在庫管理の問題点や課題とは？効果抜群の改善方法も紹介！

在庫過不足を減らし、顧客からの要求に適切に応える環境を整えるためには、在庫管理を徹底させることが大切です。しかし、在庫管理は在庫数が多くなるほど複雑化し、さらに商品入荷、出荷時に入力ミスが起こるなど、維持管理が難しいなどの課題があります。本記事では、在庫管理で起こりやすい問題点や課題を踏まえた上で、改善策を紹介していきます。

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在庫管理の基本

在庫管理とは、在庫という企業の資産を適切に管理することを意味します。在庫管理には、以下の2つの側面があります。

・現品管理
帳簿データと実在庫に相違がない状態で保管すること。

・棚卸資産
小売業であれば商品、製造業であれば原材料などのこと。

現品管理は、適正に行うことで在庫品を過不足なく適切な状態で常時ストックできるようになり、｢何が、どこに、何個、どのような状態｣であるか把握できるようになります。また、現品管理をしっかり行うためには、商品と帳簿データをきっちり合わせる必要があります。また、棚卸資産をきちんと管理するようマネジメントすることで、原材料、仕掛品、完成品（商品）などの棚卸資産を、数、状態ともに最適化させることができます。

これら2つは在庫管理が徹底されていないと上手く機能せず、管理が的確に行われていないと販売の機会損失にも繋がります。さらに売れ残りを懸念して価格を下げた時、場合によっては経営圧迫の原因を引き起こす可能性があるため、経営の安定を図るためにも在庫の維持管理は重要です。

在庫管理の5つの目的

在庫管理の目的は、必要な商品や製品を必要なときに、必要な量、必要な場所へ供給できるよう、在庫を好ましい水準に維持するために行います。在庫管理は、以下の状況で適正に行う必要があります。

• 原材料の管理や工場への支給
• 棚卸
• 完成品の入庫や管理、検品、発送
• 返品があった際の対応や廃棄処分

在庫管理を徹底させることで、販売利益の向上、無駄なコストの軽減など、さまざまなメリットを受けられるようになります。ここでは、そのメリットについて解説していきます。

①売上増加(生産性向上)

顧客からの注文があった時に、もし在庫がなければ販売の機会損失となり、売上を逃しかねません。需要に応えられるだけの十分な在庫を維持し、顧客の注文があればすぐ供給できるように管理することで機会損失を防げるようになります。そのためには、適正在庫の維持管理が重要です。

在庫管理を徹底させることで在庫欠品がなくなって販売機会(利益)を失わずに済み、結果として企業の生産性や利益が向上します。例えば小売業であれば、在庫欠品を防げば安定供給による売り上げ増加が見込めるようになります。製造業であれば、製品の安定供給による納期短縮が可能となり、他社差別化も見込めるようになります。

②顧客満足度の向上

顧客が商品を求めている時に供給できるお店、サービスは顧客満足度が高い傾向にあります。特に販売サービスにおいて、欠品が生じない、過剰在庫にならない程度の必要十分量の在庫が確保されている、納期が早いなどを抑えておくと、より顧客満足度を向上させることができるようになります。顧客満足度が高いと固定客のリピート利用、クチコミでの評価にもつながり、安定した収益を維持できるようになります。

③コスト削減

過剰在庫があると、コストがかかることが多く、企業経営を圧迫するケースも少なくありません。たとえば、倉庫を管理するには人件費、光熱費、さらに過剰在庫の廃棄処分にもコストがかかります。在庫管理を徹底させ、常に適正量の在庫を維持し続けることにより、期限切れなどの廃棄処分費用や支出を最小限に抑えることができます。過剰在庫をなくすことで無駄なコストを削減できるようになるため、企業の利益向上や負担軽減にも繋がります。

④キャッシュフロー改善

在庫とは、企業がキャッシュ（現金）によって仕入れ、再販により現金化する見込みのものを意味します。過剰在庫があり期限切れなどにより廃棄が生じると、仕入れ分(先行投資)が回収できず、キャッシュフローを圧迫させてしまいます。つまり、在庫を抱えるほど自由に使えるキャッシュは減るということになります。そのため、在庫管理を適正に行うには、キャッシュフローを良好な状態に維持することも大切です。

⑤製品の品質安定化

商品は、保管期間が長くなると自然劣化（品質低下）を防げないこともあります。たとえ丁寧に在庫管理していたとしても、季節の変化による湿気や乾燥などが原因で、商品の劣化が進むこともあります。最悪の場合、倉庫内で異物混入が起こり、大きな事故となる恐れもあります。そのため、商品保管期間が長くならないように、適正量の在庫が出入りする循環サイクルが機能していることが必要となります。

在庫管理が難しい4つの理由


在庫管理は、顧客の要望に応え即納する必要があるため適正に行う必要があります。しかし、在庫管理のルールは企業ごとにバラバラで、管理方法も紙やエクセル、既存の在庫管理システムなどさまざまです。そのため、社内で管理方法の共有がされていない、もしくは管理方法が複雑だと管理が難しくなるなどの問題があります。さらに、在庫数が増えるほど、管理はより難しくなります。在庫管理において、とくに管理が難しいといわれる原因の代表例4点を紹介していきます。

①入力ミスによるもの

在庫管理が難しい理由の1つ目は、入力ミスの発生によるものです。帳簿や伝票記入などの作業を人が行う以上、人的ミスの可能性をゼロにすることは難しくなります。もし、実際と誤った記録をしてしまうと、帳簿の在庫と実在庫にずれが生じ、管理が難しくなります。

業務効率化ツールを導入して管理する事例もありますが、在庫管理、販売管理、在庫管理、原価管理など複数の業務効率化ツールを同時並行で利用すると管理が複雑化し、ミスが発生しやすくなります。システムによるミス削減には、利用するツールの連携をして、管理従事者全員がわかりやすくする必要があります。

②現品確認（検品）時のミスによるもの

在庫管理は、現品確認の作業時にもミスが起こりやすくなります。さらに、扱う在庫が多ければ多いほど、ミスは発生しやすくなります。人が作業する以上、人的ミスを防ぐことはほぼ100％不可能です。

人が作業を行う以上、在庫のカウント漏れ、同じ在庫を何度も数える重複カウントなどのリスクが伴います。ヒューマンエラー対策としては、ハンディ端末、バーコード管理などがあり、現品確認時に発生するカウントミスを防ぐ手助けになります。

③曖昧なルールによるもの

在庫管理は、扱う品目数が増加するほど、在庫管理のルールが複雑になります。とくに在庫が増える、もしくはルールやシステムを継ぎ足しされると、さらに在庫管理が複雑化してしまい、作業工程のルール統一が難しくなります。この結果、一部の従業員しか在庫管理を行うことができず、管理、作業が属人化してしまい、曖昧なルールのまま管理者の勘に頼ることになるケースも少なくありません。ルール統一がなされていないと、保管場所や整理方法が統一されにくく、探すのに手間と時間が余計にかかってしまいます。

さらに、伝票などへの重複入力、請求月や出荷月の不整合なども起こります。また、在庫管理のオペレーションが煩雑なほどミスも起こりやすくなります。このような事態に陥る前に、作業工程はシンプルに、なおかつルールを統一化させ、ルール順守しやすい管理体制を整えておくことが重要です。

④限られたスタッフしか行えない

在庫管理が難しい理由の１つに、限られた従業員への依存も考えられます。特に在庫管理の手順や方法が統一化されていない環境では、担当者への管理依存が生じていることも少なくありません。

在庫管理の属人化があるとルールが書式化されておらず、従業員の頭の中に入っているから大丈夫というケースに陥ってしまいがちです。また、3つ目の理由でも紹介した｢ルールの曖昧さ｣は、限られた現場で働く従業員への管理依存にも結びつきます。在庫管理を成功させるには現場依存の側面を改善し、まずは統一ルールを書式化する必要があります。

在庫管理の改善方法4選


ここまでの流れで、在庫管理の必要性、課題を紹介させていただきました。では、在庫管理で起こりがちな課題を改善するには、どのような方法があるのでしょうか。在庫管理の課題を改善するためのコツについて、今から紹介していきます。

在庫管理の必要性を再認識

在庫を持つ全ての企業にとって、適切な在庫管理は必要です。在庫管理が上手くいかなくなると、過剰在庫の発生、在庫回転率の低下、顧客満足度の低下などが起こり、経営悪化にもつながるので注意が必要です。経営の安定化を維持させるためにも、まずは在庫管理の必要性を社員全員に認識させましょう。

在庫管理は、常にPDCA(Plan・Do・Check・Action)を回し業務改善を繰り返すことで適正な運用が可能となります。さらに、在庫管理の必要性を、担当メンバー全員で周知し直すことも必要です。

在庫管理の必要性を見直すには、まずどの程度在庫があるのか可視化することからはじめていきます。また、在庫数の把握は棚卸の時期のみではなく、週単位や月単位で在庫数が分かっている状況にあると望ましいです。在庫過多、経営悪化などの最悪な事態を防ぐためにも、適切な在庫管理を社内に義務付け、浸透させていきましょう。

在庫管理マニュアルを作成

適切な在庫管理を行うには、マニュアル作成が欠かせません。マニュアルを作成して社内で共有することで、在庫管理における作業の統一、特定社員に依存しないルール作りができるようになります。マニュアルは大筋でルールを決めたうえで、それぞれマニュアルに落とし込まれている構成で作成しましょう。

さらに在庫管理に関連する事務作業に関してもマニュアルを作成しておき、社員がいつでも閲覧できる場所に掲示するなど社内で情報共有できるように管理方法を同一化、視覚化すると良いです。また、マニュアルは業務担当者がいつでも確認できるよう、容易に検索できる体制を整えておく必要があります。

在庫スペースの確保・整頓

在庫を抱えるうえで、倉庫内の保管スペースの確保も重要なポイントです。また、同一在庫は同じ場所に保管する以外にも、回転率の悪い在庫がどの程度倉庫を占めているかなども検討しておく必要があります。これらの作業は一見手間に思えるかもしれませんが、適切な在庫管理を行う土台になるため欠かせないポイントです。在庫は、とくに数が多くなるほど仕分けが困難になりがちです。そのため、扱う在庫数量に見合った在庫スペースの確保も今一度確認しておくと良いでしょう。

在庫管理システムの導入

最後に、在庫管理をサポートする上で重要となるのは、連携の取れた在庫管理システムです。在庫管理の基本は、正確な入出庫記録です。在庫管理システムを導入することで、人的ミスの発生リスクを抑え、在庫管理業務にかかる時間と手間を減らすことができ、大幅な効率化が見込めるようになります。さらに作業担当者が複数存在する場合では、システム化により情報共有しやすいのもメリットです。

またシステム化には、在庫管理システムだけでなく、販売管理や顧客管理など便利な業務効率化ツールがたくさんあります。これらのシステムと連携できれば、管理がよりスムーズになる上、収益化や経営にもメリットをもたらします。

そのため、システムを選ぶ際は、業務効率化ツールが連携できる基幹系システムERP(統合基幹業務システム)を基盤に考えるのがおすすめです。



在庫管理システムの選び方


在庫管理システムには、倉庫管理機能付き、ECサイト向き、備品管理機能付き、小規模向きなどさまざまなタイプがあるため、自社のタイプに合ったものを選ぶことが望ましいです。それぞれの在庫管理システムにおけるタイプは、以下の通りとなります。

・倉庫管理機能付き
製造業や物流会社で幅広く利用ができるタイプで、倉庫内の在庫を管理する倉庫管理システムの一機能として利用可能です。

・ECサイト向き
ECサイトのカートにリアルタイムで連動する機能がついているタイプで、在庫状況が自動的に更新、表示されます。主に、回転が速い商品を扱う時に便利です。

・備品管理機能付き
商品在庫のみならず自社内で使用している備品の在庫管理や棚卸対策にも使用できるタイプです。また、医薬品、医療機器、化学物質、試薬などを厳重に管理したい場合には、こうしたシステムの活用が安心です。

・小規模向き
最低限の機能だけを安価で利用したい場合に向いているタイプです、複雑なピッキング指示や予実管理機能などが必要ない場合に最適です。また、在庫管理システムを選ぶ際には、企業の業務効率化を図れる基幹系システムERP(統合基幹業務システム)と連携可能なものを選ぶと、管理がよりスムーズとなります。

在庫管理システムの注意点

システムの導入には、導入、維持管理コストも発生する。そのため、現場ニーズをすべて満たすためのシステム導入は現実的ではないと言えるでしょう。在庫管理システムを導入する前に、経営戦略上必要性が高いか、基幹システムとの連携など、あらかじめ導入目的を確認しておく必要があります。

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2つ目は、在庫管理以外にも、AIによる需要予測や生産計画最適化など、在庫管理と付随する業務もAIでデータ分析できることです。多機能高精度でありながら導入コストは業界最低水準を設定しています。システムも誰でも簡単に使いやすいシンプルな作りなので、安心して導入、利用できます。

まとめ

在庫管理の正解は必ずしも一様ではありませんが、在庫管理を徹底させることで企業収益の向上、従業員や顧客満足度などへの改善が見込めるようになります。在庫管理を徹底させるには、自社ニーズを明確化させ、それらのニーズに応えるための方法をとっていく必要があります。在庫管理システムをお探しの際は、UMWELTをぜひご検討ください。

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