アルバイトシフトの組み方！7つのポイントでスタッフ満足度が向上

アルバイトのシフトひとつでスタッフの働きやすさは変わります。人材・人員を含め、過不足なく配置することが大切です。しかし、どのように組めばうまく回るのか、やり方が分からない方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、アルバイトのシフトの組み方を5つのSTEPに分けて解説します。スタッフの満足度を上げるポイントも紹介もしているため、ぜひ参考にしてみてください。

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シフト管理の重要性とは？

業務に必要なスタッフを質・量共に適切に配置しなければ、生産性や効率性を保てません。その意味でも、シフト管理は重要な仕事です。不適切なシフトの組み方をすると業務が回らなくなったり、顧客のクレームを招いたりし、顧客もスタッフも不満が生じます。結果、利益の低下や離職につながるでしょう。

適切なシフト管理は人件費を抑えるのにも役立ちます。例えば、飲食店が平日の15時に多くのアルバイトを配置しても、余剰人員となる恐れが高いでしょう。必要なときに、必要な人数を過不足なく配置することは、シンプルながら非常に大切なことです。

バイトのシフト作成方法

アルバイトのシフトを組む方法にはいくつか手段があります。それぞれメリット・デメリットがあり、向いている業界・店舗が異なります。ここでは、アルバイトのシフトの作成方法を4つ紹介します。

1.手書き

昔ながらのお店やアルバイトの人数が少ない現場は、今でも手書きでシフトを作成している場合があります。パソコンが苦手な方にとっては、紙やノートなどにスケジュールを書き込む方法のほうが早いこともあるでしょう。またアナログとはいえ、柔軟性やカスタマイズ性は本人の工夫次第です。

ただし、手書きゆえにヒューマンエラーが発生しやすいのはデメリットです。日付の書き間違いや字の汚さによる読み間違いも発生するでしょう。間違った場合はきれいに修正しにくい点や、アルバイトの人数が多い場合は全員に共有しにくいのも懸念点です。

2.Excel・スプレッドシート

Excel・Googleスプレッドシートは広く採用されているシフトの作成方法です。Microsoft 365、Googleスプレッドシートは課金しなくても利用でき、デザインや表示のカスタマイズなどが容易に行えるのが強みです。計算式を組み込めば、独自のルールやフォーマットに従って作成できます。

しかし、一からシフトの雛形を作成するには関数の知識が必要です。インターネット上には無料のテンプレートも豊富にあるため、操作に慣れていない方はそれらをダウンロードして使うとよいでしょう。

3.勤怠管理システムに備わっているシフト管理機能

勤怠管理システムとは、スタッフの出勤時間や退勤時間、休暇、勤務時間などの勤怠情報を効率的に管理するためのソフトウェアのことです。一部の勤怠管理システムには、シフト管理機能が備わっています。

具体的な内容はシステムによってさまざまですが、シフトの自動作成機能や人員過不足の自動判断機能、シフト共有機能などが備わっている場合があります。また、給与管理機能とも連携できれば、シフトの作成と同時に給与の自動計算も行えます。ただし、勤怠管理システムの導入・運用にはコストがかかります。

4.シフト作成アプリ・システム

シフトの作成に特化したアプリやシステムも多くあります。シフト作成アプリ・システムは、シフトの自動作成やスムーズな共有ができる点が強みです。操作も比較的覚えやすく、「○○さんがいないと分からない」という属人化を防ぎやすいのも魅力でしょう。

デメリットは、勤怠管理システムほどではないものの、一定のコストがかかる点です。各社の機能・サービス・料金などをしっかりと比較して選ぶとよいでしょう。

【5つのSTEP】基本的なバイトのシフトの組み方

アルバイトのシフトを組む流れとは、どのようなものなのでしょうか。以下では、基本的なアルバイトのシフトの組み方、シフト作成の流れについて紹介します。

1.必要なスタッフ数を計算する

シフトを組む際には、サービスの質を保ったり、人件費を無駄にしたりしないためにも、必要なスタッフ数を計算し、バランスよく人員配置する必要があります。ベテラン、中堅、新人など、それぞれの経験やスキルを考慮した上で、バランス良く人員配置することで、常に安定したサービスを提供できるでしょう。

また、ベテランと新人をシフトに組むことで、スタッフの教育やスキル向上にもつながります。バランス良く人員を配置するためにも、どういうスタッフが何人必要なのかを踏まえた上で、必要なスタッフ数を計算しましょう。

2.早めに希望のシフトを聞く

シフトを早めに作成するためにも、アルバイト、パートスタッフからはなるべく早く希望シフトを聞いておきましょう。早めにシフトを聞くことで、余裕を持ってシフト作成・調整を行えます。またシフト希望の期日は毎月固定にするとよいでしょう。提出締切日を設定することで「その日までに提出しなければ」とスタッフが意識するようになります。

3.希望に合わせてシフトを組む

店長・オーナーは、その日の業務に必要な人数やスキル、経験を考慮しつつ、スタッフから提出してもらった希望シフトに合わせてシフトを組んでいきます。

4.人員が足りない部分をスタッフと交渉する

それぞれのスタッフのシフト希望を聞いてシフトを作成しようとすると、どうしても人が足りない日ができたり、シフトが偏ってしまったりという問題も起こり得ます。万が一シフトが偏ってしまった場合は、随時スタッフと交渉してスケジュールを合わせていきましょう。

5.必要に応じて他店にヘルプを頼む

スケジュールを交渉しても、人手不足を補えないときもあるでしょう。その際は、他店にヘルプをお願いする必要があります。ただし、他店のスタッフにもスケジュールがあるため、ヘルプの確保を行うときはなるべく早い段階で相談しましょう。

その際、お店独自のルールが多すぎるとヘルプに来たスタッフが困惑してしまい、次回から断られてしまう可能性があります。お店独自のルールがないか、共通のルールが守られているか一度見直しをしておきましょう。

管理者がシフト作成に悩みがちなポイント

シフト管理において、店長やオーナーが悩みがちな問題とは具体的にどのような内容でしょうか。ここからは、シフト作成や管理が抱えがちな課題や悩みやすいポイントを紹介します。

期限までに希望シフトを提出してもらえない

スタッフの中には、期日までに希望シフトを提出してくれない人もいるでしょう。シフトの提出が一人でも遅れると、シフト表の完成も連動して遅れます。結果、スタッフが予定を立てられないなど、不満へと発展する恐れすらあります。

だからといって「早く提出してほしい」と強く催促すると関係が悪化するかもしれません。提出期限に遅れる人を減らすためにも、シフトの提出を早めにしてもらうよう依頼する、または期限を守るよう事前に周知しておきましょう。

スタッフの希望を反映できない

スタッフの希望を全て聞こうとすると、シフトに偏りができてしまったり、人手不足の日ができてしまったりするでしょう。特に土日祝日、深夜、早朝は人手が足りなくなりやすいため、シフトを組む際には注意が必要です。

人手不足の日ができると十分なサービスが提供できなくなり、売り上げの低下やスタッフの負担が増えるといった事態が起こります。シフト作成や管理をするときには、勤務回数や休日などシフトに偏りができないようにしましょう。

人間関係を考慮したスタッフの編成が難しい

職場の人間関係を円滑にすることばかり考えて仲の良い人同士でシフトを組んでしまうと、新人しか稼働していない状態が生まれるなど、その日のスタッフのスキルが偏ってしまう可能性があります。そういった特定のスキルや経験値のスタッフによる偏りは、円滑な運営を困難にしてしまいます。

また、同じスキル同士となると互いに学び合えないため、人材育成にも適しません。現場の運営を円滑に行うには、単に人数を確保するだけではなく、スタッフの能力、経験を考慮してチーム編成の偏りをなくすことが大切です。

シフト作成に手間と時間がかかる

シフト作成はビジネスのピーク時や需要の変動、スタッフの休み希望、労働基準法など、あらゆる要素を考慮して作成する必要があるため手間と時間がかかります。シフト作成の担当者が自分ひとりしかいない場合は、シフトの作成業務に追われてしまうこともあるでしょう。

仮に飲食店の店長がシフト作成の担当者であり、調理場を担当していたとします。店長の業務は調理場がメインであるため、お店が忙しくなればシフトの作成業務に着手できません。

他にも、工場や看護師といった日勤や夜勤による複数のシフトパターンがある場合も、シフト作成に時間がかかる場合があります。

スタッフから不満が出る

精一杯シフトを作成しても、アルバイトから不満が出る場合があります。例えば、予算上の都合でスタッフの人数を抑えた結果、「もっとシフトに入れてほしい」という声が上がるケースです。

また、現場を少人数で回すためにベテランやスキルの高いスタッフを組み込んだ場合、特定のスタッフの負担が増えることがあります。「なぜ私にばかり負担が集中するのか！」とストレスを溜めるケースもあるでしょう。

労働基準法の把握と管理が難しい

シフトは労働基準法や就業規則に従って作成する必要があります。規則に反したシフトは法的な制裁や罰則を受ける可能性がある他、企業・店舗のイメージが低下するかもしれません。

労働基準法は遵守するのが当然ですが、労務の知識が乏しいと違反していることに気づかずにシフトを作成してしまうことがあります。特に日勤・夜勤があるシフトパターンは所定労働時間の把握や休日の管理が難しく、シフト作成に手間と時間がかかりがちです。

バイトスタッフが満足するシフト作成のポイント7つ

アルバイトの負担や不満を抑えるためにも、効率的で公平なシフトを組まなければなりません。とはいえ、どのような組み方をすればよいのか分からない方もいるでしょう。ここでは、アルバイトスタッフの満足を得られるシフト作成のポイントを7つ紹介します。

1.売上に合わせて人員を配置する

過去の売上データに基づき、ピーク時や需要の高い時間帯に適正な人員を配置させることで、「忙しすぎる」「暇すぎる」といった事態を防ぐことが可能です。必要なときに必要な人員をピンポイントで配置することで、スタッフは充実感を持って働けるでしょう。

2.スタッフの業務スキルを把握しておく

現場の運営を円滑に行うためにも、店長・オーナー・シフト管理者は、各スタッフの経験値やスキルを把握する必要があります。アルバイト・パートスタッフの年齢、性別、経験、スキルなどを把握して、配置が偏らないようにシフトを組みましょう。

3.バイトスタッフ間の関係性を把握しておく

人間関係のトラブルが起こると、店舗や職場の雰囲気が悪くなり、業務が円滑に進まなくなる可能性があります。店長、オーナー、シフト管理者は、アルバイト・パートスタッフの人間関係を十分把握しておき、衝突を避けられるように配慮しましょう。

4.誰もが見やすいシフト表にする

シフト表が見づらいと、入力ミスや給与計算の計算間違いなど、さまざまなミスを引き起こしてしまいます。またシフト作成者だけでなく、勤務スタッフからしても見づらいシフト表は間違いの元です。トラブルやミスを防ぐためにも、誰もが見やすいシフト表を作成するよう意識しましょう。

5.スタッフの希望はできる限り叶える

「多く稼ぎたい」「週末は休みたい」など、スタッフからシフトの希望や要望があればできる限り叶えるようにしましょう。自分のシフト希望が通ることで、仕事へのモチベーションにつながる場合があるためです。働きやすさや充実感も感じてくれるでしょう。

業態や現場の規模にもよりますが、公平性も考慮しつつ、スタッフが納得できるシフトを組むことが大切です。

6.早めにシフトを作成する

シフトは早めに作って共有するのが基本です。シフトが確定するまで、スタッフはプライベートの予定を入れにくいためです。したがって、スタッフの休み希望は早めに集計し、早期にシフト作成業務に取りかかりましょう。

7.人員に余裕を持たせる

急な欠勤や現場の急変に備え、人員には「多少の」余裕を持たせるのもポイントです。余裕のない人員配置はアルバイトを慌てさせ、ミスや負担が生じる他、サービスの低下にもつながってしまいます。

とはいえ、余裕を持たせようとするあまり、過度な配置をするのは人件費から見てもNGでしょう。「1.売上に合わせて人員を配置する」で前述したように、過去のデータから需要を予測することが大切です。

バイトのシフトを効率的に組むなら「HRBEST」がおすすめ！

シフト作成業務を効率化しつつ、スタッフ満足度の高いシフトを作りたい場合は、シフトを自動で作成できるAIクラウド「HRBEST（ハーベスト）」がおすすめです。ここでは、HRBESTがどのような機能を備えているのか、利用することでどのようなメリットがあるのかを紹介します。

シフトを自動作成できる

HRBESTは、労働基準法、所定労働時間、連勤、公休、各種休暇、社内ルールに基づいてシフトの自動作成を行います。クラウドという特性上、データは常に最新版で、労働基準法の改正にも随時対応しており、買い替えや更新作業も必要ありません。

シフト管理システムで作成をすれば作業時間を大幅にカットできるため、他の時間でスタッフ教育や業務に集中することも可能です。効率良く業務をこなしたい、他の作業を増やして売り上げをアップさせたいと考えている方に、おすすめのツールです。

スタッフの能力を考慮した人員配置が可能

HRBESTは人員の配置に偏りが起こらないよう、組み合わせや、リーダー業務ができるかまで考慮し、それぞれの職場の規則、状況に最適化したシフトを作成できます。

また、トラブル対応可能な人員が常に勤務できるようにするなど、スタッフの能力や経験に合わせたシフトを作成することも可能です。そのため、スタッフが多くて一人ひとりの能力やスキルを把握するのが困難なオーナー、店長にもおすすめです。

導入コストも安い

シフト管理システムは自動でシフトを作成するなど便利である反面、導入コストがかかってしまいます。店舗によっては、売り上げも踏まえた上でコストをかけてまでシステムを導入するべきか考える必要があります。ただし、自動作成ツールであるHRBESTであれば、低コストで導入が可能。初期設定費用もかかりません。コストを抑えてシステムを導入したい現場におすすめです。

まとめ

アルバイトのシフトは、スタッフの希望や現場の事情、労働基準法などを考慮して作成する必要があります。シフトが適切に組まれていると働きやすいため、アルバイトスタッフの満足度向上にもつながります。

アルバイトのシフトの組み方に悩んでいる方は、ぜひシフト自動作成AIクラウドの「HRBEST」をご利用ください。HRBESTなら、スタッフの能力や労働基準法を考慮したシフトをAIによって自動で作成できます。複数の料金プランを用意しているため、導入コストを抑えたい方にもおすすめです。

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