介護職のシフト作成の特徴や問題は？解決の方法を徹底解説！

介護職のシフトは、休日が不規則、人手不足が多いことから非常に組みづらく作成が難しいと言われています。では、介護職におけるシフト作成では、具体的にどのようなポイントに気をつけたらいいのでしょうか？シフトの組みづらさに対して、解決策はあるのでしょうか？そこで、今回の記事では介護施設でのシフト作成の特徴や問題を踏まえた上で解決のコツについて紹介していきます。

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介護職のシフト作成前に│シフトの特徴やルール

介護の仕事では、勤務条件や休みの日など、守るべきルールが多く定められています。では、介護職の仕事には具体的にどのような特徴や決まりがあるのでしょうか？そこで、まずは介護職の仕事におけるルールや、シフト作成者が抱えがちな問題、特徴について紹介していきます。

1.介護職の基本的なシフトパターン

介護職のシフトパターンは、一般的に日勤、夜勤の2交代制が多いです。ただ、施設のなかには、早番、日勤、遅番、夜勤の4つに分けられているケースも。なお、休日においては週休2日でシフトが組まれる所が多いものの、施設によっては休日出勤、曜日に関係なくシフトが組まれるなど、土日祝日に必ずしも休みが取れるとは限りません。

2.介護職の基本的なシフト作成ルール

介護職における基本的なシフト作成ルールのひとつに、過剰な連続出勤は避けるため一定ペースで休日を作るというものがあります。一般的な公休のペースは、出勤3～4日につき1回のペースです。さらに職員の希望の日に休みがとれるようにする、出勤時間や負担の偏りがないかへの配慮、残業や休日出勤はなるべく作らないことが挙げられます。

介護職のシフト作成における問題点

介護職のシフト作成はルールが複雑であるため、非常に手間と時間のかかる作業です。では、特に介護職のシフトにおいて作成者が頭を悩ませるポイントには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか？ここからは、次に介護職のシフト作成のなかでも問題として挙げられやすいポイントについて紹介していきます。

1.シフト表の作成に時間や手間がかかる

介護職のシフト作成は、必要人数、法令、就業規則などから定められた勤務条件に合致するようにシフトを埋めなければならないため、非常に時間や手間がかかります。また、シフト表作成は連続勤務日数の上限、休みの回数、夜勤の回数上限、スタッフ数の確保など、さまざまな勤務条件を考慮した上で完成させなくてはならないため、決して誰にでもできるものではありません。

2.シフト管理者が現場に寄り添えない

介護施設でサービスの質を向上させていくには、スタッフがどれだけ現場に寄り添えるかが重要です。また、介護業務のみならず、新人スタッフへの教育、施設運営業務に携わる時間も必須といえます。しかし、介護職のシフト表作成は非常に手間や時間がかかってしまいがち。シフト作成に手間がかかると、スタッフが現場に割ける時間が減ってしまいます。とくに介護職は人手不足問題を抱えている施設も多く、シフト作成担当者もずっとシフト作成だけを行う訳にはいかないでしょう。

3.シフトを組むための人手が足りない

介護施設では、人手不足が深刻化していると言われています。しかし、いくら人手不足とはいえサービスの質は落とせません。そのため、シフト表を作成する際には、サービスの質を維持しつつ、必要な人数を割り当てていかなければなりません。よって、介護施設のシフト作成は、人員不足のなかでも何とかサービスの水準を維持するために組まなければならないため、時間や手間が避けられないことが難点と言えます。

4.公平なシフトを組めない

昼夜、土日関係なく24時間365日、利用者のために介護サービスを行う介護業務は、スタッフにとって実にハードな仕事です。そのため、介護施設では特定のスタッフに負荷がかからないようにシフトの割り当てを配慮しなければなりません。ただ、さまざまな勤務条件を守りつつ、スタッフ全員が満足するシフト表を作成することは非常に難しいと言えます。しかし、公平なシフト表が作成できないと、スタッフから不満が起こる原因にもなりかねません。スタッフがやる気をなくすと、そのままサービスの質の低下に繋がりかねないので注意が必要です。

介護職のシフト作成をするコツは？

介護施設のシフトは、勤務条件や人手不足問題を考慮して組まなければならないため、非常に難しい作業です。では、シフト作成を上手くやるにはどのようなコツがあるのでしょうか？以下では、介護職のシフト作成をするコツ、抑えておきたいポイントについて紹介していきます。

1.必要な人員の構成を把握する

介護施設では、まず先に現場で必要となる人員の構成を把握することが大切です。たとえば、入浴日の時間帯、デイサービスであれば送迎の時間帯、食事提供の時間帯、介護業務の時間帯など、その時間帯には何人入れば大丈夫なのかを把握しておきましょう。また、サービスを円滑に回していくためには、単に人数だけでなく能力バランスも考慮しなければなりません。シフトを組む際には、新人、ベテラン、専従、非専従などそれぞれの能力や経験値を踏まえた上で人員配置をしましょう。

2.法律や行政の配置基準を守る

介護施設のシフト作成は、法律、行政で決められている職員の配置基準を厳守する必要があります。例えば、介護施設であれば人員配置基準、法や就業規則で決められた労働時間、休憩時間数、休日数を守らなければ実地指導による注意喚起、行政処分の対象となるケースがあるので注意が必要です。なお、この基準については各自治体のホームページ、厚生労働省で確認できるので、作成前にぜひチェックしておきましょう。

3.確定しやすい日からシフトを組む

シフト作成する際には、まず職員の希望休、出勤日固定の職員、早番や遅番のみなど勤務条件が明確になっている非常勤の職員、イベントや入浴日、委員会の日など、シフトを組む上で確定しやすい日から決めていきましょう。とくに希望休、出勤日固定の職員、固定シフトで働く非常勤、イベント、委員会等は変更が効きずらい日なので、最優先に決めてしまいましょう。

4.夜勤を優先してシフトを組む

夜勤は、他の時間帯よりも負担が大きくなるため、なるべく一定のペースで公休を入れられるようにシフトを組んでいきましょう。できれば、介護職の月休みは9日が平均であるため、公休は出勤3〜4日毎に入れられると理想的です。

5.完璧なシフトを作成しようとしない

シフト作成者が、必要な人員配置を行い、なおかつサービス維持のために能力や経験値に偏りが出ないように考慮するのは非常に難しいところ。さらに、職員の希望休を全て聞いた上でシフトを組むのは難しいと言えるでしょう。そのため、作成者は必ずしも完璧なシフトを作成しようと考えないことが大切です。そもそも人員不足の多い介護施設では、残業、連勤、職員間の人間関係などを踏まえた上で理想的なシフト作成は困難と言えます。シフトを組むのが難しいと感じたら、優先順位をつけた上で多少は妥協しなければならないと考えておきましょう。

6.必要に応じて職員への相談やヘルプを頼む

シフトを作成しようとしても、どうしてもシフトに穴が空いた時は、介護課長や主任など、直属の上司にヘルプをお願いできないか相談してみましょう。また、相談やヘルプをお願いしても無理だった場合は、早出や残業かど日勤者が時間外労働をして上手くフォローしていきましょう。

介護職のシフト表は自動作成が便利！

介護職のシフト作成は、さまざまな部分において配慮しなければならず手作業で行おうとすると手間がかかりますが、シフト表を自動作成できるサービスを利用すれば、手間や作業時間をカットすることができます。では、シフト自動作成ツールを利用すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？そこでここからは、シフト自動作成ツールを利用した際のメリットについて紹介していきます。

1.シフト表作成にかかる負担が減る

シフト表自動作成ツールでは、勤務条件、スタッフの希望を登録登録しておけば、あとはシステムが自動でシフトを作成してくれるので、手作業に比べると作成時間を大幅にカットすることができます。作成時間を短縮することにより、現場におけるサービスやマネジメント業務などに時間を割り当てることができ、サービスの質向上にも繋がります。

2.職員にとって公平なシフト表を作成できる

シフト作成ツールでは、全てのスタッフの勤務回数、休みの回数を均一にして事前登録しておけば、自動で公平なシフト表を作成することが可能です。シフト表作成者も、公平なシフト表を作成しなくてはならないというプレッシャーから解放される上に、他のスタッフからみても公平なシフト表が確実に作ってもらえるため、結果としてスタッフ全員の満足度や安心感に繋がります。

3.誰でもシフト表を作成できる

シフト自動作成ツールを利用すれば、システムが自動で答えを出してくれるため、誰でもすぐにシフト表を作成することができるようになります。誰がシフト作成担当者になっても前任者と変わらないシフト表を作成することが可能になるため、仮にシフト作成担当者が急に退職しても引継ぎが簡単なので安心です。

HRBESTなら介護職のシフト作成が簡単にできる！

HRBESTは、勤務条件さえ登録しておけばシフト作成を簡単に作成してくれる便利なツールです。シフト作成は、労働基準法、所定労働時間、連勤、公休、各種休暇、社内ルールに基づいて自動作成を行います。そのため、人員配置基準、法や就業規則で決められた労働時間、休憩時間数、休日数を守らなければ指導の対象になってしまう介護施設でも安心して利用することができます。また、HRBESTではスマホからスタッフが直接シフト希望を提出できるため、作成者も希望を確認する手間も省けます。さらにHRBESTは、クラウドという特性上データは常に最新版なので更新作業、買い替えする必要もありません。こちらの自動作成ツールを利用すれば、シフト作成における作業時間をカットできるため、現場業務、新人スタッフへの教育、施設運営業務に時間を充られるようになり、サービス全体の質向上にも貢献できます。

まとめ

介護職のシフト作成作業は、人手不足問題、労働時間の決まりなどを考慮して作成しなければならず、誰でも簡単にできるものではありません。さらに、介護施設のスタッフは常に現場の対応に追われており、シフト作成に時間を割くことが困難です。そこでオススメなのが、自動シフト作成ツールのHRBESTです。HRBESTは、勤務時間や条件を登録するだけで、自動でシフト作成を行ってくれます。とくに、人手不足問題を常時抱えている、現場業務における時間を大切にしたいのでシフト作成や管理に時間を回せない介護施設においても、HRBESTはまさにオススメの自動作成ツールと言えるでしょう。みなさんも、HRBESTを利用して効率よくシフト作成や管理を行いましょう。

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