シフト作成の注意点を解説！自動化でシフト管理コストを減らそう

シフト作成は、店舗の運営を円滑に回していくためにも重要です。しかし、スタッフの希望を聞き入れつつ、時間帯や曜日などの要素も考慮しながら作成するため手間がかかります。また、シフト作成を手作業でおこなっている場合は属人化されているケースが多いため、担当者の変更時に引継ぎなどで苦労します。そこでこの記事では、シフト作成時の注意点とシフト管理ツールによる作成の自動化について解説します。

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知っておきたい！シフト作成時の注意点

シフト作成をする場合には、多くのことに注意しながら作成を進めなければなりません。気にせずにシフト作成をしてしまうと、スタッフの不満につながったり、店舗の経営に悪影響を及ぼす危険性があります。ここでは、3つの注意点を解説しましょう。

シフト作成は公平に

1つ目は、スタッフの希望を公平に取り入れることです。シフト作成をおこなう場合、スタッフの希望を聞きつつ進めていく必要があります。しかし、スタッフ全員の希望を実現するのは難しいため、希望通りに作れないことがあるでしょう。そのときに、ある特定のスタッフだけが希望通りのシフトになっていると、他のスタッフが不満に思ってしまいます。スタッフは、不満が募るっていくと急にやめてしまうこともあるので、スタッフの希望をバランスよく取り入れてシフト作成をおこなっていかなければならないのです。シフト作成は、忙しい時間帯と忙しくない時間帯をバランスよく配置しつつ、公平性を保つことが重要です。

日程に余裕を持って作成する

2つ目は、日程に余裕を持ってシフト作成をすることです。スタッフへのシフト表公開が遅れてしまった場合、予定を立てられなかったり、事前にシフトの変更ができないなどの不満が出てくるでしょう。そこで、スタッフの希望シフト提出日を早めたり、シフト作成を効率よくおこなう必要があります。

シフト管理の重要性を知っておく

3つ目は、シフト管理の重要性を理解しておくことです。シフト管理を適切におこなうことで、多くのメリットが得られます。まずは、適切な人員を配置できるため、人件費の削減につながります。もし、忙しくない日に多くの人員を配置してしまうと、人件費が余分にかかってしまうでしょう。また、スタッフのレベルや曜日に応じたシフトを作成することで、効率よく業務をこなせます。

【シフト作成の注意点】作成前にやるべきこと

シフト作成を適切におこなうためには、作成前に準備しておく必要があります。ここでは、事前に準備しておきたい3つのことを解説します。

時間ごとの必要スタッフ数を計算する

1つ目は、時間による必要スタッフ数を計算することです。シフト作成において重要なのが、人員配置をバランスよくおこなうことです。忙しいと予想される日には人員を多く配置し、逆に忙しくない日は少なく配置することが理想的になります。もし適切なバランスで人員配置ができない場合、少なすぎるとスタッフの負担が大きくなり、多すぎると人件費がかかってしまうのです。事前に必要なスタッフ数が分かっていれば、適切なバランスで人員配置ができるでしょう。

スタッフごとの熟練度を知る

2つ目は、スタッフごとの担当業務や習熟度を把握しておくことです。シフト作成をするときには、店舗の運営が回るように担当業務やスタッフの習熟度を考慮しなければなりません。例えば、キッチンができない人だけでシフト組んでしまうと、店舗の運営が回らなくなってしまいます。また、担当業務は満たしていても習熟度の低いスタッフが揃ってしまった場合、緊急のトラブルに対応できない状況が生まれてしまうのです。

シフト提出のルールを決める

3つ目は、スタッフが提出する希望シフトの提出ルールを定めることです。提出時のルールを定めていないと、シフト作成が進められないのに加えて、スタッフ側もシフトを把握できない状況になってしまい不満が募ってしまいます。したがって、提出時のルールとして期限をどうするのか、提出後に修正する場合はどうするのかなどを明確に定めておきましょう。

一般的なシフト作成の流れ

一般的なシフト作成の流れは、以下の通りです。

①店舗状況の把握

→日付や曜日、時間帯ごとにどれくらい忙しいのかを把握します。把握しておくことで、正しい人員配置ができます。

②スタッフのスキルを把握

→スタッフの担当業務や習熟度を把握することで、バランスの良い人員配置が可能です。

③希望シフトの調査

→事前にスタッフが出勤できる日や休みたい日を確認しておきます。このとき、希望シフトの提出期限を定めておくことで、シフトの作成や修正が余裕を持っておこなえるでしょう。

④シフトの作成＆修正

→希望シフトを元に、シフトを作成していきます。このとき、①で把握した人数を満たすように人員配置をおこなっていきます。

⑤シフト表の公開

→シフト表の公開は、できるだけ早いほうがスタッフの満足度が上がります。なぜなら、事前に予定を立てられるためです。シフト表は紙で配ったり、掲示板に張り出したり、データで共有するなどの方法があります。

【シフト作成の注意点】作成後に確認すること

シフト作成は、作成後にも確認しておきたい項目が多くあります。ここでは、3つの確認することをご紹介していきましょう。

スタッフ全員にシフトがいきわたっているか

1つ目は、シフト表がスタッフ全員に行き渡っているかどうかです。シフト表は個別に紙で配布したり、紙で特定の場所に貼りだしたりなど店舗によってさまざまです。しかし、紙で貼りだすなどの運用をしていると、当日出勤をしないスタッフがシフトの把握ができないため、電子データの配布がおすすめです。

コンプライアンスは遵守されているか

2つ目は、コンプライアンスが遵守されたシフトであるかどうかです。労働基準法では1日8時間かつ1週間40時間までと定められているため、シフト作成時に所定の時間を超えないようにしなければなりません。他にも、高校生は深夜帯の勤務ができないことも定められているため、労働基準法に違反していないかの確認をしておきましょう。

スタッフの希望は叶えられているか

3つ目は、スタッフの希望を叶えられているかどうかです。シフト作成時には、スタッフの希望を元に作成を進めていきます。スタッフ全員の希望を叶えるのは難しいですが、長期間希望を叶えない状況が続いてしまうと、スタッフのモチベーション低下につながってしまいます。スタッフごとに、どれくらい希望通りに作成していないかなども考慮してシフト作成に取り組んでいきましょう。

シフト管理ツールでシフトを自動作成しよう

シフト作成時にはさまざまな注意点があるため、多くの手間と時間がかかります。そこで、シフト管理ツールの導入がおすすめです。ここでは、シフト管理ツールについて解説します。

シフト管理ツールとは？

シフト管理ツールとは、シフトの作成や管理ができるツールのことです。今まで手作業でシフト作成をおこなっている場合、ツールの導入によって自動でシフト作成ができます。

シフト管理ツールを導入するメリット

シフト管理ツールを導入するメリットは、大きく3つあります。1つ目は、必要人数や割り当てるスタッフを設定できることです。シフト管理ツールは、業務や曜日ごとに何人配置するのかを設定できます。また、業務に割り当てるスタッフも設定できるのです。2つ目は、シフト作成にかかる時間を削減できることです。手作業でシフト作成をするばあ、従業員の出勤可能日を調整したり、従業員のスキルレベルに応じた体制を考慮したり、曜日ごとの忙しさによって出勤人数を調整したりする必要があります。シフト管理ツールでは、自動でシフト作成をしてくれるため、作業負担を大きく減らせます。3つ目は、スタッフの満足度が向上することです。シフト管理ツールは出勤日に偏りが出ないように調整してくれるため、スタッフの不満も募りにくいでしょう。

シフト管理ツール導入時の注意点

シフト管理ツールを導入する場合、今までおこなっていたシフト管理方法が変わってしまうため、適応するためのコストがかかります。また、当然ながらツール導入に伴う金額的なコストもかかってしまいます。ツールを選定する際には、自社の運用にあったツールであるかどうかを重視しましょう。

複雑なシフトもおまかせ！シフトの自動化なら「HRBEST」

シフト管理ツールにはさまざまな種類があります。その中でもおすすめしたいツールが「HRBEST」です。HRBESTは、AI機能を活用することで複雑なシフト作成を瞬時に自動でおこなってくれます。その中でも、労働基準法や業界のルールに合わせたシフト作成ができるため、属人化して苦労していたシフト作成を簡単に実施できます。シフト作成ツールの中には無料で利用可能なものもありますが、無料の場合は機能面で制限がされていたり、利用人数が決められていることが多いです。よってHRBESTのように、有料でも高機能なシフト作成ツールを利用した方が良いと言えます。

まとめ

今回は、シフト作成時の注意点とシフト管理ツールによる作成の自動化について解説しました。シフト作成は、従業員の希望を取り入れなければならないため、多くの時間と手間がかかります。そこで、効率的にシフト作成や管理を実施したい場合には、シフト作成ツールの導入を検討すると良いでしょう。もし、どのシステムを導入するべきかわからない方は「HRBEST」がおすすめです。HRBESTは、AI機能を搭載したシフトの自動作成ができます。AIによる複雑な条件を組み込んだシフト作成も可能です。少しでも興味を持った方は、下記バナーからお問い合わせください。

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