BIツールのメリットやデメリットは？特徴や選び方を徹底解説！

企業活動にITを浸透させるDX（デジタルトランスフォーメーション）のトレンドと共に、BIツールが注目を集めています。BIツールを簡単に説明すると、社内に蓄積されたさまざまなデータの分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートする分析ツールです。本記事ではBIツールの特徴や、メリット・デメリットをご紹介します。

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BIツールとはどんなツール？

さまざまな企業のデータを活用し活躍を見せているBIツールですが、データを管理すること自体は、既に多くのビジネスマンが利用しているExcelでも可能です。なぜBIツールが注目されているかを理解する第一歩として、BIツールの特徴と、BIツールに搭載されている機能、そしてBIツールとExcelの違いについて解説します。

BIツールの特徴

BIツールの一般的な意味合いとしては、社内に蓄積されたデータを集積し分析を行い、現場や経営の意思決定をサポートするツールです。昨今のIT化によるビッグデータの活用を目論む動きが進むなかで、着実に導入されるケースが増加しています。

BIツールに搭載されている機能

BIツールに搭載されている主要な機能は大きく分けて以下の通りです。

• 社内のシステムからデータと連携する
• 分析や集計をする
• 分析結果を可視化して表示する
• 異常を検知して課題を早期発見する

BIツールはデータを分析することに留まりません。分析内容を確認する人が直感的に理解しやすいように可視化する機能や、課題を早期発見する機能まで搭載されています。

BIツールとExcelの違い

Excelでデータ管理をすることは可能ですが、データの件数が膨大であれば分析することが困難となります。また、分析した情報が可視化されていないことも多く、分析情報を共有するためには再度整理することが必要となります。BIツールではビッグデータを扱うことが可能で、分析結果は可視化されています。

BIツールを導入するメリット

ここまでで、BIツールの特徴をお伝えしました。実際に導入することで得られるメリットはイメージし難いかもしれません。ここでは既存の企業活動でも課題となることが多い課題の解決を中心に、BIツール導入のメリットを解説します。

散在しているデータを一元化して分析できる

企業では、営業部門や開発部門など違う部署ごとにデータを管理しているケースが多いです。BIツールで各システムと連携することにより、簡単にデータを一元化して分析することが可能となります。BIツールはデータの分析力に着目されることが多いですが、企業で散在しているデータを簡潔に管理できる点も強みの一つです。

データ集計や分析にかかる時間を短縮できる

Excel等でもデータを集計・分析することは可能です。しかし、関数やピボットテーブルなどを用いる複雑な作業が必要となります。BIツールでは、膨大なデータを多彩な手法で分析することができ、質の高い分析結果を短時間で入手することができます。

可視化によって状況を把握しやすい

BIツールにより分析された結果は、視覚的に分かりやすい表やグラフ形式で出力されます。企業活動においては、営業成績の進捗などリアルタイムの状況を素早く把握すべき場面が多くあります。BIツールでの分析結果が可視化されていることで、最新に近い状況を把握することが容易となります。

問題を早く発見できる

人によるデータの分析では、見落としを完璧に避けることはできません。BIツールでは人が気づかないようなデータの関連性や異変を検知できるため、問題や課題を素早く発見することができます。ビジネスにおいて問題を早期発見することは、企業活動の継続のために欠かせないことです。人のリソースをほとんど用いずに正確な課題発見ができることが、BIツールを導入することの一番のメリットでしょう。

BIツールを導入するデメリット

BIツールの特徴や導入のメリットをお伝えしましたが、導入するにあたって必要となるコストもあります。事前に障壁となる部分を理解することで、スムーズなツール導入に繋がります。導入にあたってのデメリットをご紹介します。

導入コストがかかる

BIツールでは基本的に導入にあたっての費用が必要となります。また、BIツールの費用は提供形態で異なるため事前に確認しておくことは必須です。例えば、利用人数の増加により費用が大きく増加し、事前に想定したコストと乖離が発生する恐れもあります。導入前に利用目的や人数を明確にし、適切なツール・プランを選定しておくことが重要です。

初期設定の手間がかかる

BIツールは、基本的に初期設定に手間がかかります。特に、社内システムからデータをBIツールのデータベースに格納する作業は煩雑です。また、一度作成したデータベースを後から改変する場合も同様に手間がかかる作業となります。

作業の非効率化を招く場合がある

使用感の良くないツールを導入してしまった場合、逆に作業の効率が悪くなってしまうケースがあります。比較的シンプルでわかりやすい操作性の製品が多くなっていますが、ツールを利用する現場でスムーズに利用できるかが大切です。また、導入を開始してから現場の事情にマッチしないことが判明することもあるため、導入初期は必ず経過観察をしましょう。

BIツールを選ぶポイント

BIツールの導入にあたっては、適切なツールを選択することが重要です。導入での失敗を避けるために、BIツールを選ぶポイントを解説します。

導入の目的を明確化する

BIツールを導入する際は最初に自社の課題を洗い出しましょう。その上で、何のために導入するのかという目的を明確にしましょう。どのような課題を改善するために導入するのか、誰が利用するのかを事前にイメージしておくことが重要です。分析したい内容と目的が明確化されることで、BIツールをより効果的に運用することが可能となります。

データの連携ができるツールを選ぶ

導入目的を明確化した上で、目的の分析に必要となるデータを準備します。BIツールは他のシステムと連携したデータ分析ができますが、データ同士の連携が行えないツールも存在します。分析に必要なデータの連携が問題なくできるツールを選びましょう。また、データ同士の単位が揃っていることも確認する必要があります。

自社に合ったツールを選ぶ

BIツールは利用の目的や範囲によって必要な機能が異なります。必要な機能が搭載されていない場合や、不必要な機能が多いツールは現場の混乱を招きます。導入目的や自社の事情を鑑みて、必要な機能が備わっているツールを選ぶことをお勧めします。

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まとめ

BIツールを適切に活用することで企業活動の質を大きく向上させられることをご紹介しました。また、自社に適したツールを選択することの重要性もお伝えしました。UMWELTでは、資料ダウンロードによる事前の情報収集や無料相談が可能です。需要予測、在庫管理などでBIツール導入を模索している方は、参考の一つとしてぜひ一度ご検討ください。

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