在庫管理ツールの特徴や導入のメリットは？機能やポイントも解説！

在庫管理ツールを導入することで、企業の在庫管理業務を大幅に効率化できます。本記事では、在庫管理ツールの基本的な特徴から、導入によって得られる具体的なメリット、主要な機能まで詳しく解説します。

また、Excelなどを使った無料での在庫管理の方法や注意点についても触れながら、企業規模や業態に合った最適な在庫管理ツールの選び方もご紹介。特に中小企業の方々が抱える、在庫の過不足による機会損失や保管コストの増加といった課題に対して、在庫管理ツールがどのように解決できるのかを分かりやすく説明しています。

バーコード管理やリアルタイムでの在庫状況把握など、業務効率を向上させる具体的な機能についても詳しく解説していますので、在庫管理ツールの導入を検討されている方は必見です。

1. 在庫管理ツールとはどんなツール？

在庫管理ツールは、商品の入出庫や在庫数、保管場所などの情報をデジタルで一元管理できるシステムです。手作業による煩雑な在庫管理業務をデジタル化することで、作業効率の向上や人的ミスの削減を実現します。

中小企業庁によると、在庫管理ツールの導入企業は年々増加傾向にあります。

在庫管理ツールの特徴として、クラウド型とオンプレミス型の2種類の提供形態があります。クラウド型は初期費用を抑えられ、スモールスタートが可能なため、中小企業での導入に適しています。

加えて、AIを活用した需要予測機能を搭載した最新の在庫管理ツールも登場しており、より精度の高い在庫管理が可能になっています。これにより以下のような効果が期待できます。

• 在庫の適正化による保管コストの削減
• 欠品防止による機会損失の低減
• データに基づいた的確な発注判断
• 複数拠点の在庫状況のリアルタイム把握
• 棚卸作業の効率化とペーパーレス化

1.1 在庫管理ツールに求められる機能要件

効果的な在庫管理を行うために、ツールには以下の機能が求められます。

• バーコードやQRコードによる商品識別機能
• リアルタイムでの在庫数更新機能
• 複数倉庫・店舗の一元管理機能
• 在庫アラート機能（発注点管理）
• 帳票出力機能（棚卸表、在庫報告書等）
• セキュリティ管理機能（アクセス権限設定等）

2. 在庫管理ツールを導入するメリット

在庫管理ツールを導入することで、様々な課題を効率的に解決できます。主なメリットを以下で詳しく解説していきます。

2.1 欠品を防げる

在庫数をリアルタイムで正確に把握できるため、欠品リスクを大幅に低減できます。さらに以下のような効果も期待できます。

2.2 余剰在庫リスクを減らせる

以下の施策によって、過剰在庫による保管コストの増加や商品の劣化リスクを最小限に抑えることができます。

• 適正在庫量の維持による倉庫スペースの効率的活用
• 季節商品などの在庫切り替えの最適化
• 死に筋商品の早期特定と対策実施

2.3 棚卸し作業の負担を減らせる

従来の手作業による棚卸し作業と比較して、大幅な時間短縮と正確性の向上を実現できます。主な改善点は以下の通りです。

さらに、中小企業庁の調査によると、在庫管理ツールの導入により業務効率化や労働生産性向上が実現できるとされています。

3. 在庫管理ツールに備わっている機能

在庫管理ツールには、業務効率化や正確な在庫管理を実現するための様々な機能が搭載されています。主要な機能について詳しく解説していきます。

3.1 入出庫管理機能

入出庫管理機能は、商品の入庫・出庫を正確に記録・管理する機能です。入庫時には発注番号や商品コード、数量、ロット番号などを登録し、出庫時には出荷先や出荷数量などを記録します。

具体的な機能として以下があります。

3.2 バーコード読み取り機能

バーコードやQRコードを活用することで、商品の個体管理や入出庫処理を効率化できます。以下のような用途で活用されています。

• 商品の入荷検品作業
• 在庫の棚卸し作業
• ピッキング作業
• 出荷時の照合作業

3.3 データ分析機能

在庫データを分析することで、適正在庫量の算出や需要予測が可能になります。主な分析機能は以下があります。

3.4 書類出力機能

在庫管理に必要な各種帳票やレポートを自動で作成・出力できます。主な出力書類には以下があります。

• 在庫一覧表
• 入出庫伝票
• 棚卸表
• 在庫分析レポート
• 発注書
• 納品書

これらの機能を活用することで、キーエンスによると、在庫管理業務の工数を大幅に削減できるとされています。

4. 無料で在庫管理はできる？注意すべき点は？

在庫管理は必ずしも有料のシステムを導入する必要はなく、無料のツールやエクセルを活用することで対応可能です。ただし、規模や用途によって適切な選択が異なってきます。

4.1 無料で在庫管理をする方法

無料で在庫管理を行うための主な方法として、以下のようなものがあります。

4.2 無料で在庫管理をする際の注意点

無料ツールには以下のような制限や課題があることを認識しておく必要があります：

1. データ量の制限

Excelの場合、大量のデータを扱うと処理速度が低下する可能性があります。特に数万件を超えるデータを扱う場合は注意が必要です。

2. 機能の制限

無料版では以下のような機能が制限されることが多いです。

• バーコードスキャナー連携
• 詳細な分析レポート作成
• 複数拠点での同時管理
• 自動発注機能

3. セキュリティ面での懸念

無料ツールではデータセキュリティが十分でない可能性があり、重要な在庫情報の漏洩リスクに注意が必要です。

4. サポート体制の不足

システムトラブル発生時のサポートが限定的または存在しないことがあります。特に業務に支障が出る可能性のある場合は注意が必要です。

5. スケーラビリティの制限

事業規模が拡大した際に、スムーズな移行やデータ連携が困難になる可能性があります。

これらの制限を踏まえた上で、事業規模や取扱商品数、必要な機能に応じて、無料ツールで十分か、有料システムの導入を検討すべきかを判断することが重要です。

5. 在庫管理ツールを選ぶポイント

在庫管理ツールの選定は、企業の業務効率化や収益性に大きく影響する重要な決定です。ここでは、適切なツール選びのための重要なポイントを詳しく解説します。

5.1 在庫管理の対象・範囲に合ったツールを選ぶ

在庫管理の対象や範囲によって、必要な機能は大きく異なります。以下の点を考慮して選定することが重要です。

また、LinkedInに寄稿された記事によると、在庫管理システムの選定時には、事業規模に応じたスケーラビリティも重要な検討項目となっています。

5.2 自社商材の管理方法に合ったツールを選ぶ

商品の特性や管理方法によって、必要な機能は異なってきます。以下のような商材別の特徴を考慮する必要があります。

各業界特有の規制や基準にも対応できるシステムを選択することが重要です。IPAのサプライチェーンにおけるデータ連携ガイドも参考にしながら、自社に適したツールを選定しましょう。

5.2.1 管理レベルに応じた機能選択

以下のような管理レベルに応じた機能の必要性を検討します。

• バーコード/QRコードでの商品管理
• ロケーション管理機能
• 在庫アラート機能
• 需要予測機能
• 他システムとの連携機能

これらの機能は、適正在庫という在庫基準に基づいて選定することをお勧めします。

6. 高機能な在庫管理ツールの導入なら「UMWELT」がおすすめ！

在庫管理業務の効率化と最適化を実現したい企業には、ノーコードAIクラウドの「UMWELT」がおすすめです。UMWELTには以下のような特長があります。

UMWELTを活用することで、以下のような成果を上げることができます。

• 在庫の適正化による保管コストの削減
• 欠品リスクの低減
• 業務効率の大幅な改善
• データに基づいた戦略的な在庫管理の実現

6.1 UMWELTの主要機能

UMWELTは以下のような機能を備えており、包括的な在庫管理を実現できます。

• AIによる需要予測機能
• 在庫最適化機能
• データ可視化機能

UMWELTの詳細については、公式サイトでご確認いただけます。

7. まとめ

在庫管理ツールは、企業の在庫管理業務を効率化し、人的ミスを削減する重要なシステムです。導入によって欠品や余剰在庫のリスクを低減でき、棚卸し作業の負担も大幅に軽減できることがわかりました。

無料のExcelやGoogleスプレッドシートでも在庫管理は可能ですが、データ量が増えると管理が困難になり、人的ミスのリスクも高まります。そのため、自社の規模や商材に合った在庫管理ツールを選定することが重要です。

入出庫管理、バーコード読み取り、データ分析、書類出力といった基本機能を備え、かつ自社の管理方法に適したツールを選ぶことで、業務効率を最大限に高めることができます。特にUMWELTは、多機能かつ使いやすいインターフェースを備えており、中小企業から大企業まで幅広く対応できる在庫管理ツールとしておすすめです。