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業務効率化にプログラミングは必要？業務が非効率になる原因とは
目次
非効率な業務を効率的に実施していきたいという悩みを持っている企業も多いでしょう。業務効率化により、他の業務に取り組める時間が増えるため、企業としても生産性が向上します。効率化するために考える手段の一つが、「プログラミング」です。そこで今回は、業務の効率化を実現したい企業の方に向けて、プログラミングを使用する方法/使用しない方法のそれぞれで効率化に役立つ方法を解説します。
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業務効率化にプログラミングは必要なのか
プログラミングは、業務効率化において重要な役割を果たしています。業務の一部をプログラミングに置き換えることで、業務にかけていた時間を短縮できます。例えば、毎日同じ時間にシステムから吐き出されたCSVファイルを別のシステムに取り込む処理をするとしましょう。もし、手動で実施する場合にはCSVファイルを取得した後に、システムへの取り込みが必要です。しかし、プログラミングによってその時間になったら自動的にCSVの取得から取り込みまでを実現できます。
業務効率化は業績UPの鍵
業務効率化を実現することで、企業全体の業績UPにつながります。非効率な業務が多い場合、効率的なときと比べて時間やコストなどが余計にかかってしまうため、企業の業績に悪影響を与えてしまうのです。企業の発展を考えるのであれば、業務効率化に向けて改善していく必要があります。
非効率な業務を放置すると危険な理由
非効率な業務を放置することで、以下のリスクが発生してしまう可能性があります。
企業の利益を圧迫する
非効率な業務は、生産性低下によって人的リソースや人件費を必要とするため、企業の利益減少やコストの増加につながります。非効率の業務は、効率的な場合と比べて多くの時間や労力を必要とします。人的リソースを確保するためには、確保するための活動費や採用した後の人件費もかかるため、企業の利益を圧迫する結果となってしまいます。
ビジネスを拡大しにくくなる
非効率な業務によって人的リソースが減ってしまうため、新規ビジネスに向けた活動に割り当てられる人材が少なくなり、ビジネスを拡大しづらくなります。企業が必要とされ続けるには、現状のビジネスに加えて、新たなビジネス拡大が求められています。しかし、非効率な業務によって新規ビジネスの拡大ができない場合、継続的な事業拡大が難しくなってしまうでしょう。
人手不足の原因になる
非効率な業務は、1人あたりが処理できる業務量の低下につながるため、結果的に人手不足の原因になります。現在、多くの業界で人手不足の問題が発生しており、企業では限られた人材の中でさまざまな取り組みをしていかなければなりません。しかし、非効率な業務に時間を奪われることで、他の施策への取り組みに支障が出る可能性があります。
労働環境悪化の原因になる
非効率な業務が長時間労働を引き起こし、労働環境の悪化につながるケースがあります。先述したとおり、多くの企業で人手不足の問題が起こっているため、できる限り業務を効率的に行うのが大切です。しかし、業務をこなすために必要な人材や時間の不足により、残業や休日出勤によって対応するケースが多くなってしまいます。その結果、労働環境が悪化してさまざまな問題が引き起こされる危険性があります。
業務が非効率になる主な原因
業務が非効率になる原因としては、主に以下の4つが考えられます。
業務の属人化
業務の属人化とは、業務の進め方をある特定の人物しか把握していない状態のことです。業務の属人化によって担当者が不在時に業務が滞ってしまったり、業務負担が担当者のみに集中してしまったり、業務改善がしにくいといった課題が発生します。現状の改善が難しく非効率になってしまうのです。
紙ベースのワークフロー
紙の書類で申請するなど、ワークフローが紙ベースになっている場合は作業効率の低下につながります。例えば、経費の申請で考えてみましょう。紙で運用している場合、申請書を印刷して上長からハンコをもらわなければなりません。さらに、その後は経理部門の元に書類がいき、そこでもハンコを押す必要があります。紙ベースの運用は、テレワークの推進も妨げる要因でもあるため、できる限りオンライン上でのワークフローシステムが求められます。
無駄な会議
日々行われている会議の中には、無駄な会議が存在しており、生産性を大きく低下させる原因になっています。無駄な会議の特徴としては、以下の通りです。
- 目的が不明瞭
- 参加不要なメンバーがいる
- 時間を守らない
- 資料が多い
- 意思決定をしない
無駄な会議を行うと、本来業務に割いていた時間を失ってしまうため、生産性の低下につながってしまいます。
不必要な仕事
本来の業務に関係のない仕事は、業務に無駄な時間を使ってしまうため非効率の原因となってしまいます。例えば、本来はある目的を達成するための資料作りが、いつしか上司の機嫌を伺うためのものになっている、などです。こうした不必要な仕事は、削減していく必要があるでしょう。
業務効率化するための5つのアイデア
業務効率化をするためには、以下に記載した5つのアイデアが重要です。
1.業務の優先順位を明確化する
日々の業務では、業務それぞれに優先順位をつけるのがポイントです。優先順位をつけずに作業をした場合、スケジュールに余裕があるものを急いでやってしまい、逆に余裕のないものを残してしまうなどのことが考えられます。優先順位の高いものから処理していくことで、多少時間がなくなったとしても余裕を持って業務を進めていけるでしょう。
2.コミュニケーションを円滑化する
社内のコミュニケーションを円滑化することで、報連相がスムーズに行えるのに加えて、資料の共有や修正も素早く行えます。コミュニケーションをスムーズに行うためには、ツールの導入がおすすめです。コミュニケーションツールの導入は、個人間のやり取りだけではなく、チームやプロジェクトごとのやりとりも可能であるため、いちいちメールを使う必要性がなくなり効率化につながります。
3.業務を標準化する
業務の属人化やブラックボックス化を防ぐためにも、マニュアルを作成して標準化するのがポイントです。業務をしていると、担当者だけが内容を理解している状態に陥りやすいです。そこで、日々の業務をマニュアル化していき、どのような業務をしているか把握できる体制づくりを進めましょう。マニュアル作成は、Google Docsなどのクラウドサービスを活用し、簡単に参照できるようにしておくのがおすすめです。
4.ワークフロー全体を見直す
現在の業務を全て見直し、無駄な作業や改善できる点がないのか探すのも重要です。普段の業務をしていると、効率化できるポイントがあっても何の疑問も持たずに進めてしまいます。そこで、一度新たな目線で今の業務を見つめ直すのが効果的です。特に、前任者からの引き継ぎで行っている業務は、前任者がやっているからという理由でするのではなく、本当に意味のある業務なのかを意識しながら行いましょう。
5.全社的なDXを推進する
社内DXを推進することにより、ビジネスそのものが変革されて業務効率化につながります。DXとは、デジタルツールを活用して業務効率化やビジネス変革を実現する活動です。ビジネスが変革されることで、企業で取り組んでいくべき業務も新たに洗練されていくため、結果的に今ある無駄な業務の排除や効率化につながっていくでしょう。
定型業務のシステム化が業務効率化の鍵
業務の中でも、定型業務をプログラミングでシステム化することにより、業務効率化につながりやすいです。定型業務は、毎回行うべき処理が決まっているため、考えることなく実施していけます。したがって、プログラミングによって行うべき処理を記述し、決まった時間に実行されるようにすれば、人の手を使わずに実施できてしまうのです。定型業務を自動化することで、他の業務に回せる時間が増え、企業の業績UPにもつながっていきます。
業務効率化に役立つプログラミング言語
業務効率化に役立つプログラミング言語としては、以下の3つがあげられます。
Python
Pythonは、機械学習やWebアプリの開発で使われているプログラミング言語のことで、比較的簡単に利用できます。Pythonで業務効率化を実現する例としては、Web上から自動的にデータを収集できる「スクレイピング」と呼ばれる処理があります。スクレイピングにより、特定のWebサイトから指定したHTMLタグ内のテキストデータを取得できるのです。これにより、日々変動する株の情報などを自動で取得してファイルへの書き込みまでも実現できます。
VBA
VBAとは「Visual Basic for Applications 」の略で、Officeシリーズで活用できるプログラミング言語です。特に、Excelではマクロと呼ばれる自動処理を実現できるため、業務効率化に役立ちます。例えば、Excel内で指定したセルの値を取得し、別のExcelに転記するという処理がボタン一つで実現できるのです。マクロを組み合わせることで、普段行っているデータの転記作業などが効率的に実施できるでしょう。
GAS
GASとは「Google Apps Script」の略で、Googleが提供している「Googleドライブ・Google スプレッドシート・Google フォーム・Google カレンダー」などと連携して効率化できます。例えば、Googleドライブ上に格納したCSVを特定のスプレッドシートに転記するという作業を、自動的に実行してくれます。時間を決めて実行もできるため、人の手を介さずに処理ができるのです。さらに、Googleのサービスはクラウド上で提供されているため、テレワークへの推進にもつながります。
プログラミングなしで業務効率化する方法
プログラミングで業務効率化を実現するためには、コーディングをするための知識が必要です。そこで、プログラミングなしで業務効率化をする方法についても解説します。
既存のビジネス向けシステムを導入する
現在、さまざまなビジネス向けのツールやシステムが提供されているため、自社の状況に応じて導入すると効率化が期待できるでしょう。ツールを導入するときには、現在抱えている課題や問題点を明確にし、改善できるようなツール選定が重要です。もし、ただ単にツールの導入を目的にしてしまうと、思っていた効果が得られずコストの無駄になってしまう可能性があります。
ノーコード開発に対応しているソリューションを活用する
ツールによっては、プログラミングが不要なノーコード開発に対応しているものがあります。ノーコード開発のプラットフォームを活用することで、プログラミング人材が不要で自社にマッチしたシステムを開発できます。ノーコード開発は、プログラミングをせずにドラッグ&ドロップでシステムを構築できるため、専門知識がなくても簡単に実装できます。人材の確保が難しい場合には、こうしたソリューションの活用がおすすめです。
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誰でも使えるノーコードAIツール
UMWELTは、ノーコード開発ができるAIプラットフォームのため、ドラッグ&ドロップで簡単にAI開発が可能です。AIを活用することで、需要予測やAI分析などの高度な分析が可能となり、企業の業績向上につながります。
多くの業務に対応できるアルゴリズムを搭載
UMWELTには、多くのアルゴリズムが搭載されており、自社が抱えている課題に応じたシステムを構築できます。例えば、「在庫管理」「需要予測」「自動シフト作成」などの中から選択できるため、自社だけのオリジナルなシステムを開発できます。
運用サポートも提供
UMWELTは、コンサルタントの並走サポートや人材育成などのオプションサービスも提供しています。導入するまではもちろんのこと、導入後もツールを使いこなすためのトレーニングをしていけるのです。初めて導入する方でも、安心できるのが特徴です。
まとめ
非効率な業務は、放置することで企業の損失が拡大していくため、できるだけ早く効率化を実現していく必要があります。効率化するためには、プログラミングによって業務を自動化するのが効果的です。しかし、プログラミング人材が不在な昨今、業務効率化を実現できないと悩んでいる企業も多いでしょう。UMWELTは、ノーコードでAI開発が可能であるため、プログラミング人材がいなくても業務効率化のシステムを構築できます。さらに、導入時から運用後のサポートまで充実しており、初めての導入でも安心してご利用できます。これから業務効率化をしていきたいと考えている方は、「UMWELT」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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