在庫管理ツールの特徴や導入のメリットは？選び方のポイントも解説！

コロナの影響による需給バランスの変化は、在庫管理の作業にも影響を及ぼしています。もともと手作業が多いことに加えて、市場環境の変化も相まって、在庫管理の業務範囲はますます増えています。おそらく、この記事を読み始めている企業担当者様の中には、在庫管理ツールの導入を考えている方もいるはずです。

本記事では在庫管理ツール導入を検討している方向けに、ツールの特徴や導入メリット、目的に合わせた選び方をご紹介します。

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【保存版】在庫管理とは？取り組むメリットや具体的な方法を分かりやすく解説

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在庫管理ツールとはどんなツール？

在庫管理ツールとは、在庫情報や入荷時と出荷時の数量情報を入力し、在庫の過不足がないように把握・管理するシステムです。ハンディターミナルなどを用いたデータ入力機能、発注や入荷に必要な仕入管理機能、請求書や見積書の作成を行う販売管理機能、さらに基幹システムと連携して、受注から会計まで一元管理できるツールもあります。

在庫管理ツールを導入するメリット

在庫管理ツールの導入により、在庫や倉庫内の業務における課題を解決できるメリットがあります。在庫管理ツールを導入するメリットについて、具体的な事例をそれぞれ紹介していきます。

欠品を防げる

在庫をリアルタイムかつ正確に把握できるため、商品の欠品を防ぐことが可能です。さらに販売・出荷状況を期間別にデータ化して活用することで、販売予測や欠品見込のある商品を仕入れることが容易となります。

余剰在庫リスクを減らせる

倉庫や店舗の在庫を正確に把握できるようになり、余剰在庫リスクを減らせます。さらに、無駄な仕入れ（入荷）費用を削減し、倉庫内を効率的に活用できます。

棚卸し作業の負担を減らせる

棚卸作業では、在庫の正確な数量をチェックし、帳簿やシステム上の在庫数と実際の在庫数との差異を確認しなければなりません。ただし、全在庫の数量をカウントする際には、従業員による労働負担、多くの時間やコストが必要です。在庫管理ツールで棚卸し作業を行うことにより、従業員の労働負担を減らせるだけでなく、時間短縮、数え間違いなどのヒューマンエラーも削減できます。

在庫管理ツールに備わっている機能

在庫管理システムの機能には入出庫管理、バーコード読み取り、データ分析、書類出力などがあります。在庫システムにおけるそれぞれの機能について、今から解説していきます。

入出庫管理機能

入出庫管理機能は、倉庫間で移動させる在庫を見える化します。入出庫管理機能には入庫入力と出庫入力、移動の指示、ピッキングリストの整理、入出庫伝票の出力などの機能が含まれます。

バーコード読み取り機能

バーコード読み取り機能は、製品に添付されたバーコードを読み取って製品番号や基本情報を識別します。ハンディターミナルやスマートフォンで読み込むことが多いです。

データ分析機能

データ分析機能は、棚卸し、仕入れ、受発注する時に、無駄が発生している管理がどこなのかを数値から判断します。データ分析機能を利用することにより、過去の売上傾向から生産、発注予測が可能になり、在庫過多や過不足などのリスクが削減できるのです。

書類出力機能

書類出力機能とは、発注書、請求書を容易に作成、印刷できる機能です。データをそのまま反映するため、ヒューマンエラーを防げるメリットがあります。書類整理が容易になり、業務効率化にも役立ちます。

無料で在庫管理はできる？注意すべき点は？

在庫管理は、無料で提供されているツールやエクセルテンプレートを使って行うこともできます。無料ツールはコストを抑えられる明確なメリットがあるものの、作業可能範囲が制限されているため注意が必要です。無料で在庫管理をする方法や注意すべきポイントについて解説していきます。

無料で在庫管理をする方法

無料で在庫管理する場合には、既に企業に導入されている表計算ソフト（例：エクセル）を用いる方法があります。表計算ソフトには、在庫管理表、入出庫チェックリスト、棚卸表など無料で提供されているテンプレートが数多くあるため、それらをダウンロードして使用します。

なお、企業や業種によって適切な形式は異なるため、ダウンロードしたテンプレートを自社に合わせて手を加えなければいけません。

表計算ソフト以外にも、QRコード読み取り式のスマホアプリやフリーソフトを使う方法もあります。

無料で在庫管理をする際の注意点

例えば表計算ソフトでは、人力で入力作業をするため属人的になりやすく、入力エラーも発生しやすいです。クラウドでない場合、同時編集できないためリアルタイムで正確な数字を把握できません。

データ量が増えるほど、在庫管理が難しくなります。無料の在庫管理ツールは、社員数や拠点数、扱う製品数が少ない小規模企業向きの管理方法といえるでしょう。

在庫管理ツールを選ぶポイント

在庫管理ツールは、どのようなポイントを抑えた上で選ぶと良いのでしょうか？在庫管理ツールを選ぶ際の注意点について紹介していきます。在庫管理ツールを導入する際には、これらのポイントを踏まえた上で、現在抱えている課題なども考慮しながら検討すると良いでしょう。

在庫管理の対象・範囲に合ったツールを選ぶ

在庫管理ツールを選ぶ時には、在庫管理システムを適用させる対象商品や店の範囲を見定めた上で、目的にあったツールを選ぶ必要があります。たとえば、倉庫内の在庫管理を行うのであれば、倉庫からの商品入荷、保管方法や保管場所、商品の検品から出荷までなど、倉庫から在庫の流れまでをチェックしてからツールを選ぶと良いでしょう。

自社商材の管理方法に合ったツールを選ぶ

食品であれば、賞味期限のあるものから優先して出荷するなど、扱う商品により必要な機能が異なります。複数の店舗や倉庫がある場合、多拠点対応できるツールを選びましょう。

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まとめ

在庫管理ツールを適切に行うことで、在庫過多、過不足削減ができ、収益最大化を実現できます。在庫管理ツールは表計算ソフトや無料ツールでも事足りるケースもありますが、データ量が増えると工数が増えヒューマンエラーが起こりやすくなる点で注意が必要です。コストをかけて改善したい場合は、適切な在庫管理ツールを選ぶことが重要です。

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