シフト管理でコストを削減するには？ツール導入時のポイントも解説

シフト管理は、多くの従業員を抱える企業にとって負担の大きい業務です。従業員ごとの希望休暇や保持しているスキルなど、多くのことを考慮しながら決めていかなければなりません。この記事を読んでいる方の中には、シフト管理業務を改善してコスト削減をしたいと思っている方もいるでしょう。そこで今回は、シフト管理を見直すためのポイントについて解説します。

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シフト管理でよくある課題点

シフト管理には、主に以下の課題があります。

作成に手間がかかる

シフト表の作成は、時間や手間がかかるため作業者への負担が大きいです。シフト表は、作成者の都合によって作成をするのではなく、従業員の希望休や人員の配置なども考慮する必要があります。こうした内容を全て統合的に評価するためには、考慮する内容が多すぎて時間が大きくかかってしまうのです。さらに、Excelや紙などを活用して作成するケースが多いため、一からファイル作成をしていくのも手間がかかります。

必要人数の見極めが難しい

シフト表の作成をするときには、その日に必要となる人数を見極めた上で適切な人員配置をしていかなければなりません。作成時には季節・時間・曜日・担当者のスキルなどのさまざまな要因から判断しなければならないため、勘や経験での配置になってしまいがちです。しかし、本来であれば過去の売上に基づいて判断する必要があります。また、人数が多いほど判断が難しくなってくるため、データを活用するのが大切です。

コストの見える化ができない

多くの企業では、作成したシフトに従って勤務した後の振り返りをしていません。その結果、作成したシフトが正しかったかどうかの判断が付かないため、次回以降のシフト調整に活かせないのです。こうしたコストを見える化させることで、計画通りに業務が回っているのか、適切な人件費に収まっているのかを判断できます。

人件費コストを削減するためのポイント

人件費コストを削減するためには、以下のポイントが大切です。

人員配置を再考する

人件費コストを削減するためには、シフト作成時の人員配置を再考する必要があります。店舗では、曜日や時間ごとに最適となる人員が異なります。もし、最適な人員配置ができなかった場合は、無駄に人員を配置して人件費が多くかかってしまいます。一方で、人員が少なすぎると業務を回すのが困難となり、販売の機会損失につながる恐れがあります。こうした問題が発生しないためにも、事前に従業員ごとのスキルを明らかにし、日ごとの特徴を考慮しながら最適な人員配置をするのが大切です。

細かいスパンで振り返る

人件費は、定期的に見直すことで徐々に改善をしていけます。もし、人件費の見直しを実施しなかった場合は、勘や経験に頼った人員配置となってしまい、人件費の最適化をしていけないでしょう。定期的に見直すことで、先月立てたシフトの精度がどのくらいだったのかが明らかになり、次のシフト作成時に大きな判断材料となるのです。

シフト作成ツールを導入する

人件費を削減したいときには、シフト作成を効率的に実施できるツールの導入がおすすめです。シフト作成ツールは、Excelや紙で作成するのに比べてシフト作成に特化した機能を多数搭載しています。作成したシフトが全てデータとして保存されていくため、実績と計画を元に分析をして次のシフト表作成に活かしていけるのです。他にも、事前に設定した従業員のスキルや曜日などを考慮し、最適なシフト配置を自動で作成する機能などが搭載されています。

シフト作成ツールの選び方

シフト作成ツールは、以下のポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

完全な自動化を目指す

シフト作成ツールは、自動で作成できる機能を搭載したものを選定すると良いでしょう。手作業が発生してしまうと、業務負担が大きくなるだけではなく、人的ミスによるコスト増大につながる可能性も考えられます。自動化としては、最適な人員配置を自動で行ってくれたり、急な出勤体制の変更に対応した調整をしてくれたりなどが効果的です。

多機能なものを選ぶ

シフト作成ツールは、できるだけ多機能なものを選ぶと効果的に活用していけます。シフト作成ツールの機能としては、シフトの自動作成・管理・給与の自動計算・シフト変更時の自動計算・休暇設定などさまざまあります。こうした機能は、活用することで今までのシフト作成と比べて圧倒的に効率化できます。ツールの選定時には、自社にとって活用できそうな機能を搭載しているかについても注目しましょう。

クラウド対応を確認する

クラウドとは、インターネット上のリソースを活用して提供される形態です。クラウド対応のツールは時間や場所に問わずサービスへのアクセスが可能であるため、好きな時間にシフト提出ができます。また、シフト作成ツールは提供される企業側が定期的にアップデートを実施するため、常に最新の状態で利用できるのが特徴です。

HRBESTでシフト管理の課題をクリアしよう！

シフト管理システムのポイントを解説したところで、それらを満たす具体的なシステムを知りたい方も多いのではないでしょうか。そこでおすすめしたいのが、TRYETINGの開発するシフト自動作成クラウド「HRBEST」です。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。また、シフト変更が発生した場合にも自動で調整をしてくれるため、従業員の数が多くても管理の手間を最小限に抑えてくれるのです。クラウド型のツールであるため、常に最新のシフトを保ちつつ複数店舗での作成を楽にできるでしょう。

まとめ

シフト管理は、従業員の数が増えるほど管理の手間が増大して複雑になりやすいです。そこで、シフト管理ツールの活用により効率的なシフト管理が可能となります。最適な人員配置が可能となり人件費の削減にもつながるのです。HRBESTはAI機能を搭載したシフトの自動作成ができ、急なシフト変更が発生した場合でも自動でシフト管理をしてくれます。少しでも興味を持った方は、ぜひお問い合わせください。

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