在庫管理の7つのコツを紹介！業務のIT化を進めて生産性を高めよう

在庫管理とは、自社が保有する原料や製品の数量を正確に把握する業務のことを言います。この在庫管理の精度を高めることは、特に多種多様な在庫を取り扱っている企業にとって課題に感じがちです。

そこで、この記事では在庫管理を行う上で押さえておきたい7つのコツをご紹介しています。これらのポイントを考慮することで、業務効率を向上しつつ正確性を高められるでしょう。

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在庫管理の適正化は生産性向上の鍵

在庫管理が適切に行われていないと、欠品による販売機会の損失や過剰在庫による保管コストの増大で悩むことがあります。これらのトラブルを防ぐには、常に適正な在庫量を維持しなければなりません。

在庫管理は供給量を適正化するための活動全般を指す言葉で、その中には以下のようなものが含まれます。

・在庫数の適正化
・発注量やタイミングの調整
・需要予測

この記事では、保有する在庫数を適正化する方法にフォーカスしています。在庫をきちんと把握できない、データがずれて困っているという場合に役立つ方法です。

在庫管理がうまくいかない主な理由

ヒューマンエラーの多発や不明瞭なルールなど、在庫管理がうまく行えない理由はさまざまです。在庫管理の適正化を目指すのであれば、自社がどのような理由で在庫管理がうまくいっていないのか理解するところからはじめましょう。ここでは、在庫管理が適正に行えないときにありがちな5つの課題をご紹介します。

在庫情報を更新していない

在庫状況を示すデータをリアルタイムで更新していないと、在庫数を正確に把握できません。そのような状況では在庫データと実数のズレが発生して、現時点で実際にどの程度の在庫があるのかが分からなくなってしまいます。とくに、在庫データを更新する頻度が少ない場合や、頻繁に在庫数をチェックしていない場合に起こりがちです。

ヒューマンエラーが多い

在庫管理に手書きの帳票やExcelを使用している場合はヒューマンエラーが発生しやすく、在庫データがずれたり実際の状況と異なる数値が記録されたりするケースがあります。

手書き帳票に記載した数値が間違っている、数値は正しくても別の担当者が読み間違える、Excelの保存を忘れるなど、ヒューマンエラーにはさまざまな要因が考えられるでしょう。

在庫管理のルールが決まっていない

在庫管理のルールが明確に定まっていない場合、業務の進め方はかなりの部分が担当者の裁量に依存します。担当者によってやり方が異なると在庫数のズレが発生しがちです。ルールを定めていないと効率的な在庫管理方法などのノウハウが共有されず、うまくいかない場合に問題点を明確にして改善するのも難しくなるでしょう。

製造日をきちんと管理していない

在庫管理の基本は「先入れ先出し」です。先入れ先出しを徹底しないと製造日順に出荷できず、古い在庫が積み上がることにつながります。製品が古くなると品質が下がり、不良品が増える原因になることもあるでしょう。先入れ先出しを徹底するには、ロットごとに製造日を正しく把握することが大切です。

保管場所を整理していない

保管場所をきちんと整理していない場合、製品同士が混ざって在庫数をカウントしにくくなります。ヒューマンエラーが発生する原因にもつながるので、常に管理しやすいように整理しましょう。

IoT重量計などを活用して在庫管理の一部をシステム化している場合でも、現場で製品が混在していると正しい在庫量を把握できなくなります。

効率的に在庫管理を行う7つのコツ

自社の在庫管理において何が課題になっているかを把握したら、課題に応じて最適な対処法を考えます。場合によっては複数の対策を施す必要があるでしょう。ここからは在庫管理を適正化するためのコツを7つ見ていきます。できるところから順番に行い、在庫の適正化を目指すのがおすすめです。

需要を予測する

在庫管理は需要に応じて適切に商品を供給することを目的としているため、需要を正しく把握するところから始まります。これまでに蓄積した売上実績データや出荷実績データなどに基づいて需要を予測し、在庫管理に生かせる体制を構築しましょう。より正確な需要予測を実現したいなら、専用のシステムを導入するのもおすすめです。

在庫管理のルールを定める

適切な在庫管理を実現するには、明確なルールを定める必要があります。「置き場から持ち出したら必ず記録する」「毎日定刻になったら在庫をカウントする」「破損品・不良品が発生したらその都度記録する」など、細かいルールを定めてそのとおりに運用しましょう。

担当者によって在庫管理方法が異なったり、別の部署と共有したりしている場合もあるため、全社的な共通ルールを定めることが大切です。

保管場所を整理する

保管場所で別の製品・パーツが混入すると正確に在庫を把握できません。混在に気づいたときは仕分け作業を行わなければならず、無駄な業務が発生します。

在庫の混入を防ぐためにも、保管場所をきちんと分けて整理しましょう。製品・パーツごとに保管場所を決め、明確に識別できるように表示するなどの対策が有効です。

ひと目で判別できないような類似製品・パーツが多数存在するなら、それぞれにバーコードやNFCタグをつけるなどしてヒューマンエラーが発生しないようにすることをおすすめします。

ロケーション管理を行う

ロケーション管理も在庫管理の基本です。ロケーション管理とは製品を保管する場所に関するルールを定め、そのとおりに保管する仕組みを指します。「固定ロケーション」と「フリーロケーション」に分けられ、それぞれの仕組みは次のとおりです。

・固定ロケーション： アイテムごとに保管場所を決める方法。保管場所が分かりやすくなるのがメリット
・フリーロケーション：空いている場所にアイテムを入れる方法。保管効率が高いのがメリット

分かりやすさを重視するなら固定ロケーションを、管理をシステムに任せて効率を重視するならフリーロケーションがよいでしょう。2つの方法を併用する方法もあるため、自社に合ったロケーション管理の方法を選択することが大切です。

棚卸を適切に実施する

在庫管理を適正化しても、何らかの原因でデータと実数がずれてしまうことはあるものです。もし、在庫のズレが発生したときに気づくのが遅れると、過剰在庫や欠品が発生してから判明することにもなりかねません。

データのズレにできるだけ早く気づくためにも、日次棚卸を実施して在庫状況を頻繁にチェックするのがおすすめです。日次棚卸の負担が大きいと感じるなら、在庫管理システムを導入して自動化するとよいでしょう。

リードタイムを短縮する

リードタイムは生産管理における「所要時間」を示す語で、実務においては主に以下の3つを指します。

・発注から納品までの時間
・製造を始めてから完了するまでの時間
・受注から納品までの時間

これらのリードタイムを短縮すると製品を出荷するまでの時間が短くなるため、在庫の増加を抑制できます。保管コストの削減にもつながり、収益力向上にもつながるでしょう。

在庫管理システムを導入する

根本的に在庫管理業務を改善したいなら、在庫管理システムを導入するのがおすすめです。システム化には以下のようなメリットがあります。

・各種データを蓄積して需要予測に活用できる
・アラート機能を活用して欠品を防止できる
・業務を自動化してヒューマンエラーを予防できる
・リアルタイム更新に対応している

人間が在庫管理を行うより遥かに効率化できるため、この機会に導入を検討してみるのもひとつの手段です。

在庫管理業務改善のプロセス

自社が抱えている課題と有効な解決策を把握したら、実際に業務を改善するための行動を起こします。ただし、闇雲に改善行動を起こしても失敗する可能性があるため、これからご紹介する5つのプロセスを順番に実行するのがおすすめです。適切な手順で効率的に業務を改善しましょう。

在庫管理の重要性を認識・共有する

経営者や倉庫管理者が在庫管理の重要性を認識していても、現場で働くスタッフが同じように認識しているとは限りません。実際に在庫管理を行うのは現場スタッフなので、業務改善の重要性を認識させることがポイントです。

現場のスタッフが業務改革の必要性を認識すれば主体的に行動でき、より効率的に改善計画を進められるでしょう。一方で、スタッフが業務改革の必要性を意識していないと、なかなか進まない可能性があります。

課題を明確にする

業務改革を進めるときは、解決しなければならない課題を明確にしましょう。在庫管理を適正化するといっても、抱えている課題は「過剰在庫」「欠品の頻発」「データ不整合」など、現場によってさまざまです。自社がどの課題を解決しなければならないのかをきちんと把握し、適切な行動を起こしましょう。

データを取る

解決しなければならない課題を明確にしたら、現状を数値化して改善点を明確にする段階に入ります。どのように数値化すればよいか分からないときは、以下の例を参考に考えてみましょう。

・手書きの在庫表を使用した現状の在庫管理では1時間かかるが、システム化すると5分に短縮できる
・記入ミスの確認に平均15分かかっているが、システム化で記入ミスがなくなればゼロになる

具体的に数値化すれば、どの程度の改善が必要なのか、それによってどの程度のコストが削減できるのかが明確になります。

在庫管理業務をマニュアル化する

在庫管理を担当するスタッフによってやり方に差が出ないようにマニュアルを整備するのも重要です。ルールを明確にした上で業務マニュアルを作成し、スタッフに共有します。

スタッフは明示されたマニュアルに従うことで、担当者によって方法が異なったり業務が属人化したりするリスクを防げるでしょう。作成したマニュアルは必要に応じてチェックできる体制を整えることも大切です。

業務をシステム化する

準備が整ったら必要なシステムを選定して、導入までのステップを踏みます。事前に業務改革プランを策定しており、解決しなければならない課題を明確にしているなら、システムに求める要件も定まりやすいでしょう。

コスト面や負担面を考え、適切なシステムを導入すればスムーズにシステム化できます。具体的なシステム選びに関しては後ほどご紹介しますので、併せてご参考ください。

在庫管理に役立つシステムを導入しよう

在庫管理に役立つシステムには「在庫管理システム」「需要予測システム」「ERPシステム」の3つがあります。いずれも在庫管理の現場で活用されていますが、主目的が異なるシステムです。解決しなければならない課題によってどのシステムを導入すればよいか異なるので、事前にチェックして最適なものを選びましょう。

在庫管理システム

在庫管理システムとは、すでに保管している在庫量や入出庫状況を管理するためのシステムです。倉庫にどの程度の在庫があるのか、入荷・出荷した製品の数はどのくらいなのかを把握するのに役立ちます。

在庫データと実数がずれて困っているときや、倉庫内にある膨大な在庫を効率的に管理したいときに導入するとよいシステムです。2次元コードやNFCタグと連携した在庫管理を行えるシステムもあるので、必要に応じて適切な機能を備えたものを選びましょう。

需要予測システム

需要予測システムとは、これまでの入出荷データや外部要因（気象状況や競合製品の状況）などを総合的に判断して市場の需要を予測するものです。在庫管理の前段階として、需要を正しく把握できていない場合に導入するとよいでしょう。

正確な需要を把握すれば適正な在庫量が判明するため、データに基づいた在庫管理を実現しやすくなります。需要予測システムと在庫管理システムを併用することも可能なので、両面を改善したい場合はセット導入を検討するのもおすすめです。

ERPシステム

ERPシステムとは、企業資源（人材・物品・資産・情報）を総合的に管理して活用することを目的としています。在庫管理や需要予測だけではなく、経理業務は発注業務、営業、マーケティングにも活用できる総合システムです。

ERPシステムにおいて、在庫管理は一機能として提供しています。企業全体のDX化を進めてさまざまなデータを全社的に活用したいと考えているなら、ERPシステムを導入するのがおすすめです。

業務のシステム化ならTRYETINGのUMWELTがおすすめ

市場にはさまざまな在庫管理システムが出回っており、どれを選べばよいのか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。どれも似たりよったりの機能を提供していると思える場合はなおさらそういえます。

もし、システム選びで迷っているなら、ぜひTRYETINGの「UMWELT」をご検討ください。UMWELTはさまざまなシステムにご活用いただけるノーコードAIプラットフォームです。

在庫管理システムからERPまで幅広く構築できるアルゴリズムを提供

UMWELTでは、在庫管理・需要予測・ERPシステムをはじめとしたさまざまなシステムを構築するのに役立つアルゴリズムを提供しています。単純にシステム化するだけではなく、業務にAIの力を活用できるのがメリットです。

AIを活用すれば、データに基づいた在庫管理や需要予測を実現しやすくなり、さらなる精度向上に期待できます。APIを介した既存システムとの連携にも対応していますので、すでにあるシステムにAIを実装して効率的に運用したいと考えている方もご相談ください。

クラウド型AIプラットフォームで安価

UMWELTはクラウド型のAIプラットフォームとして提供しています。専用サーバーやハードウェアを用意せずに導入できるので、コスト負担を抑えられるのが大きなメリットです。

利用料金は他のサービスと比べて非常に安価で、業界最安値水準でご提供しています。可能な限り低コストにAI環境を導入したいと考えている方や、これまでコスト面が原因でAIシステムを導入できなかった方に最適です。

コンサルタントの導入サポートを提供

TRYETINGでは、専門コンサルタントによる導入サポートサービスをオプションで提供しています。こちらをご契約いただくと、当社の専門スタッフが併走して導入・運用をお手伝いしますので、システム導入が初めての方でも安心です。

導入からプロジェクトが自走するところまでをサポートします。導入・運用に不安を感じている方はぜひオプションサービスの利用をご検討ください。

まとめ

過剰在庫や欠品による損失を防ぐためにも、適切な在庫管理は欠かせません。在庫管理を適正化したいとお考えの方は、いくつかのコツを押さえつつ専門システムを導入するのがおすすめです。

TRYETINGでは、在庫管理をはじめとしたさまざまなシステムを構築するのにお使いいただけるAIプラットフォーム「UMWELT」を提供しています。

UMWELTをご利用いただくことで簡単・手軽・安価にAIを活用した在庫管理システムを構築できますので、この機会にぜひ一度ご検討ください。システムに関するお問い合わせは、以下フォームより受け付けています。

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