生産性向上に伴う課題とは？取り組むメリットや対策について紹介

これからの時代、企業が業績を上げ続けるために必要なのが生産性向上への取り組みです。生産性向上にはさまざまな課題があり、どう解決していけばよいか分からない方は多いかもしれません。

生産性向上の効果を最大限に引き出すためには、課題を把握して解決に取り組むことが重要です。この記事では、生産性向上をはばむ課題と取り組むメリット、具体的な対策について紹介します。
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生産性向上には2つの課題がある

生産性向上は企業にとって重要な取り組みですが、実施する上で2つの課題が立ちはだかります。どちらも従業員に関することのため、無視のできない問題です。まずは、生産性向上に立ちはだかる課題について理解を深めておきましょう。

モチベーションの低下

企業が生産性向上に取り組むにあたっては、1人当たりの生産量を上げる必要があります。しかし生産量を上げることばかりに意識が傾くと、従業員にとって過酷な環境になりかねません。

「長時間労働が続く」「有給休暇が取りづらい」といった環境になることで、モチベーションの低下を引き起こしてしまいます。

モチベーションが低い状態での業務は、作業効率が低下するだけでなく、業務に対する意欲も落ちます。最悪の場合、離職にもつながるでしょう。

過度なマルチタスク

生産性向上の方策として取り入れがちなのが、1人の従業員に複数の業務を兼務させるマルチタスクです。この場合、重要作業であるコア業務の他にいくつかのノンコア業務を兼務させるケースが多くなります。

しかし、単純な作業量が増えてしまうとコア業務に割くべきはずの時間が取られ、コア業務の作業効率低下を招きかねません。結果として、企業全体で上げたいはずの成果が上がらず、生産性の低下につながります。

もう一度「生産性向上」を見直そう

課題解決に取り組む前に、生産性向上に取り組む目的や、なぜ生産性向上をしなければならないのか振り返ってみましょう。

混同しやすい業務効率化との違いについても正しく把握できれば、生産性向上のために必要な取り組みが見えてきます。

目指すは「少ない資源で多くの利益を上げる」こと

生産性とは、企業が投入した資源の量に対する成果です。【成果÷資源】の式で表せます。

成果とは、生産した物か、あるいは得られた利益かのどちらかを指します。資源は企業が有する資金や原材料、従業員の数と労働時間を示すものです。

生産性の向上は、少ない資源量で成果を上げることで実現できます。例えば、1人当たりの生産量を増やすか、あるいは1時間当たりの生産量を増やすかのどちらかが必要です。

ここまで生産性向上が必要とされる背景

生産性向上が必要といわれる理由は大きく2つあります。

ひとつは少子高齢化に伴う働き手不足への備えです。働き手が減っても、企業は業績を伸ばし続ける必要があります。そうなると、必然的に1人当たりの生産量も増やさないといけません。

もうひとつが国際競争力の強化です。国際競争力が低下している近年の日本には、海外企業との競争に勝つために生産性を高めることが求められています。

混同しがちな「業務効率化」との違い

生産性向上とよく混同されるのが業務効率化です。言葉の意味からは同じような取り組みに思えますが、その定義は明確に異なります。

業務効率化は、業務におけるあらゆる無駄を排除して、業務が円滑に進むようにする取り組みです。結果として従業員1人当たりの成果が伸び、業務の効率化によって時間当たりの成果も上がります。

業務効率化とは、生産性を向上させる手段のひとつです。業務効率化の先に生産性向上という結果があると考えておきましょう。

生産性向上をはばむ課題に取り組むメリット

生産性向上を目指すには、課題をクリアしなくてはなりません。課題の解決に努めれば、長期的に見て生産性向上以外にもさまざまなメリットを受けられます。

ここでは、課題をクリアすることで得られる3つのメリットを紹介します。

従業員の満足度向上につながる

生産性向上が実現すると、短い時間で多くの成果を挙げられます。長時間労働が削減でき、従業員のワークライフバランスも改善できるでしょう。

これは、2019年から始まった「働き方改革」にも直結します。労働環境の改善は、従業員の満足度が上がるだけでなく、生産性向上による企業利益にもつながります。また、企業イメージがアップすれば優秀な人材の獲得にもつながるでしょう。

コスト削減につながる

少ない資源量で最大限の成果を目指す取り組みは、無駄な工程や労働時間の削減が可能です。必要のない経費を節約できるため、コストの削減も実現します。

削減できたコストは、従業員の賃金に充てたり、生産性向上のための設備投資にも回せます。従業員のスキルアップに使うこともできるため、さらなる生産性向上が期待できるなど、大きな相乗効果をもたらすでしょう。

競争力の向上につながる

生産性の向上は、企業の可能性を広げます。

生産性向上が実現すると、それまで実現し得なかった業績を残せるとともに、さらに広い市場での競争力を得られます。中小企業であっても、大企業に引けを取らない生産性を上げることも可能です。

会社の事業規模を大きくして、視野を日本国内から海外にまで広げることもできるでしょう。ビジネスの幅が広がることで、企業の成長だけでなく従業員もスキルアップができます。

生産性向上の課題克服における4つの対策

生産性向上の課題を解決するには、組織と個人の両面からアプローチする必要があります。双方が効果的に生産性を上げられれば、互いにとって効率的な労働環境が整い、企業全体の生産性向上が期待できるでしょう。

ここでは、具体的な対策を4つ紹介します。

1.業務フローの見直し

無駄な工程を削減するためには、現状の問題点を全て洗い出す必要があります。全ての従業員の業務を可視化して、どこに改善の余地があるかを整理しましょう。

問題点としてよく挙がるのが、標準化されていない業務です。同じ業務に対して個人個人でやり方が異なると、効率よくできる人とできない人との差が生じてしまうことがあります。これを改善するには、効率的なやり方を標準とするようフローを見直すことです。

2.ITツールによる業務の効率化

生産性を上げるために必要なツールは、積極的に採用しましょう。その代表例が、RPA（Robotic Process Automation）と呼ばれる技術です。

パソコンへのデータ入力や在庫管理、発注などの業務をAIが自動化するもので、人力で行っていたノンコア業務をAIに任せられます。

自動化への切り替えは、コア業務に注力できるだけでなく、入力ミスやそれによる副次的な業務も削減するなど、生産性向上につながる多くの効果を得られます。

3.従業員のスキルアップ

個人単位での生産量増加や時間効率化も、生産性向上には必要不可欠です。これを実現させるには、従業員個人のスキルアップが鍵となります。従業員が成長できる環境や機会を、企業側が積極的に用意することも必要です。

研修やセミナーの実施、意見交換会の開催などは、スキルアップに効果的な手段です。従業員が抱える課題を把握して、弱点を補えるような機会を設けてみましょう。

4.5Sの習慣化

あらゆる職種において、生産性向上へと直結する考え方に「5S」というものがあります。

5Sは、整理・整頓・清潔・清掃・しつけの5つで構成されています。身の回りの業務やそれに関わる場所などを整理整頓し、清潔を保つように清掃を心掛けましょう。

これらを習慣化（しつけ）し、仕事環境から無駄を排除します。意識の向上を図ることで、常日頃から効率的なやり方を目指すような環境を整えられます。

生産性向上の取り組みにおける注意点

生産性向上の取り組みを進めても、なかなか効果が現れないこともあります。思うように進まない場合は、取り組み方を見直してみましょう。

ここでは、生産性向上に取り組む際に注意しておきたいポイントを2つ紹介します。

現場の負担を増やさない

生産性向上のために実施した、業務フローの見直しや新しいシステムの導入が、現場で働く従業員の負担になっていないかの確認を行いましょう。

例えば新しいIT業務システムを導入する場合、関わる全ての従業員が操作方法を習得する必要があります。現場任せにすると覚えるまでに時間がかかり過ぎてしまい、業務効率化には至りません。

全体で講習会を開催するなどして、システムの操作方法を学習する機会を設けるとよいでしょう。

全体的な改善を目指す

生産性向上の施策となると、内部業務の効率化に意識が傾きやすくなります。しかし、業務効率化だけでは長期的な生産性向上が見込めない場合があります。

生産性向上を実現させるには、かけるコストを減らすだけでなく、生み出す成果を上げることへの意識も大切です。

従業員のスキルアップや生産体制の増強も図ることで、長期的な生産性向上の環境を整えられます。インプットとアウトプットの両方を見て、全体的な改善を試みましょう。

生産性向上の課題はUMWELTで解決可能！

業務効率化による生産性向上には、ノンコア業務を自動化できるITシステムの導入が効果的です。

しかし複雑なプログラミングなどを必要とするシステムでは、業務効率化の効果が得られるまでに時間がかかってしまいます。ノーコードAIプラットフォームの『UMWELT』なら、導入・活用がスムーズです。

UMWELTは業務効率化を進めるAIプラットフォーム

UMWELTは、表計算ソフトなどのデータを収集し解析することで、さまざまな業務を自動化できるノーコードAIプラットフォームです。

100種類にのぼる数のアルゴリズムを搭載しているため、在庫管理やシフト作成のような入力業務だけでなく、需要予測などさまざまな数量予測にも対応して学習します。また、アルゴリズムの構築にプログラミングなどの専門知識は必要ありません。

データ収集や処理をAIに任せることで、業務効率化を実現します。

簡単なトレーニングで使用可能

ノーコードAIの特徴は、運用に際して専門的な知識を必要としないことです。主にCVSなどの表計算ソフトファイルを使用するので、Excelやスプレッドシートを扱える人であれば、簡単なトレーニングで使えるようになります。

TRYETINGでは、UMWELTを導入した企業向けにAIの基礎講座や使い方の講習を開催しています。また「予測結果の精度が出せない」「データ欠損値の対処法を知りたい」などの問題を解決に導く、カスタマーサクセスがいることも魅力です。

まとめ

生産性向上のためには、直面している課題を正しく把握して、効果的な解決策によって克服する必要があります。その取り組みが、結果として社内の業務をさらに効率化させ、より高いレベルでの生産性向上が見込めます。

より多くの従業員をコア業務に注力させるには、ノンコア業務の自動化が効果的です。ノーコードAIの『UMWELT』は、専門知識がなくても導入できます。生産性向上を目指す企業様は、ぜひノーコードAIのUMWELTをご検討ください。

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