脱属人化で業務効率が上がる！解消方法やメリットを紹介

社会のニーズに合う製品やサービスの迅速な提供が求められる近年、複数の社員で効率的に業務を遂行できる「脱属人化」が進められています。

脱属人化は、業務効率や品質の向上、進捗管理の円滑化も期待できる取り組みです。しかし、実際にどのようにして脱属人化するのか分からない方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、属人化が起こる原因やリスク、脱属人化する手段やメリットを紹介します。

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脱属人化で業務のブラックボックス化を防ぐ

脱属人化は、既存のシステムを使い続けてブラックボックス化した状況を改善できます。業務の平等化と情報の共有化により、業務効率や品質の向上を図る取り組みです。ここでは、脱属人化の意味、属人化とスペシャリストの違いを紹介します。

脱属人化とは？

脱属人化は、誰もが平等に業務ができる環境を作り、業務効率の向上を図る取り組みです。業務担当者が1人だと、不在時や退職時に業務が滞るブラックボックス化を引き起こします。

ブラックボックス化すると業務効率が低下するだけでなく、進捗状況や品質が分からないことから、成果物の品質評価も難しくなります。

そのため、業務の効率化や質の向上につながる脱属人化は、企業にとって大きなメリットです。

属人化とスペシャリストは異なる

業務を遂行する人物が限られている点では、属人化とスペシャリストは似ています。しかし、実際は大きく異なります。

スペシャリストは、豊富な知識と専門的なスキルを用いて業務を遂行します。一方、属人化は本来なら誰でもできる業務にもかかわらず、業務手順や進捗状況を引き継いでいないため、担当者以外が業務を遂行できない状況です。

属人化が起こってしまう原因

マニュアルの不整備や人手不足などが原因で属人化は起こります。「業務の内容が分からない」「多忙で業務を引き継ぎできない」などの要因が重なり、属人化が悪化している場合もあります。

ここでは、属人化が起こってしまう主な原因を4つ紹介します。原因を把握し、社内での協力体制を作って対策を練りましょう。

多忙な業務と人手不足

属人化の原因のひとつに、多忙や人手不足によって業務内容を引き継げないことがあります。業務担当者が多忙だと、他の社員に業務のノウハウを教える時間を捻出できません。

業務内容が共有できないと、担当者だけが多大な業務を背負うことになります。業務が分散できないことが負担となり、さらに多忙となって負の連鎖が起こります。

マニュアルが整備されていない

業務マニュアルの未整備も、属人化が起こる原因です。マニュアルは、業務フローやノウハウを可視化するために欠かせません。しかし、未整備であれば業務内容が明確にならないので、業務の平等化が進められなくなります。

特に、独自のサーバーやソフトウエアでレガシーシステムを運用している企業は、度重なるカスタマイズで業務の手順が複雑化している場合があります。マニュアルを頻繁に更新しなければ、属人化は免れません。

専門的な知識や経験が必要

専門性の高い業務が属人化を起こす場合もあります。例えば、プログラマー、エンジニア、デザイナー、アーキテクトなど、専門的な知識を必要とする職業や専用のツールを活用する業務の場合、新たに知識やスキルを習得するには多くのコストと時間が必要です。

そのため人材育成を後回しにしてしまい、すでに熟達したスキルと知識を持つ担当者に業務を任せきりになります。

担当者のみが業務に携わる状況では、他の社員が知識を身に付ける機会がありません。負の連鎖が起こってしまい、属人化につながります。

脱属人化に消極的

属人化は、担当者にとっては問題ではない場合もあります。業務に対する専門性の向上や、社内外からの信頼を獲得できるメリットを感じられることが理由です。ノルマや成功報酬などがある業務の場合も同様です。

そのため、業務の平等化やマニュアルの整備に対して消極的で、脱属人化を進めたい企業と対立してしまうケースがあります。

また、長年継続してきた業務フローが変更される可能性もあり、不満や不安を抱く方もいます。脱属人化は業務内容の変化ももたらすため、協力体制がなければ難しい取り組みです。

属人化が引き起こすリスク

担当者のみに業務が集中する属人化は、少しのきっかけでさまざまなリスクを引き起こします。特に、担当者不在時の業務停滞や退職時の技術損失などは、企業にとって大きな痛手です。

そこでここでは、属人化によるリスクを詳しく紹介します。

業務のボトルネック化と担当者の負担

担当者の稼働状況は業務の進捗に影響します。担当者が多忙であったり不在であったりする場合、代行できる人材がいなければ業務は滞ってしまいます。対応するまで業務が進まず、企業実績が低下する可能性もあるでしょう。

業務のボトルネック化は、商品やサービスの迅速な提供ができないことにもつながるため、企業にとって大きなリスクです。担当者に多大な負担がかかることも課題です。

また、マニュアルが未整備の場合、業務の手順や方法に客観的な評価ができません。業務効率の改善ができなければ、さらに属人化が深刻になるリスクがあります。

品質管理ができない

専門的な知識や資格などが必要な場合、属人化すると担当者以外には品質の評価が難しくなります。担当者であっても、多忙時には業務の進捗状況や全貌が見えにくくなる可能性があるため、ミスが発生するリスクも増えるでしょう。

また担当者不在時に業務代行が必要となった場合、マニュアルが未整備であれば担当者と同じレベルの品質を保つのは困難です。作業のやり直しにより、本来の倍以上の時間がかかる可能性もあります。

知識や技術が失われる可能性

担当者が退職または異動した場合、知識・技術の損失は免れません。属人化した業務の多くはフローが複雑化している場合が多く、引継ぎにも時間がかかります。

しっかりとしたマニュアルを作成し、独自のノウハウやスキルを十分に引き継がなければ、以前の業務を再現するのは困難です。万が一、知識・技術を損失すると、製品やサービスの売り上げに影響するため、特に重大なリスクです。

社内の風通しが悪くなりやすい

業務内容の共有化・可視化がされていれば、部署内での意見交換やアドバイスが可能です。一方で、属人化しているとお互いの業務内容が分からないため、コミュニケーションが取りづらくなります。

コミュニケーションの少ない職場は、他部署との連携や効率の改善、ミスの指摘がしにくく、風通しが悪くなりやすくなる傾向にあります。社内の雰囲気が悪くなると、社員のモチベーションも下がってしまうでしょう。

脱属人化は業務効率がアップ！メリット5選

属人化は、担当者の負担増大や品質の低下など、企業全体でさまざまなリスクを引き起こします。

脱属人化を図って少しでもリスクを軽減できれば、企業にとって大きなメリットです。ここでは、脱属人化を図るメリットを紹介します。

1.業務の質の向上と品質の維持

脱属人化は、業務の効率がアップし、品質の維持や向上にもつながります。担当者が気付かなかった課題の発見や、フローの単純化・短縮化などの改善策も検討できるでしょう。

また、担当者不在時も業務は遂行されるので、ボトルネック化を避けられます。マニュアルに沿った業務ができれば、担当者と同等の品質を誰でも確保できるようになるでしょう。

2.BCP対策ができる

企業には、自然災害や感染症の流行、火災、設備事故といった緊急事態に備える「BCP（事業継続計画）」対策が不可欠です。BCP対策として重要なのは、重要な事業を停滞させないこと、中断しても可能な限り短い期間で復旧させることです。

業務が属人化していた場合、有事の際に業務が停滞してしまう可能性があります。脱属人化により業務フローが共有できていれば、有事の際もスムーズに業務を再開・継続できるようになるでしょう。

3.時間と思考力のリソースを削減

脱属人化を図るためにマニュアルを作成・整備しておけば、業務内容やフローが明確になります。マニュアルが詳細なほど担当者への確認事項が減るため、社員の時間や思考力のリソース削減が可能です。

また、削減したリソースは他の業務に充当できます。新たなスキルの習得や品質・サービス向上のための研究時間として使うこともできるでしょう。

4.ノウハウが蓄積できる

脱属人化は業務のノウハウ蓄積につながるため、業務担当者の退職や異動があっても、スムーズな引継ぎが可能です。

業務内容、業務フロー、ポイント、注意点なども可視化しておくことで、業務品質を維持したまま、滞りなく業務を進められます。知識・技術を半永久的に蓄積すれば、商品やサービスの品質安定性も確保できるでしょう。

5.テレワークへの対応ができる

脱属人化は、近年増加しているテレワークにも役立ちます。テレワークは業務の実態が把握しにくいことから、オフィス勤務と比べるとブラックボックスしやすいことがデメリットです。

業務内容の共有化・可視化されれば、業務の進捗状況が確認できます。適切に業務が行われているかの判断もできるでしょう。

また、脱属人化の手段にクラウドサービスを活用すれば、さらに業務が分かりやすくなり効率もアップします。

脱属人化するための手段と方法

脱属人化は業務効率がアップし、企業に大きなメリットがある取り組みです。脱属人化を図るためには、業務の可視化や業務の分散などのさまざまな方法があります。

そこでここでは、脱属人化を図るための具体的な手段や方法を解説します。

業務の可視化とマニュアル作成

脱属人化でまず行うことは、業務の可視化です。ブラックボックス化した業務のフローを整理し「誰がどのタイミングで何をするのか」「この作業では何を行うのか」などを明確にしましょう。

リストアップした業務でマニュアルを作成すれば、企業全体での業務把握が可能です。マニュアルをできるだけ詳細に言語化すれば、品質の維持や再現性の向上につなげられます。

業務の分散

マニュアル作成完了後は、複数の社員で業務内容をチェックし、業務を分散しましょう。

業務を分散してそれぞれが役割を持つことで、より業務内容が理解できるようになります。担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

また、業務だけではなく責任も分散すれば自らの役割を把握しやすく、担当者不在時でも柔軟に対応できるようになります。

アウトソーシングの活用

担当者の不在や、退職によってマニュアル作成が難しい場合などは、アウトソーシングを活用しましょう。

属人化している業務を選出し、それを専門としている業者に委託すれば、業務効率の悪化を防げます。

また、アウトソーシングの活用は新任や新人への業務の引継ぎ、育成にかかる時間やコストの削減が可能です。時間やコストに余裕ができれば社員は他の業務に集中できるため、業務効率のアップや質の向上も望めます。

TRYETINGの『UMWELT』は脱属人化におすすめ！

脱属人化の手段を探すなら、TRYETINGの『UMWELT』がおすすめです。

ノーコードAI予測のUMWELTは、DXやAIに対しての専門性がなくても導入できます。データの収集、クレンジング、需要予測、在庫管理、自動発注などの業務も利用でき、業務の効率化につながります。

また、クラウドサービスで提供しているため、出張やテレワークの際にも業務状況や進捗状況の確認も可能です。

「データをうまく前処理できない」「予測需要の精度が出せない」という場合も、データ分析によるレシピ構築を代行サポートがあるため安心です。

まとめ

脱属人化には、業務効率のアップや品質の向上、進捗管理のスムーズ化など、さまざまなメリットがあります。業務の属人化によって悪化した社内環境を整えるきっかけにもなる他、近年増加しているテレワークへの対応も可能です。

脱属人化する手段としておすすめなのが、TRYETINGの『UMWELT』です。ノーコードで需要予測や機械計算などができるため、業務効率化にも役立ちます。専門家の伴走やカスタマーサクセスによる代行サポートもありますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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