シフト管理は経営面にも影響する！シフト管理システムの導入で効率化しよう

「シフト管理？うちは人数も多いし、メンバーの希望やスキルもバラバラ。そもそも特殊なシフトだから、自動化なんて無理じゃない」と言っていた社長さんが、「え？ここまでできちゃうの！」とびっくり。ここでは、シフト管理システムの導入が企業にどんなメリットをもたらすのか、説明していきます。

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経営状況にも影響！シフト管理の重要性

「シフト管理が大変」というのは非常によく聞く話ですが、何が大変なのか、まずは現状の課題を考えるところからスタートしましょう。

シフト管理とは？

シフト管理とは、シフト制で働く従業員の労働時間をマネジメントする管理業務のこと。シフト制はコンビニエンスストアや飲食店、病院など、サービス系の業種でよく採用されている勤務体系で、オーナー経営者や店長さん、マネージャーといった管理者がシフト管理を担っています。シフト作成は、労働基準法などコンプライアンスを遵守した上で、時間帯ごとの必要人数を把握し、従業員の希望も考慮しながら適切に人員配置を行わなければいけません。さらに売上に対して人件費コストが適正か、という経営的な視点に加え、公平なシフトづくりができるマネジメントスキルも必要です。

シフト管理の影響

多くの企業がシフト制を採用する理由は、繁忙期・閑散期などの仕事量の幅に合わせてマンパワーを調節するため。また、希望時間帯や休日に配慮することで、働きやすい職場として従業員の定着を図るためです。つまり シフト制は、うまく運用してこそ、「よい職場」の評価につながります。悪い運用で特定のメンバーに負担が偏ると不満につながり、早期退職が相次ぐなどの悪循環の生まれる要因となってしまいます。

シフト管理の問題点

問題点としてよく挙げられるのが、「シフト作成に時間がかかる」「公平な作成が難しい」という2点。飲食店での調査では、約6割の店舗がシフト作成にかかる時間を「1時間以内」とした一方、9%の店舗は「3時間以上」と回答しています。そのうち約7割が11名以上のスタッフを抱えており、スタッフ数が多いほどシフトの調整に時間がかかることが分かります。（飲食店経営者・運営者200名を対象に行ったアンケート：飲食店.COM調べ、2017年）また、「自分だけシフトに入れない」、「なぜか忙しい時間帯ばかり割り振られる」といった不公平感は、働く人のモチベーションを下げる原因に。シフトの不備は、職場の明るさまで削いでしまう大問題なのです。

従来のシフト管理方法のメリット・デメリット

管理者が独自につくったエクセルシートにシフトを入力…。これは、どのオフィスでも行われている光景でしょう。では、シフト作成の一連の業務にどれほどのマンパワーが割かれているか、今一度考え直してみましょう。

従来のシフト作成の流れ

1.希望を収集

「〇〇日までに来月のシフト希望を出して欲しい」と、口頭やメッセージアプリなどで伝えるのが一般的です。

2.仮シフトの作成

希望をもとに仮シフトを作成しメンバー、関係者に公開します。

3.シフト確定

仮シフトに対する変更要望に沿ってシフトを修正します。

4.シフト共有

確定したシフトを配布。近年ではメッセージアプリで共有することも一般的です。

従来のシフト管理のメリット

専用システムやクラウド型サービスを使わないシフト管理方法のメリットは、デジタルツールに慣れない幅広い年代の従業員にわかりやすいことです。また、シフトのことでメンバーとコミュニケーションを取るため、マンツーマンでそれぞれの事情に寄り添う配慮ができ、管理者が信頼され絆が深まる機会になっているケースもあるでしょう。

従来のシフト管理のデメリット

たくさんのメンバーの希望を延滞なく収集するのはなかなか難しいものです。スムーズに収集できたとしても、複雑なシフト作成の作業は一筋縄ではいきません。そしてシフト作成後も、その確認や修正があるため、確定までには長い期間を要します。さらに、スタッフ一人ひとりの経験値や個人的な事情まで勘案しながら、売上予算や人件費予算も織り込み、偏りなくシフトを作成することは並大抵の作業ではありません。情報が可視化されていないことでメンバーの不満の種につながりやすく、組まれたシフトに起因するトラブルの発生、管理者の精神的負担の大きさも「仕方ない」では済まないデメリットと言えそうです。

シフト作成を効率化する「シフト管理システム」とは？

上記のような事情もあり、自作フォーマットのエクセルの使用は今や古いものになってきています。それに代わり、よりスムーズにシフト管理を行う手段として、「シフト自動作成AIクラウド」の活用が、特に大手企業などで一般的になりつつあります。以下の便利機能を一度知ると、ほとんどの管理者が「もう後戻りできない」という感想を持つようです。

• フォーマット作成、関数の入力不要
• 入力ミスの防止
• デバイスを通じて、メンバーがいつ、どこからでも直接アクセスしてシフト申請可能
• 連絡コストの削減
• 申告漏れの一括チェックが可能

シフト管理システムのメリット・デメリット

では従来のやり方を一新し、最新のシステムを導入した場合、実際に職場でどのようなことが起こりうるのか、あらかじめ知っておく必要があります。ここでは、導入後のシフト作成フローの具体例をみてみましょう。

シフト管理システムを使ったシフト作成の流れ

以下のようにとてもスムーズにシフト作成を行えます。

1. シフトに組み込まれている従業員自身が、スマホやPCからシフト管理システムにログイン
2. 管理画面上で日付や時間帯を選びクリック
3. 休憩時間や移動時間なども同画面から気軽に申請
4. 申請シフトが管理画面に自動反映
5. 申請締め切り
6. 自動で確定シフトを作成、管理者がチェック
7. 確定シフトを公開

シフト管理システムのメリット

基本となるシフトパターンをあらかじめ登録しておけるので分かりやすく、申請時に迷うともありません。また、繁忙期などのイレギュラーシフトも簡単に追加作成できます。 長時間勤務や、適切でない連続勤務などを避けるため、労務規定や労働基準法などを自動的に反映するアラート機能も充実しています。さらに、シフトと実働の差が生じた場合の要因の検証など、さまざまな角度から労働時間そのものをチェックすることができます。

シフト管理システムのデメリット

導入時、メンバー全員にオンライン上のシステムの操作を周知するのはなかなかハードル高く感じるかも知れません。特に「インターネットや機械モノに弱い」と思い込んでいる人の多い職場では、話を聞いただけで拒否反応が起こることもあるでしょう。また、システムの導入の費用対効果についても検討が必要です。

こんな職場には特にシフト管理システムがおすすめ！

「では、うちは管理システムを導入したほうがいいのか、現状のままでいいのか」と考えた時、以下の項目が判断材料となります。この中に思い当たることがあれば、導入の検討をはじめる時期がきているのかも知れません。

従業員数が多い

シフト作成が大変なのは、従業員数の多い職場です。従業員が多ければ多いほど、それぞれの希望を公平に叶えることが難しく、シフト作成の難易度が高くなります。そのような職場では、シフト管理システム導入の効果はとても高く、管理者の負担は激減するといっても過言ではありません。

管理者の負担を減らしたい

多くの管理者は、「業務に占めるシフト作成の割合が多すぎる」と感じています。同時に「顧客にもっと向き合ってサービスを向上させたい。メンバーに寄り添うマネジメントをしたい、店舗運営を通した自己実現をしたいなど、ほかにやりたいことがあるのに時間がない」というジレンマも抱えています。そんな管理者の思いに応えられる効率化の一つが、シフト管理システムです。

シフトが複雑な業種である

業種によってシフト形態はさまざま。夜勤ありの交替勤務で時々変則が加わる、同じ職場でも職種によりシフトパターンが違うなど、考慮する要素が多いシフト作成こそ、システム化の効果が大きいと言えます。そんな職場では残業手当の計算も難しく、コンプライアンスを守るために人が何重にもチェックしているのが現状でしょう。手当計算まで自動化でき、法的な見落としも防げるという点も、見逃せないメリットです。

複雑なシフトも一瞬作成！シフト管理システムなら「HRBEST」

TRYETINGの「HRBEST」は、「組合わせ最適化」を用いたアルゴリズムを活用して、複雑なシフトも一瞬で作成でき、多くの管理者の皆さんを驚かせています。HRBESTには、かゆい所に手が届く便利な機能がたくさん搭載されていますが、ある大手量販店の店長さんからは「トラブル対応可能な責任者クラスが常時シフトに入る『責任者フラグ』がとてもいい。安心感が違う」という、嬉しいコメントをいただいています。

まとめ

管理者を悩ませるのは、業務にかかる手間だけでなく、メンバーから「シフトが公平でない」と思われ、不満を持たれること。人ではなくAIが自動的に作成することで、そんな精神的負担を回避できるとしたら、ぜひ取り入れたいですよね。透明性が高くフェアな職場づくりの隠れた立役者。シフト管理システムは、そんなツールなのかも知れません。

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