自動化ツールとはどんな仕組み？導入のメリットや選び方のポイントを解説！

業務効率化を図り、生産性を向上するための取り組みは、人手不足やDX推進などが注目されるとともに、国内の多くの企業で重要視されるようになっています。現場の課題を改善するための取り組みの一環として、自動化ツールを導入する企業も増えてきています。自動化ツールを活用すると、業務効率の改善や人件費の削減などが可能です。本記事では、自動化ツールの仕組みや導入メリット、具体的なツールの選び方について解説します。

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自動化ツールとはどんなもの？

自動化ツールとは、これまで人の手で行っていた業務を機械に代行させ、自動化するためのツールです。さまざまな特徴を持った自動化ツールを現場に取り入れることで、業務効率化や省力化、生産性の向上などが期待できます。ここでは、自動化ツールの特徴や仕組み、役割や背景、どのような種類があるのかなどについて解説します。

自動化ツールの特徴や仕組み

自動化ツールを導入すると、従来は人の手で処理していた定型的な業務をロボットに覚えさせて自動化できます。RPA（Robotic Process Automation）ツールと呼ばれることもあります。自動化ツールが得意としているのは、主に「手順が決められた定型的な業務」です。例えば発注内容が書かれたエクセルファイルの特定のシートからデータをコピーして、別のシートに貼り付けるなど、あらかじめ手順が決められた処理を繰り返すことを得意としています。

自動化ツールの役割

自動化ツールの役割は、処理を自動化して業務の効率化を図ったり、生産性の向上につなげたりすることにあります。手順が決まっている定型的な業務は、「生産性が高くないものの、現場から失くすことはできない業務」です。そのため、ロボットに代行させることで、浮いたリソースをより生産性の高い業務に再割り当てできます。自動化ツールが持つ機能はさまざまで、受注管理や在庫管理、請求管理など、さまざまな場面で活用が可能です。

自動化ツールの種類

自動化ツールの種類には、全体の中の特定の業務を自動化する小規模なツールや、導入後に自動化の範囲を徐々に拡大していけるツール、基幹システムと連携したり、複雑性の高い条件設定ができたりするツールなどがあります。用途によって開発範囲やコストが大きく異なるため、導入前の段階で、自社がどのようなツールを求めているのかを十分に検討しておきましょう。限定的な範囲で使用するのか、将来的に使用範囲を拡大していくのかによって、開発にかかる期間やコストも大きく異なります。

自動化ツールが注目を集めている背景

自動化ツールが注目を集めている背景には、働き方改革や労働人口の減少によって、企業が業務効率化を迫られていることや、消費者のニーズが多様化していることなどが挙げられます。従業員の労働負荷を軽減し、労働時間を短縮するためには、人の手で処理する業務を最小限に抑える必要があります。また、多様化する消費者ニーズに応えるためには、定型的な業務をできるだけ自動化して、より生産性の高い業務に注力することが求められるでしょう。

自動化ツールを導入するメリット

自動化ツールの導入メリットには、業務効率化や業務品質の向上、人件費の削減など、さまざまなものがあります。また、人材の有効活用やアプリの連携によるデータ利活用の促進なども考えられるでしょう。自動化ツールの導入時は、メリットを押さえて、自社の目的に沿ったツールを選定することが大切です。それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

業務効率化が図れる

自動化ツールを導入することで、業務をスピーディーに処理できるようになるため、業務効率化を図り、生産性を向上できます。1人の人間が24時間働き続けることは不可能ですが、自動化ツールには疲労の概念がないため、特別なトラブルがなければ24時間稼働し続けることも可能です。確保できる作業時間が増えるため、これまでに比べて大量の業務を処理できます。ただし、システムトラブルが起こらないように、稼働状況を監視する人材が新たに必要になる点は注意が必要です。

業務の品質が向上する

自動化ツールに業務を代行させると、業務効率が高まるだけでなく、業務品質の工場も期待できます。自動化ツールは事前に記憶させた手順に沿ってロボットが業務を行うため、思い違いや操作ミスなどによるヒューマンエラーを防止できます。疲労が蓄積することもないため、業務を積み重ねる中で判断が鈍ることもありません。このような性質から、常に一定の成果で業務を達成できるようになり、現場全体の業務品質を向上させられます。

人件費を削減できる

自動化ツールを導入すると、人の手で業務を処理するよりも作業のスピードが上がり、同じ時間でより多くの業務をこなせるようになるため、人件費の削減が期待できます。例えば、これまで4人が1日あたり4時間かかって行っていた作業を、自動化ツールに任せることで1時間でこなせるようになれば、かかるコストは1/4になるでしょう。削減した人件費は新商品の企画や新たなマーケティング展開など、より重要性の高い業務に投資できます。

人材を有効活用できる

手順の決まった定型業務や、繰り返しが多い業務を自動化ツールに割り振ることで、社内の限られた人材を有効活用できます。特にリソースが限られている小規模事業者では、定型業務に時間を取られてしまい、新商品の企画やマーケティング業務など、その他の業務に取りかかれずにいるケースがよくあります。自動化ツールの導入によってリソースの再配分ができれば、小規模事業者でも人材を最大限に活用し、成長に向けた事業を展開できるでしょう。

アプリの連携ができる

導入する自動化ツールによっては、他のアプリと連携が可能なものもあります。アプリの連携機能を活用することで、自動化ツール単体よりもさらに活用範囲が広がります。代表的な連携アプリとしては、SFAやCRM、グループウェア、ERP、チャットボットなどが挙げられます。例えばチャットボットなら、あらかじめ「よくある質問」をデータベースに登録しておき、Webサイトを訪れた顧客からの問い合わせに自動で応答させるなどの使い方が可能です。

自動化ツールを導入する際の注意点

自動化ツールを導入する際は、システムトラブルを起こして停止する可能性がある点や、情報漏えいのリスクがある点などに特に注意が必要です。前述のように、自動化ツールは24時間365日稼働させ続けることも理論上可能です。ただし、途中でパソコンやネットワークのトラブルが起こって業務を継続できなくなるリスクもあるため、正しく稼働しているかどうかをチェックするための人材が必須となります。また、自動化ツールはシステムに自動的にログインして作業を開始するため、社内で放置されたままの「野良ロボット」が発生すると、不正アクセスによって情報漏えいが起こる可能性があります。他にも、サイバー攻撃によるロボットの乗っ取りなどが考えられるため、入念なセキュリティ対策が重要です。

自動化ツールの無料と有料の違いは？

自動化ツールには、無料のものと有料のものがあるため、どちらを使用するのかを事前に検討しておくと、導入までの流れがスムーズです。無料で利用できるツールは、コストがかからない点がメリットですが、機能制限が設けられていたりサポート範囲が限られていたりする点が有料ツールとは異なります。有料ツールには機能制限がないため、充実した機能を利用したい場合は、有料ツールの導入をおすすめします。サポートについても、有料ツールは電話やメール、直接訪問など、さまざまなトラブル対応が用意されていたり、導入までの相談にも乗ってもらえるケースが多いです。

自動化ツールを選ぶ際のポイント

自動化ツールを選定する際は、動作形態をどれにするのかを決めた上で、費用対効果を十分に検討し、操作性やサポート、セキュリティ面など、さまざまな観点からどのツールが自社に適しているのかを見極めましょう。あらゆる要素のバランスが取れたツールを選定することが、導入後に安定稼働を継続させるためのポイントです。

動作形態をどれにするか

自動化ツールの動作形態には、サーバー型、デスクトップ型、クラウド型の主に3種類あります。サーバー型は、自動化ツールをサーバーにインストールして利用する方法です。大規模組織に向いており、導入範囲が広い場合におすすめです。デスクトップ型は、各端末に自動化ツールを個別にインストールして利用する方法で、小規模利用に向いています。クラウド型はインターネットを通じて提供されるサービス形式で、メンテナンスの必要がないため手軽に導入できる点が魅力です。

費用対効果に優れているか

自動化ツールを選ぶときは、単に価格が安いかどうかで判断するのではなく、費用対効果に優れているかどうかを検証することが大切です。価格が安い点だけを考慮して選んでしまうと、導入後に機能が不足していることが判明し、導入目的を達成できない場合があるためです。機能とコストのバランスが取れたツールを選び、導入効果に対してコストパフォーマンスが高いかどうかを判断基準にすると良いでしょう。そのためには、「なぜ自動化ツールを導入したいのか」も把握しておく必要があります。

使いやすいか

自動化ツールを現場に定着させるためには、操作性の高さも重要な要素となります。現場の従業員が抵抗感なく使用できるツールでなければ、「使い方が難しい」「操作が面倒」などの理由から定着が進まず、やがて誰にも使われなくなってしまう可能性があるからです。導入前に無料トライアルやデモ環境を活用して、使いやすさを検証してから導入することで、導入失敗リスクを最小限に抑えられます。検証の際は、現場の従業員も交えて意見を募るとより効果的です。

サポートを受けられるか

自動化ツールのサポート体制は製品によって異なるため、充実したサポートを受けられるかどうかは注目しておきたいポイントです。使用方法に疑問を感じたときに気軽に質問できる窓口が設けられているか、システムトラブルが起こったときに迅速に対応してもらえるかなどの観点から、サポート体制が整っているツールを選びましょう。サポート体制が不十分なツールを選ぶと、問題解決までに時間がかかり、業務に悪影響を及ぼす可能性があります。

セキュリティが高いか

前述のように、自動化ツールには不正アクセスやサイバー攻撃による情報漏えいリスクがあります。そのため、セキュリティ対策が施されていて、セキュリティ面に支障がないかどうかを事前に確認しておくことが大切です。情報漏えいが起こると、自社の機密情報が第三者に渡って悪用されたり、個人情報が洩れて顧客からの信頼を大きく損なったりするおそれがあります。権限設定やログ管理などの機能が備わっているかどうかは、重要なポイントです。

自動化ツール導入を成功させるコツ

自動化ツールの導入を成功させるポイントは、あらかじめ自動化の目的や目標を決めておいたり、現場に定着する体制を整えたりする点にあります。また、導入が比較的容易なクラウド型からスタートすることで、少しずつ社内に浸透させていく方法も考えられます。ここでは、自動化ツール導入を成功させるための3つのコツを紹介します。

自動化の目的や目標を決める

ひと口に自動化ツールといっても、どのような業務を自動化できるのかは、ツールによって大きく異なります。自動化ツールの効果を最大限に引き出すためには、自社の自動化の目的や目標を、導入前に明確に定めておく必要があります。業務を効率化して他の業務に回せるリソースを確保したい、人件費を削減したいなど、現場によって自動化の目的は多種多様です。目的や目標を洗い出した上で、自社に合ったツールを選定することが重要です。

現場に定着する体制を作る

自動化ツールを安定的に稼働させ続けるためには、ツールが現場に定着する体制を作ることが大切です。従業員に向けて導入前の事前研修を開催したり、マニュアルを整備して誰でも疑問を解決できるようにしたりすることで、現場に定着させやすくなります。サポートの連絡先を提示して、疑問が生じた場合の問い合わせ先を明確にしておくことも大切です。「いつでも気軽に、簡単に使える」印象を持ってもらうことが、現場に浸透させるためのポイントです。

クラウド型から始めてみる

初めて自動化ツールを導入するなら、少人数からでも使えて導入のハードルが低く、コストパフォーマンスも高いクラウド型がおすすめです。クラウド型はインターネット経由で自動化ツールを利用できるため、サーバーメンテナンスの手間も不要です。ライセンス形式の提供が多いため、パソコン1台から必要な台数分だけ契約し、必要に応じて適宜増減することも可能です。これまで自動化ツールを使ったことがない方でも、難しい知識は不要で自動化ツールの利点をフル活用できます。

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自動化ツールの導入を検討している方は、TRYETINGが提供するノーコードAIクラウドサービス「UMWELT」をおすすめします。UMWELTは、特別な環境を用意せず、現場に導入済みのシステムをAI化可能です。AI化した既存システムを自動化ツールとして利用すれば、特別なツールを新たに導入することなく、簡単に社内の自動化を進められます。ドラッグ＆ドロップの操作に対応しているため、AIやプログラミングに関する専門知識を持たない現場でも、簡単に構築できる点が強みです。業務効率化や労働力不足の解消、DX推進など、現場のさまざまな課題を解決したいとお考えの方は、ぜひUNWELTの導入を検討してみてください。

まとめ

自動化ツールの導入によって、業務効率化や業務品質の工場、人件費の削減など、さまざまな効果が期待できます。人材の有効活用にもつながるため、まだ未導入の方は積極的に導入を検討することをおすすめします。自動化ツールの導入時は、自社の目的や目標を明確にして、現場に定着できるような運用体制を整えましょう。初めての方は、クラウド型の導入も有効です。「UNWELT」ならプログラミングの知識がなくても簡単に社内の自動化を推進できます。少しでも興味を持った方は、下記ページからお問い合わせください。

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