在庫管理システムは自作するべき？業務効率化のポイントを詳しく解説

Excelなどの自作による在庫管理システムは、上手く使えば、後々本格的な在庫管理システムを導入する際にも役立ちます。ただしExcelはデータベースではないため多くのデータを取り入れられず、会社の規模が大きくなるにつれて、使い勝手が悪くなることも考えられます。では、在庫管理システムはどのように導入すれば、業務効率化に役立つのでしょうか。本記事では、在庫管理の必要性を踏まえた上で、在庫管理における業務効率化のポイントを詳しく解説します。

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在庫管理の必要性が高まっている

将来的に利益を生むことになる在庫は、会社の資産となります。会社の経営は、商品の入荷と出荷を効率良く繰り返してキャッシュを増やさなければ上手くいきません。とくに過剰在庫は余分な保管コスト増加、欠品は販売の機会損失に繋がるため、在庫の過不足は企業経営に悪影響を及ぼします。逆に、適切な在庫管理を行って過不足をなくすことは、会社の利益向上に繋がります。

在庫管理を適切に行うメリット

在庫管理を行うと、さまざまな効果が期待できます。在庫管理を適切に行った時のメリットについて、それぞれ紹介します。

生産性が高まる

在庫の適正管理により、不要な製造にかかる時間を、本来必要な製造に回せるようになります。これによって生産のリードタイムが抑えられ、納期を短縮可能です。さらに在庫回転率の向上により、商品の長期間保存による劣化が防がれ、品質が安定します。

余剰在庫や欠品を削減できる

在庫の適正化により、どこに何がいくつあるかを把握できるようになります。また、適正在庫の維持により無駄な発注を防止し、余剰在庫を低減。在庫の状況から欠品の予測ができるため、発注するべきタイミングが分かるだけでなく、埋もれて見えない在庫が劣化してしまうことも防ぎます。そのため、使用できずに欠品となることもありません。

キャッシュフローが改善される

在庫の適正化によって、不要な在庫に対する仕入れや製造の費用、保管するための維持費など無駄なコストを発生させずに済みます。さらに欠品による販売の機会損失も減るため、売上を最大化できます。このように在庫管理を適切に行うことで在庫回転率が向上し、現金が手元に残り、キャッシュフローを安定させる効果が見込めるのです。

在庫管理システムは自作もできる

在庫管理システムは、Excelにて自作で作成も可能です。Excelを使った在庫管理のメリットについて紹介します。

取り扱いや修正が容易

Excelは誰でも知っているソフトであることからとっつきやすく、すぐ作れて修正しやすいメリットがあります。関数、マクロ、ピボットテーブルを上手く組み合わせれば、しっかりとしたシステムを作ることも可能です。

コストが安い

企業でWindows PCを一括購入しているような場合には、Excelを含むOffice製品が初期からインストールされているケースが多いです。利用料金、初期費用がかからず導入コストを安く抑えることができます。

自作の在庫管理システムには課題が多い

Excelでも在庫管理システムは作成できますが、処理できる範囲が大きくないため、会社の規模拡大に伴い課題が増えることが懸念されます。Excelによる在庫管理システムの課題、問題点について紹介します。

データの整合性が取りづらい

Excelは、表の作成や数値の入力・抽出を得意としています。ただしあくまでも表計算ソフトという位置づけで、データベースではないため、以下のような欠点があります。

• 複数のメンバーによる運用や同時編集ができない
• 最新のファイルがわからない
• リアルタイムで情報を更新できない

また、最新データの更新ができず、データの整合性が取りづらいデメリットも存在します。

属人化の危険性

Excelによる在庫管理表は操作に詳しい人が作ることが多いため、作成者本人しかわからない、もしくは権限設定ができないなどの問題があります。また、ルールや規模が大きくなるほどどんどん操作が複雑になるため、作成者が退職すると誰も直せない状態になってしまいます。

速度や容量に限界がある

Excelのシート1枚の行数は、1048576行（Excel2003までは65536行）であり、保存できるデータ数に限りがあります。また、データが多くなるほど処理が遅くなったり、最悪の場合はファイルが壊れる恐れもあるので注意が必要です。

「UMWELT」で在庫管理のシステム化を成功させよう！

小規模事業所ならExcelによる自作でも対応できますが、扱えるデータ数に限りがあるため、中規模以上では難しくなります。事業規模が拡大してからも安心して利用するには、在庫管理システムの導入がオススメです。

在庫管理システムなら、膨大なデータを取り込んだ上で、過去のデータ分析から必要な在庫数を割り出すこともできるようになり、適正在庫の維持に役立ちます。しかし、在庫管理システムにはコストがかかるため、費用対効果などを踏まえて検討する必要があります。そこでおすすめなのが、TRYETINGのノーコードAIクラウドUMWELTです。

優れたカスタマイズ性

UMWELTは、貴社内にある既存の基幹システム内データや在庫管理Excelデータを取り込み、AIによるデータ分析や業務最適化を可能とします。外付けする形でシステムを構築するため、貴社の体制に合ったAIシステムを構築できます。

導入ハードルが低い

UMWELTはプログラミング不要でAI在庫管理システムを構築できます。データサイエンティストやAI人材の採用も不要です。導入費用は業界平均の1/10、導入スピードは1/4と、低価格で・誰でも・使いやすい点が魅力です。

AI・DX活用人材が育つ

UMWELTのサービスは導入・運用フェーズでTRYETINGのコンサルタントが伴走します。AIシステム導入実現だけでなく、導入・運用のプロセス内で社内におけるAI人材・DX人材の育成も可能です。

まとめ

在庫管理システムはExcelでも作成できますが、人の手によって行われるため、ヒューマンエラーや属人化などが起こりやすくなります。また、Excelでは多くのデータを取り込めないため、事業の規模が大きくなると対応が難しくなります。在庫管理システムを導入すれば、ヒューマンエラーや属人化を防いで、業務効率化に役立てられるでしょう。TRYETINGのUMWELTであれば、企業の規模、企業が抱えている課題の改善などを踏まえた上でAI在庫管理システムを構築できるため、無駄のない導入が可能です。在庫管理の業務効率化を図りたい、事業規模の拡大に伴いExcelからシステムに切り替えたい、最新のシステムを利用したいと考えている方は、ぜひTRYETINGまでお問い合わせください。

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