見やすい在庫管理表を作成したい！ポイントや注意点まとめ

企業で商品を販売するにあたり、在庫の管理は経営を左右する非常に重要な要素です。在庫管理表は、適切な在庫管理を実現するために活用されており、発注時にどの程度仕入れるかを判断する際の材料となります。無駄な発注をしないために必要なだけでなく、在庫が企業の資産として計上されるため、在庫管理表は経営にも大きな影響を与えます。しかし、企業によっては在庫管理表を適切に運用できず、うまく活用できていないケースがあるでしょう。そこで今回は、見やすい在庫管理表にするための作成方法を解説します。

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見やすい在庫管理表にする3つの条件

見やすい在庫管理表を実現するためには、以下に記載した3つの条件が重要です。

• 情報の明確化
• 在庫プロセスの明確化
• 場所の記録

情報の明確化

在庫管理表では、「いつ・どの商品が・いくつ」という情報の明確化が重要です。これらの情報が記載されていない場合、発注業務に大きな悪影響を与えます。在庫管理表を作成する場合には、どの段階で在庫管理表に記入するのかをルール決めしておくのも大切なため、普段の業務プロセスに組み込むと良いでしょう。

在庫プロセスの明確化

在庫管理表では、在庫プロセスを記載するときに場所も合わせて明記すると良いでしょう。例えば、A部署からB部署に在庫が移動した場合に、場所を記載しておくことで、それぞれの部署でいくつ在庫を抱えているのかがわかります。他にも在庫数を把握しておくと、在庫の数で問題が発生した場合でも、在庫の移動をさかのぼって原因究明ができます。

見やすい在庫管理表を作成するコツは？

実際に見やすい在庫管理表を作成する場合には、以下2つのコツを意識すると良いでしょう。

• 在庫処理の記入を欠かさない
• ルールに則って記入する

在庫処理の記入を欠かさない

在庫に関わる業務が発生した場合には、在庫管理表への記入を欠かさないことがポイントです。在庫管理表への記入は基本的に人間がおこなうため、在庫が移動したら必ず在庫管理表への記入を忘れないようにしなければなりません。それを忘れないためにも、目につきやすい場所に在庫管理表を置くなどの工夫が効果的です。

ルールに則って記入する

在庫管理表に記入する場合は、記入時のルールを明確にしておくことがポイントです。ルールを決める場合には、従業員が見やすいと同時に、記入しやすい工夫を盛り込むと良いでしょう。記入ルールが複雑になった場合、適切な在庫管理ができなくなる可能性があります。

見やすさ以外も重要！在庫管理表の作成や管理のポイント

在庫管理表の作成や管理時には、見やすさ以外にも重要なポイントがあります。ここでは、4つのポイントを紹介します。

在庫管理にかけるコストを抑える

在庫管理をする場合は、「時間・手間・金額」といったコストをできる限り抑えることが大切です。在庫管理は適切に管理することで経営状態を把握し、需要や供給に合った発注を可能にします。在庫管理自体が利益を生むわけではないため、在庫管理をするのが目的になってコストをかけすぎると、本来の業務に手が回らなくなり、企業の経営に悪影響を与えてしまう可能性があります。

在庫の整理整頓を心がける

在庫管理では在庫を適切な場所に置いておき、すぐに在庫が取り出せるように整理する必要があります。在庫商品を乱雑に配置した場合、商品が混在し、場所の把握が困難になります。その結果、出荷の際に異なった商品を選択してしまったり、同じ商品でも古い型式のものを出荷してしまう危険性があるのです。また、古い在庫が残っていると場所を占有し、無駄なスペースが生まれてしまいます。日頃から在庫の整理整頓を心がけることで、在庫のスペースを効率的に活用できるでしょう。

リードタイムを考慮する

リードタイムとは、発注してから納品するまでの時間を指しています。在庫管理では、リードタイムを考慮することが重要です。例えば、リードタイムが長い商品であれば、それだけ完成品に使用する部品在庫を多く抱えておく必要があります。リードタイムに合わせた在庫管理をすることで、消費者の需要に応じた商品供給が実現できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

データを分析する

在庫管理においては、在庫状況を把握するだけではなく、データを収集・確認し、改善点を分析していくのが重要です。仮に予想よりも商品の需要が高かったため部品不足になった場合、分析をおこない、次回の需要予測の方法を改める必要があります。勘に頼った在庫管理をしていくのではなく、データに基づいた理論的なアプローチが重要です。

在庫管理表を作成する際の注意点

手書きやExcelを使った在庫管理は、さまざまなリスクや問題が伴うため、可能であれば避けた方が良いでしょう。リスクや問題点としては、以下が考えられます。この中でも、考慮されることが少ないのが保守運用の手間です。特に、Excelで在庫管理表を作成した場合、特殊な関数やマクロを作り込むほど属人化していき、いざ作成者がいなくなったときに保守が困難となるでしょう。

• ミスが発生しやすい
• 記入によって関数に影響が出る
• データ消失が起きる
• リアルタイムでの状況確認ができない
• 保守運用に手間がかかる

見やすくて正確性の高い在庫管理ならUMWELT！

在庫管理表を作成する場合、手書きやExcelを利用するのではなく、在庫管理システムの活用がおすすめです。在庫管理システムの導入は、先述したリスクや問題点を解決できる他、業務の効率化にもつながります。しかし、在庫管理システムにはいくつもの種類があるのでどれを選ぶべきか悩むところです。そこでおすすめしたいのが、TRYETINGの「UMWELT（ウムヴェルト）」です。

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まとめ

在庫管理表は企業の経営を左右するため、重要な役割を担っています。適切な在庫管理は、企業にとって大きなプラスとなるため、手書きやExcel等の管理で困っている方は、在庫管理システムの導入を検討したいところです。そこで今回紹介した「UMWELT」を活用し、適切な在庫管理を実現しつつ、需要予測やデータ分析を使って効率的に業務をこなしていくのはいかがでしょうか。

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