効率化をしない企業のデメリットとは？原因や進め方も解説

業務効率化に取り組む企業が多い中、効率化ができていない企業もあります。現代のビジネスにおいて効率化は欠かせない取り組みですが、効率化しないとどのようなデメリットがあるのでしょうか。

この記事では、効率化ができない原因に加えて、効率化しないことによるデメリットを紹介します。最後まで読むことで効率化の進め方が分かり、実践できるでしょう。

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業務を効率化しない企業のデメリットとは？

業務の効率化は、企業の発展にとって重要な要素です。業務効率化により利益が増えて、従業員のモチベーションを維持できます。

一方、業務効率化を進めない企業は、成長の機会を逃すことになるため注意が必要です。ここでは、業務効率化をしなかった場合のデメリットを紹介します。

利益アップが期待できない

企業は製品やサービスを提供し、付加価値から利益を生み出します。しかし、業務の効率化が進まないと、生産性が向上しません。

その結果、売り上げと利益が見込めなくなります。利益が十分に確保できないと、設備投資や人材育成など、事業拡大に必要な資金を確保できません。業務効率化は、企業の成長や発展をサポートする大切な要素です。

無駄な業務が減らない

効率的な業務運営ができない企業の従業員は、長時間労働から抜け出すのが困難です。総務省の労働力調査（2020年）によると、日本は長時間労働が常態化しており、労働時間が1週間で49時間を超える割合は15.0％に上ります。これは、最も多い韓国に次ぐ長さです。

効率化により業務時間を削減すれば、従業員の働き方改革を実現し、人件費を抑えられます。

従業員のモチベーションが下がる

企業の競争力を高めるには、従業員のパフォーマンス向上が必要です。しかし、業務の効率化が進まなければ、従業員は業務負担の大きさからストレスを抱え、モチベーションが低下します。

モチベーションが下がると、自発的な行動を取らなくなり、労働生産性の悪化に加えてチーム間の協力体制にも影響が出ます。仕事にやりがいが感じられないことを理由に離職することもあるため、注意が必要です。

業務の効率化ができない原因

業務の効率化は、企業の競争力を保ち続け、成長するために不可欠な要素です。しかし、必要性を感じていても、できない原因を抱えている企業もあります。ここでは、効率化ができない原因について解説します。

無理、無駄、むらが省けていない

業務効率化は手段の改善に重きを置いており、業務の流れから「無理」「無駄」「ムラ」を削減し、効率の悪い作業を見直すプロセスを指します。「無理」「無駄」「ムラ」の具体例は以下の通りです。

生産性向上とは、一定の投入資源（労力・時間・材料など）でより多くのアウトプット（製品・サービスなど）を生み出すことをいいます。業務効率化は、生産性向上施策のひとつです。

業務の問題点を明確にしていない

業務効率化を進めるには、現場の業務内容や進行方法を正確に把握し、問題点を明確にすることが重要です。問題が明確でなければ、どこから手をつければよいか分かりません。

問題は現場で発見できることも多いため、現場の声を積極的に受け入れ、従業員の悩みや不満を探るのも効果的です。

ヒアリングをせずに、現場の効率を無視した改善策は、従業員のモチベーションを下げる恐れがあります。現場の声から隠れた課題を明らかにし、業務効率化を促進しましょう。

PDCAサイクルが循環していない

PDCAサイクルは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（検証）・Action（改善）を繰り返すことで、常に改善を続ける方法です。このサイクルが正しく回らないと、効率化に取り組んでも効果が限定的になる場合があります。

PDCAサイクルを適切に回すには、以下3つの志向が必要です。

・行動志向
・学び志向
・積み上げ志向

網羅志向（情報を集め過ぎる）、 検索志向（正解探し）、 反復志向（同じことの繰り返し）では、PDCAは回せません。具体的な仮説を立てて行動し、効果の測定や有効な施策からの学びが必要です。

効率化のやり方が分からない

課題を見つけても、具体的な改善方法が分からないと効率化は見込めません。課題を解決する方法はさまざまで、適切で効果的な方法を選ぶ判断力が求められます。

例えば、効率化ツールを導入するときは、どのツールが適しているか判断しなければなりません。間違った選択をすると、期待する効果は得られないでしょう。効率化のやり方が分からない場合、現場の課題を洗い出すことから始めましょう。

業務の効率化を進めるには？

業務の効率化は、生産性向上や人手不足の解消といった多くのメリットがあります。効率化を図るには、業務プロセス全体の見直しと適切な改善が必要です。ここでは、業務の効率化を進める手順について解説します。

業務と課題を「見える化」する

業務効率化をスムーズに進めるには、業務の全体像と課題を把握する「見える化」が必要です。そのためには、業務内容や各従業員の作業進捗状況を把握する仕組みを構築しなければなりません。以下は見える化が必要な要素の一例です。

見える化をすると、どこを改善すれば業務全体が効率化するか正しく判断できます。人手不足や長時間労働の問題を抱えている場合、業務の見える化が特に重要です。

効率化の優先順位を決める

業務の全体像と課題が明らかになったら、どの課題から優先的に効率化を進めるか決定します。優先順位を決めることで、無理なく業務効率化の推進が可能です。全ての課題を一度に解決しようとすると、現場の混乱を招くだけでなく、取り組みが中途半端になります。

優先的に効率化する業務のポイントは以下の通りです。

・業務工程や関係する従業員が少ないシンプルな業務
・業務の手順や流れを明確に記述しやすく、標準化しやすい業務
・短期間で頻繁に発生する、効率化の効果が大きく表れる業務

改善する手段を決める

優先順位が決まったら、どのような手法やツールを用いて取り組むかを検討します。「仕事の方法を変える」「アウトソーシングを利用する」「新たなツールを導入する」など、課題を解決する選択肢は多種多様です。その中から、状況に適した方法を選びましょう。

改善の4原則であるECRSを参考に、対策を講じることをおすすめします。以下は、ECRSの特徴です。

現場へインプットする

効率化の方法が決まったら、実施する前に現場の受け入れ態勢を整えます。新しい方法やシステムの導入は、タイミングを図ることも大切です。繁忙期を避け、導入前にマニュアルやフローを従業員に周知するといった配慮をしましょう。

最適な手法でも導入のタイミングや方法を誤ると、効果が十分に発揮できず失敗に終わる恐れがあります。

効果を検証し実施する

実施後は業務効率化の効果を検証し、結果をフィードバックします。効果が期待できる方法でも、一定期間運用してみなければ判断できません。

運用しながら効果を検証し、結果に基づいて改善を繰り返すことが大切です。業務の効率化は、モニタリングと改善の継続で成功するか失敗するかが決まります。必要に応じて、定期的にマイナーチェンジしましょう。

業務を効率化するときのデメリットを把握しよう

効率化の取り組みは、メリットだけではありません。費用や時間がかかるといったデメリットを理解し、対策を講じながら効率化を進めましょう。ここでは、業務効率化を進める際の課題となる費用と時間について解説します。

費用がかかる

業務効率化に伴い、新たなシステムやツールを導入することがあります。システムやツールは、運用に一定のコストが必要です。

また、具体的な業務に合わせてシステムをカスタマイズする場合、さらに費用が増えます。効率化によって得られる削減分のコストが導入にかかる費用を上回らないか、慎重に判断しなければなりません。

システムやツールを導入する以外にも、業務効率化を図る方法はあります。コストをかけたくない場合、プロセスの見直しや従業員のスキルアップを検討しましょう。

時間がかかる

業務フローの変更やシステムの導入により、これまでと仕事の進め方が変わります。新しい業務の流れをつかみ、ツールの操作を覚えるには時間がかかることもあるでしょう。

特にシステムやツールは、従業員ごとに慣れるまでの時間が異なります。一時的に効率が悪くなる場合もあるため、適切な事前準備と従業員への説明や研修が不可欠です。

業務を効率化する際のコツ

業務の効率化は、時間とコストの削減や生産性の向上につながります。しかし、効率化にはさまざまなハードルがあり、簡単に達成できるわけではありません。ここでは、業務効率化のこつとして、業務のマニュアル化とAIツールの導入を紹介します。

業務をマニュアル化する

マニュアル化により業務のスキルレベルを均一化し、作業品質を一定に保てます。初めての作業でも、マニュアルがあれば品質を維持しながら遂行できるため、業務の効率化と教育コストの削減が可能です。

また、マニュアルは業務手順だけでなく、業務のこつや注意点を共有する役割もあります。作成の手間はありますが、蓄積した知識を全体で活用できるでしょう。

AIツールを導入する

AIツールの導入で、業務の一元化や情報の統合が可能となり、業務連絡の頻度を削減できます。例えば、従業員間の情報・技術の共有にAIツールを活用すれば、迅速な対応が可能です。これにより業務の付加価値が高まり、全体的な業務効率化につながるでしょう。

組織全体の生産性向上や新人教育の時間削減が見込めるだけでなく、AIの力を借りて必要な情報に素早くアクセスできるため、クライアントへの対応も効率化できます。

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まとめ

効率化ができない環境により、利益や従業員のモチベーションが下がるというデメリットがあります。従業員から現場のヒアリングを行い、できるところから業務の改善が必要です。

効率化を目的にAIツールを導入する場合、ツールの特徴を理解し、自社のニーズに合ったものを選びましょう。費用や構築時間、導入後の運用が簡単かどうかも大切なポイントです。

ノーコードAIのUMWELTは、プログラミング知識がなくても効率化に役立つ機能を利用できます。無料相談や資料請求も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。

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