどりを実現できるノーコードAIクラウドです。資料ダウンロードや無料相談から可能ですので、BIツール導入を検討している方はぜひ一度お問い合わせください。

参照文献

MicroStrategy顧客事例集｜MicroStrategy
https://www.microstrategy.com/en/solutions/customer-stories

Actionista!導入事例集｜ジャストシステムズ
https://www.justsystems.com/jp/products/actionista/case/index.html

DMPS Leads in K-12 Education Data Analytics｜Des Moines Public Schools（2016）
https://www.dmschools.org/2016/12/dmps-leads-in-k-12-education-data-analytics/

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