業務効率化の企業事例と効率的な進め方！おすすめのITツールも紹介

近年、さまざまな職種、業界が業務効率化に取り組んでいます。業務効率化に取り組んでもうまくいかず、他社の事例を参考にしたいと思う企業様もいるのではないでしょうか。

この記事では、業務効率化の成功事例に加え、業務効率化と生産性向上の関係、業務効率化に取り組む際のポイントを紹介します。最後まで読むことで、自社に合った業務効率化の施策が見つかるでしょう。

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業務効率化の企業事例8選

業務効率化は、さまざまな職種、企業規模で行われる取り組みです。他社が取り組む業務効率化の事例を見ると、自社に生かせる施策が見つかることもあります。自社での業務効率化成功につながるよう、より多くの事例を参考にすることが大切です。

ここでは、業務効率化の成功事例を8つ紹介します。

三井住友海上火災保険株式会社

三井住友海上火災保険株式会社は、損害保険業や自動車損害賠償保障事業委託業務などを行う企業です。

長時間労働が課題だった同社は、RPA（Robotic Process Automation）・VBA（Visual Basic for Application）を使うことで、1か月当たり1,200時間の労働時間削減に成功しました。この他、働き方改革の一環として原則19時前退社、端末を配分することによる在宅勤務推進などに取り組んでいます。

株式会社カクヤス

株式会社カクヤスは、飲食店や家庭向けに酒類、食品などを販売する企業です。各店舗において、勤怠エラーや打刻漏れなどがあり、勤怠管理者に大きな負担がかかっていました。

新たに勤怠管理システムを導入したことで、保守コストの2割削減に成功しました。有給休暇取得義務、インターバル時間管理もできることから、法令遵守にも役立っています。

ヨネックス株式会社

ヨネックス株式会社は、バドミントンやゴルフなどのスポーツ用品の製造・販売を行う企業です。

これまで、決裁直前の稟議書・報告書がどのような承認プロセスを通じてきたのかの確認に、多くの時間がかかっていました。ワークフローのシステムはあるものの細かい対応ができず、手作業で確認しなければなりませんでした。

承認ルートを簡略化できるツールを使った結果、3割以上の工数削減に成功しました。

東日本電信電話株式会社

東日本電信電話株式会社は、東日本にて電気通信業務を行っています。ワークライフバランスの実現に向け「勤務時間の効率的な活用と柔軟な働き方」「目的意識や集中力を高めるめりはりのある働き方」「積極的な休暇取得」に取り組みました。

その結果、時間外労働が13％減少しただけでなく、従業員からは「家庭と仕事を両立しやすくなった」との回答を得ています。

株式会社マイナビ

株式会社マイナビは、労働者派遣事業や採用活動関連のコンサルティング事業などを展開する企業です。質の高いサービスを提供するには、どのようにして部門間の連携を取ればよいのか模索していました。

さまざまなシステムを同一データベース上で一元管理・共有する仕組みに変えたことで、部門間での顧客管理が効率良く行えるようになりました。

株式会社電力サポート中国

株式会社電力サポート中国は、電力設備の設計・管理、電気利用の受託、電力資機材販売などを行う企業です。

新規事業立ち上げの際、複数拠点での個別対応の集約、電話を受けてから発注までのワークフローに課題を抱えていました。顧客情報、申し込みから請求までのワークフローを一括管理できるツールを導入したことで、業務効率化を実現しました。

株式会社ブリヂストン

株式会社ブリヂストンは、乗用車や建設車両用などのタイヤ事業を展開する企業です。オフィス環境の改善、多様な働き方の実現に取り組むことで、業務効率化を図っています。

ニーズの高い会議スペースも単に増やすのではなく「立って短時間で行う」など、効率化につながる工夫をしました。この他、IoTやRPAの導入を進めています。

きずな綜合会計事務所

きずな綜合会計事務所は、中小企業を対象とした税務関連サービスを展開しています。これまで、クライアントとの打ち合わせ議事録までのアクセスがしづらい、チームタスク管理の方法がないという課題を抱えていました。

情報共有ツールを導入したことで、情報へ簡単にアクセスできるようになっただけでなく、議事録とタスクを紐付けられるようになりました。情報共有ツールは社内で扱う情報、タスク管理の基盤として使われています。

業務効率化と生産性向上の関係性

業務プロセスの中には、無理がかかっているもの、無駄になっているもの、むらがあるものが隠れています。業務効率化は、これらの「無理」「無駄」「むら」を見つけて減らし、効率良く業務を遂行できるようにする取り組みです。

業務効率化と似た言葉に、生産性向上があります。生産性向上は、人的・時間的リソースなどの投下量を少なくしつつも同じ成果を生み出すことです。そのため、業務効率化は生産性向上につながるひとつの施策といえます。

業務効率化のメリット

さまざまな業種・業界で業務効率化が行われています。なぜ業務効率化に取り組む企業が多いのでしょうか。その理由は、業務効率化に取り組むメリットが企業だけでなく従業員にもあるためです。ここでは、業務効率化に取り組むメリットを3つ解説します。

従業員のワークライフバランスが向上する

ワークライフバランスとは、仕事とプライベートどちらも充実できるような働き方、生き方のことです。

業務効率化が進むと、同じ時間でもより多くの成果をアウトプットできるようになります。残業や休日出勤も減らせるため、プライベートに費やす時間が増えます。プライベート時間が増え、従業員のモチベーションアップや定着率アップにもつながるでしょう。

時間やコストを有効活用できる

業務効率化が進むと、同じアウトプット量でもより短時間で済ませられます。残業時間を使わずに済むようになれば、残業に必要な人件費や光熱費の削減も可能です。浮いたコストは新たなシステムへの投資、従業員への還元もできるでしょう。

これまで無駄に使っていた時間はよりクリエーティブな業務に利用でき、業績アップにもつながります。

生産性が向上する

生産性とは、投じる資源に対してどれほどの成果が得られるのかを表します。業務効率化が進むと、従業員はより短時間で業務を行えるだけでなく、付加価値の高い成果をアウトプットできるようになります。

企業全体で業務効率化に取り組めば、従業員一人一人の生産性が向上し、売り上げアップも期待できるでしょう。

業務効率化を図る手順

日々取り組んでいる業務も、あらためて見直すことで効率化の余地を見つけられる可能性があります。では、現在の業務を効率化するためにはどのようなステップに従えばよいのでしょうか。以下では、業務効率化を図る手順を紹介します。

1.効率化したい業務を選別する

まずは、効率化したい業務を選別しましょう。業務を棚卸しして、現状を把握します。業務を選別する際には、担当部署や担当者、作業の発生頻度や工数など、重要だと考える要素をまとめると整理が簡単になります。

2.現状の課題を洗い出す

次に、現状の課題を洗い出しましょう。ここでは「無理・無駄・むら」の3つに注目します。

選別した業務の中に担当者にしか実行できない業務はないか、重複している業務はないか、十分な精度を得られないものはないか、などの問題が含まれていないかを確認します。

3.改善策を立案して実施する

改善する業務が決まったら、改善策を立案しましょう。改善策には、作業者の重複を削減すること、作業の順番を変更して工数を削減することなど、さまざまなものが考えられます。

また、業務効率化に取り組む際にはスケジュールを立てることで、より計画的に実現できます。

4.効果を検証して改善する

業務効率化の改善策実施後は、効果を検証しましょう。これはPDCAサイクルのチェックに当たる部分です。客観的な数値で検証すると、それほど効果を得られていないケースもあります。

改善に取り組んだ時間が水の泡になることを防ぐためにも、検証の実施は欠かせません。

業務効率化に役立つアイデア事例

業務効率化に取り組む際には、現状の業務が本当に必要なものか見極めることが大切です。必要な業務に関して、どのような効率化を図るかを検討します。

ここでは、業務効率化に役立つアイデアを5つ紹介します。いずれも、業種・業界にかかわらず使えるアイデアです。

業務の優先順位を定める

業務効率化に取り組む際には、どの業務の効率化を急ぐのか優先度を明確にしましょう。優先度の高い業務から着手することで、効率化のインパクトも得られます。

どの業務にどれほどの従業員が関わっているのか、工数は何時間なのかなど、業務を可視化すると不要な業務も発見しやすくなります。ただの慣行として行われているものなど、時間の浪費にしかならない不要な業務は廃止しましょう。

業務をマニュアル化・標準化する

マニュアルがない状態では、従業員の能力や経験により作業品質にばらつきが生じる恐れがあります。

作業ごとにマニュアルを作成すると作業手順に抜けや漏れがなくなり、一定の品質をキープしながら業務効率が可能です。従業員の部署移動や退職、担当業務の変更などがあっても、業務効率や生産力に影響しません。

業務を自動化する

ルーティン業務は自動化によって大幅に効率化できます。例えば、Excelの入力作業などはマクロを組むことでワンクリック処理が可能です。

マクロは多少の知識と経験が必要になりますが、スキルを持つ人材も多いため、人材の教育・確保共に低コストで実現可能であり、大きな効果を得られます。

人員配置を適正化する

人員配置の最適化も、業務効率化に直結します。人員配置は、人員の配置状況の見直しや再配置を行うことです。これにより組織が活性化し、事業目標の達成、従業員の成長や活躍を促進できます。

適材適所というように、従業員一人一人、得意な分野も適性のある分野も異なります。正しく人員配置し、良いパフォーマンスを引き出しましょう。

データやナレッジを共有して活用する

これまで蓄積するだけだったデータも活用次第では、業務効率化につながります。営業やマーケティング分野が持つ顧客データを分析すれば、将来の需要予測や潜在ニーズの発見が可能です。人の手でも行えますが、ツールのほうが効率良く進められます。

ナレッジ（知見）は、共有することで従業員全体のスキルアップにつながります。円滑に共有できる仕組みを作ることも、効率化につながるアイデアのひとつです。

業務効率化における注意点

浮かんだ業務効率化のアイデアを、単に進めるだけでは思うような結果が得られないことも考えられます。業務効率化は、注意点を踏まえた上で進めることが大切です。ここでは、業務効率化が失敗するリスクを下げる、3つの注意点を紹介します。

極端な方法を選択しない

仕事を進める上で、クオリティーの高さを求めることは大切です。しかし、クオリティーにこだわるあまり、余計に時間がかかっていることも考えられます。必要なクオリティーは確保しつつ、業務効率化しましょう。

業務効率化のアイデアが多く浮かんでも、それらを一度に実行するのは避けます。一度に実行したほうが効率的に感じますが、従業員の負担増大につながり効率が悪化する可能性もあります。

フィードバックを活用する

業務効率化を進める上で、ミスが起こることも考えられます。ミスは起こることに問題があるのではなく、その後どのように対処するのかが大切です。起こってしまったミスを隠し、上司などへの報告を怠ることはやめましょう。

ミスが起こったら報告し、なぜミスが起こってしまったのか原因のフィードバックを受けます。原因に対する対策を講じることで、同じミスを減らせます。

品質の低下に気を付ける

業務効率化の成功事例に固執し過ぎてしまうと、本来、遂行しなければならない業務がおろそかになり、品質低下につながる恐れもあります。無駄を省きながらも、品質向上の意識を持つことが大切です。

改善プロセスを導入する際には、チェック体制を整えることに加え、従業員が適応しやすいかどうかなども考慮する必要があります。

業務効率化で導入したいITシステム10選

業務効率化は、どのような方法で取り組めばよいのでしょうか。業務効率化に効果的なのは、ITシステムの導入です。ここでは、業務効率化に最適なITシステムを10種類紹介します。自社が抱える現状の課題を把握した上で、最適なITシステムを導入しましょう。

在庫管理システム

在庫管理システムは自社の商品や材料、消耗品や仕掛品などの数量や入出庫を管理するためのシステムです。在庫管理は非常に時間と手間がかかる作業であり、システムを導入することで業務は大幅に効率化できます。

需要予測システム

需要予測システムは、過去のデータを使いサービス・商品の市場需要予測を行うシステムです。実績を使うことで、過不足のない在庫管理を実現します。

発注数などのデータも最適化できることから、労働時間や人件費の削減、負担軽減も可能です。在庫管理の最適化ができる需要予測システムは、企業の利益最大化に貢献します。

ERP

ERPは業務アプリケーションの統合管理を実現するサービスです。

大手企業などでは、部署ごとの仕事が専門化するにつれて他部署と連携しづらくなり、データの二重入力、情報活用の機能不全などの無駄な手間が発生しやすくなります。ERPは会計・営業・人事・生産システムを一括管理可能なため、このような課題を解決できます。

SFA

SFAとは、Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略称で、営業活動自動化という意味です。

営業部門で扱う情報をデータ化し、蓄積・共有することで、営業課題の解決を図ります。営業活動の見える化、活動履歴の管理を検討中の方に適しています。

MA

MA（マーケティングオートメーション）とは、顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化・自動化することです。見込み顧客のデータを一元管理し、販促業務の効率性を高めます。

CRM

CRMとは、Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）の略称で、顧客関係管理のことです。

CRMツールは、顧客の状態や満足度に重点をおいたマーケティングをサポートします。コロナ禍ではオンラインを活用した販促戦略が主流となってきたため、今まで以上にCRMの重要度が上がっています。

シフト表作成システム

シフト表作成システムとは、シフトの作成から管理を行うシステムのことです。これまで人の手で行ってきたシフト表作成作業や提出作業をオンラインで入出力できます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、業務利用を目的としたコミュニケーションツールです。有名なビジネスチャットにはSlackやChatworkなどがあります。これらを導入することで、オンライン上のコミュニケーションスピードが上がり、スムーズな情報共有が可能です。

クラウドミーティングツール

クラウドミーティングツールがあれば、遠隔地にいるメンバーともオンライン環境でミーティングが可能です。このツールの代表的なものにZoomがあります。導入することで、移動時間やコストを削減できます。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネット上のデータやファイルを格納するためのスペースです。オンラインストレージ、ファイル・ホスティングとも呼ばれ、パソコンの内部ストレージや社内のサーバーを利用しなくてもデータの保存・共有が可能です。

業務効率化は『UMWELT』のAIを活用！

業務効率化には、TRYETINGが提供する『UMWELT』をおすすめします。

UMWELTは、専門知識がなくとも利用できるAIツールです。100種類以上のアルゴリズムを搭載し、目的に合ったものを選択するだけで、業務効率化が図れます。ここでは、UMWELTの特徴と、企業の導入事例を紹介します。

AIの知識がなくても導入できる

UMWELTは、日常業務で使うExcelデータなどを用いて業務効率化が図れるノーコードAIツールです。ノーコードのため、プログラム知識は必要ありません。教育や人材確保の手間をかけることなく、前述したようなITシステムの機能をカバーできます。

カスタマーサクセスによる伴走サポートにも力を入れています。ご要望に応じたアルゴリズムの組み合わせだけでなく、プロジェクトの自走までサポートします。

UMWELTの導入事例を紹介

株式会社ニシケン様は、建設機械や仮設資材、介護福祉機器のレンタルなどを行う企業です。

各レンタル品の必要在庫数を現場の従業員が見積もっていましたが、多くの工数がかかる状態でした。工数削減策を考える際にUMWELTを知り、トライアルから始めました。

同業他社で実績があったこと、その他企業での需要予測や在庫管理案件が多かったことを理由に、本導入に至ります。

実際の運用で有益な予測値を提供できると確信し、今後は福祉レンタル、建機レンタル、仮設レンタルなどさまざまな部署に展開する予定です。

（参考：『【ニシケン様】UMWELT活用事例｜福祉／仮設レンタルの在庫適正化へAI導入｜TRYETING』）

まとめ

業務効率化は、業種や業界にかかわらず多くの企業が取り組んでいます。

業務効率化を進めると、時間やコストの有効活用ができる他、従業員のワークライフバランス向上も可能です。業務効率化に取り組む際には、効果のみにこだわるのではなく、品質低下にも注意しましょう。

業務効率化にはITシステムの導入がおすすめです。TRYETINGのUMWELTは、AIを活用することで業務効率化を図ります。無料相談を受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。

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