病院のシフト管理を簡単に！システム導入のメリットや選び方について解説

24時間365日体制で運営している医療機関は、深夜や早朝の勤務があり、シフトを組むのも一苦労です。また、一度シフトを完成させても、イレギュラーで変更になることがあります。特に紙でシフトを組むのは時間と労力がかかりますので、シフト管理システムの導入がおすすめです。今回はシフト管理システムを導入するメリットと選び方について説明します。

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この記事の要点

　
• 人手不足や勤怠管理の煩雑さにより、病院のシフト管理は大変

　

• 自動計算や、複雑な勤務体系にも対応できるシステム導入がおすすめ

　

• シフト作成ツールを選ぶ際は無料体験で試してみたり、サポート体制が整っているかを確認するのがおすすめ

病院のシフト管理の現状

病院のシフト管理には、他の業種にはない難しさがあります。具体的にはどのような問題があるのか、ここでまとめて紹介します。

医療業界の人手不足

医療業界のなかでも、特に保健師や助産師、看護師など、いわゆる看護職員の人材不足は年々深刻化しています。看護職員就業者数の数自体は増えていますが、一方で離職率も高く、ニーズに対して人材の供給が追いついていないのが現状です。そのため、少ない職員でシフトを無理やり組んでいる病院も少なくありません。

複雑な集計業務

病院の主な収入には、患者が保険証を提示して受けた医療行為に対して、保険制度から支払われる診療報酬があります。1点10円であり、すべての医療行為について点数が決められています。この報酬を受けるためには、診療報酬の要件に合う人員配置を行わなければいけません。例えば宿直は週1回までのルールがあるため、シフトの作成が複雑化しています。

勤務形態の把握

24時間体制で運営している病院には、夜勤や当直勤務を担当する医療従事者がいて、その職員には割増手当を支給しなければいけません。一方で、夜勤のない事務スタッフも在籍しているため、一人一人の勤務形態を把握しなければいけません。

紙ベースの勤怠管理

紙ベースの勤怠管理となると全て手作業になり、シフト作成の手間が煩雑になります。電卓を使った給与計算になるため、ミスも発生しがちです。また、修正が発生した場合に、その都度消してやり直しになるところも面倒な点と言えます。

スタッフに対応したシフト作成

正職員やアルバイト、パートなど、雇用形態によってシフトの作成方法が変わってくることがあります。医師や看護師、事務スタッフなど、多くの職員が働く病院で、職員のシフトをまとめるのは至難の技かもしれません。

病院のシフト・勤怠管理でシステム導入するメリット

シフト管理が難しいとされる病院で勤怠管理システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは代表的な3つのメリットを紹介します。

複雑な勤務形態に対応

勤怠管理システムを導入することで、それぞれの病院に在籍している職員の勤務形態に対応したシフト作成と勤怠管理を期待できます。従来の紙やエクセルのシフト管理では、管理者が見やすいように工夫しなければなりませんでしたが、勤怠管理システムを導入すればその作業も不要です。

自動計算

勤怠管理システムはシフトの作成だけではなく、給与の計算も自動でしてくれます。そのためミスなく一人一人の給与計算を任せられるはずです。早朝や深夜勤務など、割増料金についても考慮してくれるため、複雑な給与計算を自分たちで行う必要は全くありません。

シフトの見える化

システムによって異なりますが、ほとんどのものはスマホやタブレットから、簡単にシフトを確認できます。紙のシフト表のように、わざわざ人数分をコピーして配布する必要がありませんし、変更があった場合は、すぐに全職員へ共有できます。勤務先全体のシフトを確認できるところもメリットです。

病院のシフト管理で必要とされる機能

シフト作成や給与計算だけではなく、さまざまな機能がついた勤怠管理システムが存在します。そのなかでも特に重要度の高い2つの機能を紹介します。

複数端末に連携機能

スマホやタブレットなど、複数の端末と連携していれば、職員が自分の端末で打刻や閲覧が可能です。をできます。タイムカードを使う必要がなく、コストを削減できます。端末さえあればどこでも打刻できるので、打刻忘れに気付いた時もすぐに対処できます。

労働基準法に対応機能

労働基準法や病院独自の就業ルールに対応できる機能がついていると、法律や就業ルールに沿ってシフトの作成が可能です。うっかりルール違反のシフトを作成してしまった時でも、アラート機能が付いていればミスを指摘してもらえるため、重宝します。

病院のシフト管理システムを選ぶ時のポイント

さまざまな企業が病院のシフト管理システムをリリースしています。ここでは、そのなかから自分にマッチするシステムの選び方を紹介します。

サポート

初めてシステムを導入することになれば、トラブルも発生するかと思います。その場合、質問に答えてくれるサポート体制が整っていると、心強いものです。チャットや電話で対応してくれるサービスであればスピーディーな回答で、スムーズなシフト作成を期待できます。

無料体験

良さそうと思って導入したものの、想定以上にシステムが複雑で使いこなせなかった…という事例は少なくありません。そのような失敗を避けるために、まずは無料体験サービスを実施しているシステムを選んだ方が無難です。このふたつの条件を兼ねそろえたシフト管理システムが「HRBEST」です。

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トライエッティングが開発するシフト自動作成AIクラウドHRBEST（ハーベスト）は、病院の複雑なシフト作成を一瞬で行うことができます。部門ごとや、医療業界のルールに則ったシフト作成が可能で、高い効果がを期待できます。急な欠勤も再計算し、能力に応じたシフト作成をしてくれるため、配置レベルが偏ることもありません。クリックひとつでシフトが組まれるため、誰でも取り扱えます。スタッフはいつでもどこでもシフトの提出と確認が可能です。

まとめ

病院のシフト管理をクラウドに任せる事によって、負担が大きく軽減されます。緊張感に包まれている病院では、少しでもストレスを減らして業務に取り掛かりたいものです。勤務管理システムの導入を検討されている病院様は、ぜひ一度HRBESTをお試しください。無料体験期間がございます。

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