エクセルでの在庫管理はもう限界！在庫管理をシステム化するメリットを紹介

エクセルでの在庫管理表作成は、導入のしやすさやコストの安さでメリットがあります。しかし、規模やデータ量が大きくなると管理面でヒューマンエラーが起こりやすくなるデメリットもあります。

取り扱うデータ量を大きくしたい場合や、ヒューマンエラーを削減したい場合は、在庫管理のシステム化がおすすめです。本記事では、在庫管理の目的を改めて確認した上で、エクセルでの在庫管理と在庫管理システムのメリット・デメリットを比較していきます。

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在庫管理の目的は「物品管理の適正化」

まず、在庫管理の基本をおさらいしましょう。

在庫が増えすぎると、不良在庫が増えてコストが発生します。逆に、在庫が不足すると機会損失を招く可能性があります。このように、在庫管理は物品管理の適正化に必要不可欠な作業です。適正在庫を保つことは、企業利益の最大化にも繋がります。

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エクセルは在庫管理の現場でよく使われている

在庫管理の現場では、導入のしやすさやコストの安さから、多くの企業でエクセルを活用するケースが多いです。エクセルの在庫管理表には、単表タイプと在庫移動表タイプの2種類があります。

単表タイプ

単表タイプは、型番と商品名を表のトップに入力し、横軸には入庫、出庫、残高、担当者などの項目を設け、さらに縦軸に日付を設定して情報を入力する方法です。

在庫移動表

在庫移動表は、横軸に日付を設け、縦軸に型番と商品名を設定して作成する方法です。一つの商品に対し一つの在庫管理表を作る単表タイプとは異なり、一つのエクセルシートで多くの在庫管理ができるメリットがあります。しかし、単表タイプほどの入出庫の細かい情報を記録できないデメリットもあります。

在庫管理にエクセルを使うメリット

本格的な在庫管理システムを必要としない場合は、エクセルでも十分に在庫管理作業の効率化ができます。エクセル導入のメリットを見ていきましょう。

導入がスムーズ

企業で業務に使用しているパソコンには、元からエクセルがインストールされているケースが多いです。そのため、導入のハードルは他ソフトと比べて低いです。

コストがかからない

エクセルは専用システムに比べて安価で、コストが掛からないメリットがあります。ライセンス費用以外は、導入費、運用費も一切かかりません。

慣れ親しんだスタッフが多い

エクセルはこれまで多くの企業で使われているソフトであることから、すでに使い慣れているスタッフが多く、教育に手間がかからないというメリットがあります。

ある程度の自動化が可能

エクセルは、関数やマクロ、ピボットテーブルやVBAなど適切に組み合わせることにより、在庫管理の自動化をある程度行うことが可能です。

条件にあう数値だけを足し算するSUMIF関数や、特定のデータに対応した値を取り出すVLOOKUP関数などのエクセル関数を上手く活用することで、在庫数を簡単に算出できるようになります。

在庫管理にエクセルを使用するデメリット

エクセルはコストがかからない、導入しやすいなどのメリットがある一方で、デメリットも少なからずあります。在庫管理にエクセルを使用するデメリットについて見てみましょう。

※ここでは、デスクトップ版のエクセルのデメリットについて解説しています。クラウド上で複数の人と共同作業できるオンライン版であれば共同編集が可能になります。

共同編集に向いていない

デスクトップ版のExcelは複数拠点での共同編集ができず、複数ユーザーでの使用には向いていません。

リアルタイムでの在庫把握が大変

在庫データを更新して保存する手間がかかります。リアルタイムで在庫状況が更新されないと、実数と在庫データがずれる原因にもなります。

規模が大きくなると複雑化する

デスクトップ版エクセルでの在庫管理表による運営は、組織の人数や取扱在庫の規模が大きくなるほど難しくなります。また、エクセルは表計算ソフトである性質上、データが増えて複雑化するほどその動作は重くなってしまいます。これは業務効率低下にも繋がります。

ヒューマンエラーのリスクが高い

エクセル在庫管理は人力でデータを入力しなければならないため、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。また、操作ログも残らないため、そのエラーにも気付きにくいです。

在庫管理はシステム化がおすすめ

エクセルでの在庫管理は、規模が大きくなるとヒューマンエラーが起こりやすくなるなどのデメリットがあります。そもそもエクセルはデータベースではなく表計算ソフトであるため、膨大な在庫情報を累積させていくツールとしては不向きです。

もし、エクセルでの在庫管理で不便さを感じている企業担当者様には、システム化やシステム導入をおすすめします。

在庫管理をシステム化するメリット

在庫管理をシステム化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

在庫管理業務の効率が大幅にUPする

これまで人の手で行われてきた在庫管理業務をシステムに代替することで、作業時間や人件費のカットが可能です。

ヒューマンエラーを予防できる

人の手で操作すると、どうしてもヒューマンエラーは発生してしまいます。作業をシステムに代替することは、ヒューマンエラーを防ぐことにも繋がります。

ERPシステムの導入にも繋げることができる

ERPとは、「EnterpriseResourcePlanning」の略で、あらゆる基幹業務システムを1つで補う統合基幹業務システムのことを意味します。

ERPは企業の持つさまざまな情報を集約し、一元管理することができるようになります。さらに、各管理システムと連携させることにより情報の受け渡しをスムーズに行い、業務の無駄を削減します。

最近では、個別に在庫管理システムを導入するのではなく、ERPの1つの機能として在庫管理をするケースも増えています。

在庫管理システムの導入ならTRYETINGの「UMWELT」にお任せください

在庫管理のシステム化は、ヒューマンエラーの削減や在庫適切化に必要不可欠。しかし、在庫管理ツールの種類は多く、中には費用対効果の合わないツールも存在します。

そこでオススメなツールが、TRYETINGが提供するサービス「UMWELT」です。UMWELTは、AIをビジネスに活かすためのツールを低価格で提供しています。UMWELTとはどのようなサービスなのかについて、解説していきます。

需要予測に基づいた在庫管理が可能

UMWELTは、企業ごとの蓄積データ、形式に合わせて在庫管理できるよう、システムが構築されています。そのため、たとえ膨大なデータ量であっても需要予測を適正に行い、需要予測に基づいた在庫管理が可能となります。

さらにUMWELTでは、在庫管理の適正化のみならず、データ分析結果に基づく発注自動化までも実装することができます。

ERP構築に役立つ

UMWELTには、数多くのアルゴリズムが搭載されています。それらをレゴブロックのように自由に組み合わせることで、誰でも簡単に求めている生産管理システムの構築が可能です。

さらに、UMWELTのシステムは一連のデータハンドリングからAIモデリングまでひと続きに実現できるRPAを搭載しているため、Excelファイルからデータを抽出し一元化することも可能です。

UMWELTを用いることで企業の経営に欠かすことのできないありとあらゆる基幹業務システムを1つで管理・運用することを可能とし、AIを活用したERP構築にも役立ちます。

操作方法もドラッグ、ドロップのみで行えるようにシステムが構築されているため、AI、プログラム言語などの難しい専門知識は必要なく、誰でも簡単に在庫管理業務に携わることができます。

低コストでスタートできる

UMWELTはお客様に末永く使っていただくために、業界最低水準の低価格でサービスを行っています。APIを介して接続するため、既存システムに手を加えることなくシステム化できるため、煩わしい社内調整のコストを最小限に抑えることができます。

まとめ

エクセルでの在庫管理は、導入のしやすさやコストの安さでメリットがあります。しかし、エクセルはあくまでデータベースではなく表計算ソフトであることから、データや規模が大きくなると管理しにくいデメリットがあります。

TRYETINGが提供するノーコードAIクラウドサービス「UMWELT」であれば、膨大なデータを分析した上で需要予測を行い、在庫を適切に管理できるようになります。

エクセルから在庫管理システムの移行を検討している方や、AIを活用して更に正確な在庫管理をしたい企業担当者様は、UMWELTをぜひご検討ください。

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