シフト作成のコツとは？基本的な流れやおすすめの方法

アルバイトやパートの多い業種では、従業員の業務効率を上げるためにシフト制を採用している企業が多いです。しかし、シフト作成はスタッフ1人1人の都合を聞かなければならないため、大変時間がかかります。実に負担の大きな業務と言えるでしょう。また、シフト表はスタッフの意見を尊重して組めばいいものではありません。業務を効率化させる、売上アップを測るためにも、スタッフのスキル、経験を考慮するなど要点を押さえて作る必要があります。
では、効率よくシフト作成をするにはどうすればいいのでしょうか。今回は、効率よくシフト表を作成するためのノウハウについて紹介していきます。シフト作成に悩んでいる、シフト作成を効率よく行えるコツを知りたい方はぜひご参考ください。

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シフトを組む前に│シフト管理者が抱えがちな悩みとは？

スタッフにも色々な人がいますし、それぞれにスケジュールがあるため、いざシフトを組もうとするとなかなか難しいものです。では、シフト作成でよくある問題には、具体的にどのような内容が挙げられるのでしょうか？そこで、まずはシフト管理者がシフトを組む時にありがちな問題について紹介していきます。

1.期日までに希望のシフトを提出してもらえない

シフト表の共有を行うには、スタッフからシフト希望を集めてスケジュールを立てる必要があります。しかし中には、提出忘れや、ギリギリまで提出しないなんてスタッフもしばしば。また、そんなタイプのスタッフに上手く催促するというのも難しいところ。「あなただけが、まだシフトの希望を出してないのだけど」と強く催促すると、スタッフとの関係が悪くなるなんてこともありそうです。
しかし、そうは言ってもスタッフそれぞれの集まらなければ、シフト作成をしてスケジュールを立てることはできません。
スタッフのシフトを期日までに集めるためにも、目につく場所に張り紙をする、早めに催促をするなどして、全員が期限までに提出できるだけの工夫が大切です。

2.シフトの希望に偏りが出来てしまう

とくに連休前後は、スタッフの希望が偏ってしまいがち。シフト希望が重なると、調整も大変です。スタッフに、シフト希望以外の日に働いて貰う際には、再び勤務日の相談が必要となります。しかし、どうしてもスタッフの都合が合わず、人手が足りない日ができてしまう場合は、他店へ早急に助けを求めましょう。

3.特定の従業員に負担がかかってしまう

スタッフの経験やスキルを踏まえない、もしくは特定のスタッフの都合ばかり聞いてしまう、人員配置をまず優先するなど、全体を考慮せずにシフトを組んでしまうと、特定のスタッフの負担ばかりが増えてしまいがち。業務を滞りなく円滑に進めるためにも、各スタッフのスキル、経験を踏まえた上でバラつきのないようにシフトを組むことが大切です。

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シフトを組むまでの流れは？

実際に作成者がスタッフ達のシフトを組む際には、どのような流れで進むのでしょうか？ここからは、作成者がシフトを組むまでの流れについて、具体的に紹介していきます。

上手くいくシフト作成の6つのコツ

シフトを効率よく作成するには、どのようなポイントを意識すればいいのでしょうか？まずはシフトの流れを理解した上で、業務が上手くいくポイントについて6つのコツを説明していきます。

1.誰もが見やすいシフト表にする

見づらいシフト表は、給与計算の間違い、スタッフによるシフトの間違いなどミスを起こす原因にもなりかねません。このようなミスを防ぐためにも、誰もが見やすいシフト表を作成するよう意識しましょう。

2.シフトの希望を早めに申告してもらう

シフト作成のために、スタッフ1人1人の都合に合わせて出勤曜日、時間を固定するのは難しいところ。シフト作成をスムーズに行うためにも、従業員のシフト希望を早めに収集するよう声をかけていきましょう。例えば、スタッフが学生の場合は、学校のイベント、テスト期間など事前に分かっているスケジュールについて早めに申告してもらえるようにお願いすることが大切です。また、シフト表の作成には余裕をもち、スケジュールが決まったら、なるべく早めに発表しましょう。

3.人員配置の数は売上を基準に決める

お店の繁忙期にスタッフが足りないと、売り上げを逃してしまうなんてことも。逆に、閑散日にスタッフを多く配置してしまうと、人件費を無駄に消費する原因にもなりかねません。人件費をより有効に活用するためにも、人員配置の数を時期や売上に合わせて決めることが大切です。お店の繁忙期、閑散日はいつになるか、またその時期に必要な人員の数を分析してスタッフの適正人数を計算しましょう。

4.各従業員の特性や能力を把握しておく

スタッフのスキルや特徴が偏りすぎていると、業務が円滑に進まなくなり売り上げ低下につながる可能性もあるので注意しましょう。シフト管理者は、スタッフそれぞれの性別、年齢、役割、経験値、能力、性格などといった特徴を理解しておきましょう。

5.従業員同士の関係性を把握してシフトを組む

スタッフ同士が仲良く、和気あいあいとした職場であれば問題ありませんが、人間関係においては必ずしも全員が上手くいくとは限らないもの。仲の悪い、もしくは馬の合わない者同士が同じシフトとなると、コミュニケーションが上手くいかないことから業務が円滑に進まなくなることもあります。業務をスムーズに行えるような職場にするためにも、シフト作成時にはスタッフ同士の人間関係にも配慮しましょう。

6.将来的なことを考えながら対策しておく

スキルがあり経験も豊富なスタッフは、将来的にもっと時給のいい仕事先など、今の職場を離れてしまう可能性が高いです。優秀なスタッフが辞めても困らないためにも、スキルや経験豊富な人と新人スタッフをなるべく同じシフトに入れるようにしましょう。

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エクセルを使ってシフトを作成する方法

シフト表は、エクセルでも作成可能です。エクセルの中でも、オススメなのが積み上げ横棒グラフを使用したガントチャートを作成する方法です。ガントチャートは視覚的効果が高いため、時間帯を一目で確認することができます。
作り方としては、まずエクセルで表を作成するところから始めます。次に、必要項目として氏名、希望始業時間、希望終業時間、就業時間を入力します。そして、氏名、始業時、就業時間の範囲を選択し、Ctrlキーを押しながら選択します。次に、挿入タブから縦棒/横棒グラフの挿入ボタンを選択しクリック。メニューから積み上げ横棒を選ぶと、積み上げ横棒グラフの完成です。
但し、エクセルなどの表計算ソフトによる作成は、結局のところ人の手によるものなのでどうしても入力ミスが起こりがち。作成が終わったら、間違いがないか何度も見直してチェックしましょう。

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シフト作成をする際の注意点

シフト作成する際には、どのような点に注意すればいいのでしょうか？そこで、以下ではシフト作成をする上で注意すべきポイントを紹介していきます。

1.シフトの確定が遅くならないようにする

シフトが公開されないと、スタッフは予定が組めないためイライラしてしまいがち。しかし、シフト希望が集まらないと確定が遅れてしまうなんてことも。確定が遅れないためにも、シフト希望を提出する期間厳守を行い、最低でも期間3日前には提出をお願いするよう声をかけておきましょう。

2.私情を挟まないようにする

シフトを作成する際には、「仲のいいあの人と一緒がいい」「人が多く来店する時間の勤務は大変だから避けたい」など、スタッフ1人の私情を挟まないように意識します。自分や他の誰かの都合で有利なシフトを作ってしまうと、職場の雰囲気の悪化、または他の従業員から反感を買ってしまいがち。たとえ仲の良いスタッフがいたとしても、シフト作りは公平に行いましょう。

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ツールを使ったシフト作成がおすすめ！

シフト作成を手書きやエクセルなどを利用して自力で行おうとすると、作成者に大変な労力がかかってしまいます。そこで、オススメなのがツールを使ったシフト作成です。シフト作成に便利なツールを導入することで、従業員の不満を減らし、さらに売上や生産性の向上にも繋がります。では、シフト作成用のツールでは、具体的にどのような作業ができるのでしょうか？ここからは、シフト作成ツールでできる内容にはどのようなものがあるかについて説明していきます。

1.ツールならシフトの希望を一括管理できる

ツールであれば、スタッフのシフト希望はシステムを通して行うため、わざわざ人が希望を取りまとめて、表作成をする必要はありません。また、ツールによって集められたシフト希望は、自動でシフト表に反映されます。

2.効率的なシフト作成と人員配置ができる

ツールによってシフト作成を行うことで、スタッフは軽い調整さえすればシフト表を効率よく完成させることができます。シフト作成を簡略化することで、空いた時間を人員の配置、スタッフ教育などに時間を割くことができます。

▼シフト表作成に役立つツールのメリットやおすすめを詳しくご紹介します。
シフト表作成に役立つツールとは？メリットやおすすめは？

HRBESTならシフト作成の効率化ができる！

HRBESTは、シフトを簡単に作成できる自動作成AIクラウドです。シフト希望は各自のスマホから希望シフトを提出するため、より迅速なスケジュール調整ができます。所定労働時間だけではなく、連勤や公休、各種休暇、社内ルールも考慮してシフトを自動作成します。HRBESTはクラウドという特性上、データは常に最新版で、労働基準法の改正にも随時対応しています。また、スタッフが6連勤を超えるような連勤を含まないようにする、トラブル対応可能な人員が常に勤務できるようにシフトを作成することも可能です。クラウドであるため、更新作業や買い替えも一切必要ありません。導入コストも非常に低いです。
HRBESTは、まさに効率よくシフト作成を行いたい、シフト作成業務によるミスを減らしたい、作成業務分の人件費を減らしたい企業にとってもってこいのツールと言えるでしょう。

まとめ

シフト作成を人が行おうとすると、スケジュール確認、表作成など時間がかかってしまいます。そこで、シフト作成を効率よく行うためには、便利なツールを駆使することがオススメです。効率よくシフト作成ができるため、その分人員配置、商品開発やスタッフ教育など他の業務に時間を回すことができるようになります。
特にオススメなのが、シフト自動作成AIクラウドHRBEST。スマホから各スタッフが希望のシフトを提出するため、煩わしさもありません。便利で簡単にシフトを作成できるツールを使って、業務をより効率化させていきましょう。

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