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シフト作成の効率化：最新ツール比較と活用法
目次
この記事では、シフト作成の効率化に焦点を当て、最新のツールやシステムを比較・解説します。従来のシフト作成の課題を理解し、クラウド型管理システムやスマートフォンアプリ、Excel用アドインなど、様々なツールの特徴や機能を詳しく紹介します。自動シフト生成や従業員の希望反映、労働法規対応など、主要機能の解説も行います。
さらに、HRBEST、ジョブカン勤怠管理、Airシフトなど、具体的なツールの比較も提供します。シフト作成ツールの導入により、時間短縮、効率化、公平性の確保、コスト削減などのメリットが得られることが分かります。最後に、導入時の注意点も押さえているので、シフト作成の悩みを抱える管理者や経営者にとって、問題解決の糸口となる情報が得られます。
1. シフト作成の基本と課題
シフト作成は多くの企業や店舗にとって重要な業務ですが、同時に多くの課題も抱えています。効率的かつ公平なシフト作成は、従業員の満足度や業務効率に大きな影響を与えます。ここでは、シフト作成の基本的な考え方と、多くの企業が直面する課題について詳しく解説します。
1.1 シフト作成の重要性と難しさ
シフト作成は単なる勤務表の作成以上の意味を持ちます。適切なシフト管理は、以下のような重要な役割を果たします。
- 必要な人員の確保
- 労働時間の適正管理
- 従業員の希望への配慮
- 公平な労働環境の提供
- 業務効率の最適化
しかし、これらの要素を全て満たすシフトを作成することは非常に難しい課題です。特に従業員数が多い場合や、業務内容が複雑な場合はさらに困難になります。
1.2 従来のシフト作成方法とその問題点
多くの企業では、以下のような従来の方法でシフト作成を行っています。
| 方法 | 問題点 |
|---|---|
| 手書きによる作成 | 時間がかかる、ミスが起きやすい、修正が難しい |
| Excelなどの表計算ソフトを使用 | 複雑な条件設定が難しい、自動化が限定的 |
| 紙ベースでの希望シフト提出 | 集計に時間がかかる、紛失のリスクがある |
これらの方法には、以下のような共通の問題点があります。
- 時間と労力がかかりすぎる
- 人為的ミスが起きやすい
- 急な変更に対応しづらい
- 公平性の担保が難しい
- 労働法規への対応が不十分になる可能性がある
厚生労働省の労働時間制度の概要によると、労働時間管理は使用者の責務とされています。適切なシフト管理はこの責務を果たす上で非常に重要です。
1.2.1 シフト作成における具体的な課題
シフト作成者は以下のような具体的な課題に直面することが多いです。
- スキルレベルの異なる従業員を適切に配置すること
- 繁忙期と閑散期で適切な人員配置を行うこと
- 従業員の希望と業務のニーズのバランスを取ること
- 急な欠勤や予期せぬ忙しさに対応すること
- 長時間労働や過度の夜勤を防ぐこと
これらの課題に対応しつつ、効率的かつ公平なシフトを作成することは、多大な時間と労力を要する作業です。そのため、多くの企業がシフト作成の効率化と最適化を求めています。
シフト作成の自動化やAI活用によるソリューションは、これらの課題を解決する有効な手段として注目されています。次章では、そのようなツールの種類や特徴について詳しく見ていきましょう。
2. シフト作成ツールの種類と特徴
シフト作成ツールには、主に以下の3種類があります。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
2.1 クラウド型シフト管理システム
クラウド型シフト管理システムは、インターネットを通じてアクセスできるオンラインのシフト作成・管理ツールです。主な特徴は以下の通りです。
- 場所を選ばずアクセス可能
- リアルタイムでの情報共有が容易
- 自動バックアップ機能でデータ損失のリスクが低い
- 定期的なアップデートで常に最新機能を利用可能
代表的なサービスとしては、「HRBEST」や「ジョブカン勤怠管理」などがあります。これらのシステムは、シフト自動作成機能や従業員との連絡機能、勤怠管理機能など、多岐にわたる機能を備えています。
2.2 スマートフォンアプリ
スマートフォンアプリは、モバイル端末を通じてシフト管理を行うツールです。主な特徴は以下の通りです。
- 従業員が手軽にシフトを確認・申請可能
- プッシュ通知機能でリアルタイムの情報共有が可能
- GPS機能を活用した出退勤管理が可能
- 直感的なUI/UXで操作が簡単
代表的なアプリとしては、「シフトボード」や「Airシフト」などがあります。これらのアプリは、従業員のシフト希望収集から、シフト表の作成・共有まで一貫して行えるため、特に小規模な事業所やアルバイトが多い職場で人気があります。
2.3 Excel用アドイン
Excel用アドインは、Microsoft Excelの機能を拡張してシフト作成を支援するツールです。主な特徴は以下の通りです。
- 既存のExcelスキルを活かせる
- カスタマイズ性が高い
- 初期投資が比較的低い
- オフライン環境でも使用可能
代表的なアドインとしては、「シフト作成くん」や「らくらくシフト」などがあります。これらのアドインは、Excelの関数やマクロを活用してシフト作成を効率化します。特に、既存のExcelベースのシフト管理からの移行を考えている企業にとっては、導入のハードルが低いオプションとなります。
2.4 各ツールの比較
以下の表で、各ツールの特徴を比較してみましょう。
| ツールの種類 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| クラウド型システム |
|
|
| スマートフォンアプリ |
|
|
| Excel用アドイン |
|
|
シフト作成ツールの選択は、企業の規模や業種、既存のシステムとの親和性などを考慮して行う必要があります。経産省のDX支援ガイダンスも参考にしながら、自社に最適なツールを選択することが重要です。
また、導入を検討する際は、無料トライアル期間を設けているサービスを活用し、実際に使用感を確かめてみることをおすすめします。多くのクラウド型システムやスマートフォンアプリでは、一定期間の無料利用が可能です。
シフト作成ツールの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、従業員の満足度向上や労務管理の適正化にもつながる重要な取り組みです。自社の状況をよく分析し、最適なツールを選択することで、より効果的なシフト管理を実現できるでしょう。
3. シフト作成ツールの主要機能
シフト作成ツールには、シフト管理を効率化し、労務管理を適切に行うための様々な機能が搭載されています。ここでは、シフト作成ツールの主要な機能について詳しく解説します。
3.1 自動シフト生成
シフト作成ツールの最も重要な機能の1つが自動シフト生成です。この機能により、以下のような作業が自動化されます。
- 従業員の希望シフトや勤務可能時間の反映
- 必要人員数に応じた適切な人員配置
- スキルレベルを考慮した配置
- 労働時間や休憩時間の法令遵守
自動シフト生成により、手作業で何時間もかかっていたシフト作成作業が数十分で完了し、大幅な業務効率化が実現します。
例えば、HRBESTのAIシフト自動作成機能では、過去のシフトデータや売上データなどを学習し、最適なシフトを自動で生成することができます。
3.2 従業員の希望反映
従業員の希望を適切に反映することは、働きやすい職場環境づくりに欠かせません。シフト作成ツールには以下のような機能があります。
- 従業員が希望シフトをアプリやWebから入力
- 希望休や勤務不可日の設定
- 希望する勤務時間帯の指定
- 希望シフトの承認・却下機能
従業員の希望を反映しやすくなることで、シフトに対する満足度が向上し、離職率の低下にもつながります。
3.3 労働法規対応
労働基準法をはじめとする労働関連法規に準拠したシフト作成は非常に重要です。シフト作成ツールには以下のような法令遵守機能が搭載されています。
- 法定労働時間の管理
- 休憩時間の自動挿入
- 時間外労働の管理と警告
- 深夜労働の管理
- 36協定に基づく残業時間の管理
厚生労働省の労働時間制度の解説によると、労働時間管理は使用者の責務とされています。シフト作成ツールを活用することで、法令遵守の負担を大幅に軽減できます。
3.4 シフト調整・変更機能
作成したシフトの調整や変更を柔軟に行える機能も重要です。主な機能としては以下の通りです。
- ドラッグ&ドロップでのシフト調整
- シフト交代申請・承認機能
- 急な欠勤や遅刻への対応
- 繁忙期や閑散期に応じた人員調整
柔軟なシフト調整機能により、急な予定変更や人員不足にも迅速に対応できます。
3.5 勤怠管理機能
一部のシフト作成ツールには勤怠管理機能が統合されています。主な機能は以下の通りです。
- タイムカード機能（出退勤打刻）
- 実労働時間の自動集計
- 残業時間の管理
- 有給休暇の管理
シフト作成と勤怠管理を一元化することで、より正確な労務管理が可能になります。
3.6 分析・レポート機能
蓄積されたシフトや勤怠データを分析し、業務改善に活用できる機能も重要です。
- 労働時間の可視化
- 人件費の分析
- シフトパターンの分析
- 業務効率の分析
データに基づいた分析により、より効率的な人員配置や労務管理が可能になります。
3.7 他システムとの連携
シフト作成ツールの機能をさらに拡張するため、他のシステムとの連携機能も重要です。
- 給与計算システムとの連携
- 人事システムとの連携
- POSシステムとの連携（売上データの活用）
- 勤怠管理システムとの連携
システム間連携により、データの二重入力を防ぎ、より効率的な業務運営が可能になります。
| 機能 | メリット |
|---|---|
| 自動シフト生成 | 作業時間の大幅削減、最適な人員配置 |
| 従業員の希望反映 | 従業員満足度向上、離職率低下 |
| 労働法規対応 | 法令遵守の負担軽減、リスク管理 |
| シフト調整・変更機能 | 柔軟な運用、急な変更への対応 |
| 勤怠管理機能 | 正確な労務管理、業務効率化 |
| 分析・レポート機能 | データに基づく業務改善、コスト最適化 |
| 他システムとの連携 | 業務の一元管理、重複作業の削減 |
これらの機能を効果的に活用することで、シフト作成業務の効率化だけでなく、従業員の働きやすさの向上や労務リスクの軽減など、多くのメリットを得ることができます。シフト作成ツールの導入を検討する際は、自社の業務に必要な機能を見極め、最適なツールを選択することが重要です。
4. シフト作成ツール導入のメリット
シフト作成ツールを導入することで、企業には多くのメリットがあります。主なメリットとして、時間短縮と効率化、公平性の確保、コスト削減が挙げられます。これらについて詳しく見ていきましょう。
4.1 時間短縮と効率化
シフト作成ツールを導入することで、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮することができます。手作業でシフトを組む場合、従業員の希望や勤務可能時間、必要人員数などを考慮しながら作成するため、多大な時間と労力がかかります。しかし、ツールを使用することで、これらの条件を一括で入力し、自動でシフトを生成できるようになります。
リクルートの調査によると、企業の担当者は平均して月に15時間以上をシフト作成に費やしているそうです。ツールを導入することで、この時間を大幅に削減し、他の重要な業務に充てることができるようになります。
4.1.1 主な時間短縮効果
- シフト作成時間の短縮（手作業の約1/10に）
- シフト調整にかかる時間の削減
- 従業員とのコミュニケーション時間の効率化
4.2 公平性の確保
シフト作成ツールを使用することで、従業員間の公平性を確保しやすくなります。人間が手作業でシフトを組む場合、意図せず特定の従業員に有利または不利なシフトを組んでしまうことがあります。しかし、ツールを使用すれば、あらかじめ設定したルールに基づいて公平にシフトを作成できます。
具体的には以下のような公平性が確保できます。
- 勤務時間の均等化
- 休日の公平な割り当て
- 深夜勤務や休日勤務の平等な分配
- スキルレベルに応じた適切な配置
これにより、従業員の満足度向上やモチベーション維持にもつながります。厚生労働省のレポートでは、多様な働き方が可能になった現代で、職責や処遇、職場内での公平感についてトラブルが生じないよう配慮することが大切であると言われています。
4.3 コスト削減
シフト作成ツールの導入は、長期的に見て大きなコスト削減につながります。主なコスト削減効果は以下の通りです。
| 削減項目 | 削減効果 |
|---|---|
| 人件費 | シフト作成に費やす時間の削減による残業代の抑制 |
| ミス対応コスト | シフトの重複や欠員などのミスによる緊急対応の減少 |
| 採用コスト | 適切なシフト管理による従業員の離職率低下 |
| 管理コスト | ペーパーレス化や管理工数の削減 |
経済産業省のレポートによると、IT化による業務効率化でコスト削減効果が期待できるとされ推奨されています。シフト作成ツールの導入も同様の効果が期待できるでしょう。
4.3.1 間接的なコスト削減効果
直接的なコスト削減だけでなく、以下のような間接的な効果も期待できます。
- 従業員満足度の向上による生産性アップ
- 適切な人員配置による売上向上
- 管理者の負担軽減によるストレス関連コストの削減
これらのメリットを総合的に考えると、シフト作成ツールの導入は多くの企業にとって有効な選択肢と言えるでしょう。特に従業員数が多い企業や、複雑なシフト管理が必要な業種では、その効果がより顕著に現れると考えられます。
5. おすすめシフト作成ツール比較
シフト作成の効率化と管理の簡素化を求める企業にとって、適切なツールの選択は非常に重要です。ここでは人気の高いシフト作成ツールを比較し、それぞれの特徴や強みを詳しく見ていきましょう。
5.1 HRBEST
HRBESTは、AIを活用した高度なシフト自動作成機能を持つクラウドサービスです。
主な特徴：
- AIによる複雑な条件を考慮したシフト自動作成
- 労働基準法に準拠したシフト作成
- 従業員のスキルや希望を反映
- リアルタイムでのシフト調整機能
- クラウドベースで常に最新の状態を維持
メリット：
- 高度な自動化により人的ミスを大幅に削減
- 法令遵守の確実性が高い
- 従業員満足度の向上
- 管理者の作業時間を大幅に削減
デメリット：
- 初期設定に時間がかかる可能性がある
- 自動シフト生成機能に特化しており、勤怠管理機能がついていない
HRBESTは特に複雑なシフト管理が必要な中〜大規模の企業や、法令遵守に厳格な業界向けに適しています。
5.2 ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、幅広い業種で利用されている人気の勤怠管理システムです。
主な特徴：
- 直感的な操作性
- 細かな残業設定が可能
- 多様な勤怠ルールに対応
- シフト作成機能と勤怠管理の統合
メリット：
- 初心者でも扱いやすい
- 複雑な労働時間管理に対応
- 豊富な導入実績による信頼性
デメリット：
- AIによる高度な自動化機能は限定的
- 大規模な組織では機能が不十分な可能性
ジョブカン勤怠管理は、特に中小企業や、シンプルな勤怠管理とシフト作成を求める企業に適しています。
5.3 Airシフト
Airシフトは、スマートフォンアプリと連携したクラウド型のシフト管理サービスです。
主な特徴：
- スマートフォンアプリによる簡単なシフト提出と確認
- LINEとの連携機能
- シフトの自動作成機能
- 給与計算機能との連携
メリット：
- 従業員とのコミュニケーションが容易
- モバイルファーストの使いやすいインターフェース
- シフト提出から確定までの流れがスムーズ
デメリット：
- 複雑な労働規則への対応が限定的
- 大規模組織向けの高度な機能は少ない
Airシフトは、特にアルバイトやパートタイマーが多い小売業やサービス業に適しています。
5.4 ツール比較表
| 機能/特徴 | HRBEST | ジョブカン勤怠管理 | Airシフト |
|---|---|---|---|
| AI自動シフト作成 | ◎ | △ | ○ |
| 労働法規対応 | ◎ | ○ | △ |
| モバイル対応 | ○ | ○ | ◎ |
| 大規模組織向け機能 | ◎ | ○ | △ |
| 使いやすさ | ○ | ◎ | ◎ |
◎：非常に優れている ○：優れている △：普通
各ツールには、それぞれの特徴や強みがあります。企業規模、業種、必要な機能などを考慮し、最適なツールを選択することが重要です。例えば、複雑なシフト管理が必要で法令遵守を重視する企業にはHRBESTが、使いやすさを重視する中小企業にはジョブカン勤怠管理が、モバイル活用を重視する小売業にはAirシフトが適しているといえるでしょう。
シフト作成ツールの導入を検討する際は、無料トライアルを活用したり、デモンストレーションを依頼したりして、実際の業務フローに合うかどうかを確認することをおすすめします。また、導入後のサポート体制や、将来的な機能拡張の可能性なども考慮に入れると良いでしょう。
シフト作成の効率化は、従業員の満足度向上や業務効率の改善につながる重要な取り組みです。自社のニーズに最適なツールを選択し、効果的に活用することで、大きな成果を得ることができるでしょう。
詳細な情報や最新の機能については、各ツールの公式サイトを参照することをおすすめします。
6. シフト作成ツール導入時の注意点
シフト作成ツールを導入する際には、いくつかの重要な注意点があります。これらの点に留意することで、スムーズな導入と効果的な運用が可能になります。
6.1 従業員への説明と教育
シフト作成ツールの導入を成功させるためには、従業員への適切な説明と教育が不可欠です。以下の点に注意しましょう。
- 導入の目的と利点の明確化：なぜこのツールを導入するのか、どのようなメリットがあるのかを明確に説明します。
- 操作方法の丁寧な説明：ツールの基本的な使い方から応用的な機能まで、段階的に説明します。
- 質問や懸念への対応：従業員からの質問や懸念に丁寧に対応し、不安を解消します。
- マニュアルの作成と配布：操作マニュアルを作成し、いつでも参照できるようにします。
従業員の理解と協力を得ることで、ツールの効果的な活用が可能になります。
6.2 データ移行と初期設定
既存のシフトデータを新しいツールに移行する際や、初期設定を行う際には以下の点に注意が必要です。
- データの正確性の確認：移行するデータに誤りがないか、十分にチェックします。
- 必要な情報の洗い出し：新しいツールで必要となる情報を事前に整理します。
- 段階的な移行：一度にすべてを移行するのではなく、段階的に移行することで問題を最小限に抑えます。
- バックアップの作成：万が一に備えて、既存データのバックアップを作成しておきます。
慎重なデータ移行と初期設定により、新しいツールをスムーズに立ち上げることができます。
6.3 法令遵守の確認
シフト作成ツールを導入する際には、労働基準法などの関連法規に準拠していることを確認する必要があります。
- 労働時間管理の適正化：法定労働時間や休憩時間が適切に管理できることを確認します。
- 36協定との整合性：時間外労働の上限が36協定の範囲内に収まるよう設定できることを確認します。
- 変形労働時間制への対応：変形労働時間制を採用している場合、ツールがそれに対応できるか確認します。
法令遵守を確実にすることで、労務リスクを最小限に抑えることができます。
6.4 セキュリティ対策
シフト情報には個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は非常に重要です。以下の点に注意しましょう。
- アクセス権限の適切な設定：必要最小限の範囲でアクセス権限を設定します。
- データの暗号化：保存データや通信データの暗号化を確認します。
- 定期的なパスワード変更：システムへのアクセスパスワードを定期的に変更するルールを設けます。
- セキュリティ監査の実施：定期的にセキュリティ監査を行い、脆弱性がないか確認します。
適切なセキュリティ対策により、大切な従業員情報を守ることができます。
6.5 既存システムとの連携
新しいシフト作成ツールを既存の人事システムや勤怠管理システムと連携させることで、さらなる業務効率化が期待できます。
- API連携の確認：既存システムとのAPI連携が可能か確認します。
- データフォーマットの統一：連携するデータのフォーマットを統一し、スムーズなデータ交換を実現します。
- テスト環境での検証：本番環境に適用する前に、テスト環境で十分な検証を行います。
システム間の適切な連携により、重複作業の削減や人的ミスの防止につながります。
6.6 運用ルールの策定
シフト作成ツールを効果的に活用するためには、明確な運用ルールを策定することが重要です。
- シフト申請期限の設定：従業員のシフト希望提出期限を明確に定めます。
- シフト確定までのプロセス明確化：シフト作成から確定までの流れを明確にし、関係者に周知します。
- 急な変更への対応ルール：急なシフト変更が必要な場合の対応手順を定めます。
- 定期的な運用状況の確認：ツールの活用状況を定期的に確認し、必要に応じてルールを見直します。
明確な運用ルールを設けることで、ツールの効果を最大限に引き出すことができます。
6.7 コスト管理
シフト作成ツールの導入には初期費用や運用コストがかかります。以下の点に注意してコスト管理を行いましょう。
- 初期費用の把握：導入時にかかる費用を詳細に把握し、予算を立てます。
- ランニングコストの試算：月額利用料やサポート費用など、継続的にかかるコストを試算します。
- コスト削減効果の測定：ツール導入による業務効率化や人件費削減効果を定期的に測定します。
- スケールアップ時のコスト予測：将来的な利用拡大時のコスト増加を予測し、計画を立てます。
適切なコスト管理により、投資対効果を最大化することができます。
以上の注意点に留意しながらシフト作成ツールを導入することで、より効果的な活用が可能になります。導入後も定期的に運用状況を確認し、必要に応じて改善を加えていくことが重要です。
| 導入段階 | 主な注意点 |
|---|---|
| 準備段階 |
|
| 導入段階 |
|
| 運用段階 |
|
シフト作成ツールの導入は、単なるシステムの入れ替えではありません。業務プロセスの見直しや従業員の意識改革を伴う重要なプロジェクトです。厚生労働省の労働時間管理についての指針も参考にしながら、慎重かつ計画的に進めていくことが成功の鍵となります。
7. まとめ
シフト作成ツールは、労務管理の効率化と従業員満足度の向上に大きく貢献します。本記事で紹介した「HRBEST」「ジョブカン勤怠管理」「Airシフト」などの最新ツールは、自動シフト生成や従業員の希望反映、労働法規対応などの機能を備えており、多くの企業で活用されています。これらのツールを導入することで、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮し、公平性を確保しつつコスト削減も実現できます。
ただし、導入時には従業員への十分な説明と教育、適切なデータ移行と初期設定が重要です。シフト作成の効率化は、働き方改革の一環としても注目されており、今後ますます重要性が高まると予想されます。各企業の規模や業種に合わせて最適なツールを選択し、効果的に活用することで、労務管理の質を向上させることができるでしょう。
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