在庫管理ソフトの機能やメリットは？選び方のポイントも解説

小売や食品、アパレルなどの物販業界で必ず発生する「在庫管理業務」。在庫は会社の貴重な資産であり、在庫管理の最適化は、企業の利益向上に欠かせないものといえます。本記事では、在庫管理ソフトの定義を確認しつつ、主な機能や導入のメリット、また選定のポイントを解説していきます。

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在庫管理ソフトの機能やできること

在庫管理ソフトは、PCなどのデジタル端末上で在庫管理を行うソフトです。ソフト上では、在庫計算やデータ分析をAIが自動的に行うため、現場の手作業が軽減されます。在庫管理ソフトが提供する機能はメーカーによって異なりますが、ここでは主な機能を4つみていきましょう。

入出庫管理機能

倉庫や配送センターに入庫した、あるいは出庫する商品について、個数や日付を入力・管理する機能です。また、入出庫管理機能には在庫の移動指示や、在庫管理伝票の出力も含まれます。入出庫管理が正常になされていないと、納品数に誤りが生じる、あるいは生産数が過剰・過不足、などのリスクが懸念されます。そのため、入出庫管理機能は在庫管理の基本であり、ほぼすべての在庫管理ソフトに備わっているといえそうです。

バーコードの読み取り機能

商品に添付したバーコードの読み取りによって、商品のナンバーや基本情報を識別する機能です。この機能があると、目視で確認する手間が省けて、業務効率化や人的ミスの減少につながります。ソフト対応のバーコードリーダーを用意する場合がほとんどですが、スマートフォンでも読み取れるソフトもあります。スマートフォンで読み取りができるソフトであれば、バーコードリーダーの購入費用が安く抑えられます。

データ分析機能

ソフトに入力した入庫・出庫数や売上データを自動的に分析して、管理の適性度の診断や、売上予測を行う機能です。この機能によって、過剰な商品入荷で不良在庫に陥ることを防ぎ、販売機会の損失が最小限に抑えられます。

書類への出力機能

発注書や請求書などの書類を作成する際に、ソフト上のデータを書類に出力できる機能です。この機能を活用すれば、データの手作業入力による人的ミスが減らせるうえに、書類管理が容易になります。

在庫管理ソフトを活用するメリット

在庫管理ソフトの導入がもたらすのは、現場の業務負担軽減だけではありません。管理コストの低減や資金繰りの安定など、企業の経営にとってうれしいメリットが存在するのです。ここでは、メリットがもたらされる理由、メリットの具体的な内容を解説します。

管理コストを抑えられる

在庫の欠品や棚卸しによって、目には見えにくい管理コストが発生しています。在庫管理ソフトの活用で在庫数が適切に維持されると、余計な管理コストがかからなくなって、管理コストを抑えられる可能性があります。

資金繰りが安定する

在庫を過剰に抱えると、会社の余剰資金が大きく減少するため、経営上現金が必要になった際、対応しにくい状況に陥るリスクが懸念されます。しかし、在庫管理ソフトを活用すれば、過剰な在庫を抱えることなく、適切な数の在庫維持を期待できます。その結果、会社の余剰資金に余裕を持てて、資金繰りが安定する可能性があるのです。

在庫管理ソフトを選ぶポイントは？

在庫管理ソフトは企業の経営に大きく関わる役割があるため、さまざまなポイントを加味して慎重に選定したいところです。選定時にはソフトが対応する機能や端末の種類、サポートの充実度など、気をつけるべきポイントがいくつか存在します。

必要な機能が搭載されているものを選ぶ

在庫管理業務で必要となる機能は、企業によって千差万別です。まずは、自社の在庫管理業務フローを確認したうえで、在庫管理ソフトに求める機能を洗い出しましょう。備わっていなくても問題のない機能は極力省くことで、ソフトの運用がよりシンプルに実現されます。

機能の多さだけで判断しない

ソフトの機能が多ければ多いほど操作や管理が難しくなるため、かえって業務効率の低下が懸念されます。したがって、機能の多さだけでソフト選定を行うことはおすすめできません。あくまで、自社に必要な機能が最低限備わっているものを選びましょう。

対応端末を確認して選ぶ

ソフトが対応する端末の機種やOSは提供するメーカーによって異なります。現場で使用しているPCや端末の種類やOSを確認したうえで、対応するソフトを選定するのがおすすめです。導入したソフトに対応する端末が自社にない場合、新たに端末を購入する必要があるため、導入コストが嵩む可能性が懸念されます。

費用対効果で選ぶ

ソフト導入時には、ライセンス契約やソフト購入に関わるイニシャルコストの他、月額料金のランニングコストがかかるものです。しかし、これらのコストの安さを重視するあまり、機能の充実度や操作感を疎かにすると、現場から不満が上がって業務効率化につながらない可能性があります。ソフト導入費用ももちろん重要ですが、操作性や機能の充実度なども考慮したうえで選定しましょう。

サポートが充実しているものを選ぶ

日々の業務でソフトを使用するなかで、操作方法に疑問点が生じることも少なくありません。そのような疑問はメーカーに問い合わせて迅速に解決することで、スムーズな業務が実現します。したがって、24時間対応などサポートが充実しているものを選ぶのがおすすめです。

無料で使える在庫管理ソフトの注意点

在庫管理ソフトのなかには、費用がかからないフリーソフトも存在します。注意点としては無料ゆえに機能が制限されている点や、セキュリティの脆弱性が挙げられます。また、問い合わせ対応などサポート体制が敷かれていない場合も少なくありません。
より効率的な在庫管理業務や、在庫の最適化による利益向上を目指す場合、やはり有料のソフトがおすすめです。

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まとめ

在庫管理の最適化は従業員の負担軽減や業務効率化につながるだけでなく、企業の利益向上や資金繰りの安定化も実現します。そのためには、自社の業務に適した在庫管理ソフトを選定する必要があります。UMWELTは複数のアルゴリズムの組み合わせによって、必要最低限でシンプルな機能を提供可能です。また、低コストかつ短期間で在庫管理システムを導入できますので、ぜひ一度、UMWELTについて弊社にお問い合わせください。

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