訪問介護のシフトをうまく作成するには？課題や注意点を踏まえて解説

適切な訪問介護のシフトは、スタッフの満足度向上やサービスの質の向上に欠かせません。しかし、訪問介護の仕事の特性により、シフト作成にはさまざまな課題や注意点が存在します。

そこでこの記事では、訪問介護のシフト作成におけるポイントや注意したい事項について解説します。スタッフと利用者の満足度を高める効果的なシフト作成のノウハウを紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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訪問介護のシフトをうまく作成することで得られるメリット

シフトの重要性について、きちんと理解していない方もいるかもしれません。訪問介護における適切なシフトは、利用者の安全や満足度、そしてスタッフの働きやすさにも直結します。ここでは、訪問介護におけるシフトの重要性や、適切なシフトを作成するメリットについて詳しく解説します。

スタッフの満足度向上

シフトを適切に調整すると、スタッフの負担が均等に分散し、無理なく働けます。無理な勤務や過度な労働を防げるため、スタッフは健康的な状態で業務に臨めるでしょう。

特に訪問介護の仕事は、次のサービスまでの移動時間や距離を考慮する必要があります。サービス間の適切なインターバル、きちんと距離を計算した割り当てによって、スタッフは充実感を持って働けるでしょう。

利用者サービスの質の向上

適切なシフト作成により、利用者のニーズに応じたスキルや専門性を持つスタッフを適切に割り当てられます。例えば、認知症を抱える利用者にはコミュニケーションに長けたスタッフを配置することで、安心してサービスを受けられる環境を作り出せるでしょう。

適切なシフト下ではスタッフの配置バランスも良いため、緊急事態や急な変更にも素早く対応できます。万が一スタッフが欠員となった場合でも、他のスタッフがカバーできるシフトであれば、サービスの連続性を保てるでしょう。

訪問介護のシフト作成方法

訪問介護のシフト作成方法にはホワイトボードやExcel、シフト作成ツールなどいくつかあります。それぞれでメリット・デメリットがあるため、事業所の規模やかけられる予算などに応じて適切な方法を選ぶことが大切です。ここでは、訪問介護のシフト作成方法を4つ紹介します。

ホワイトボード

事業所のホワイトボードを使って手書きでシフトを作成・管理する方法があります。管理者もスタッフも、ホワイトボードを見るだけで勤務日や休暇の情報を簡単に確認できるのがメリットです。

パソコンが苦手な人でもすぐにシフトを作成できる点も魅力ですが、手書きによるヒューマンエラーやシフト漏れが発生する恐れがある点には要注意です。また、大規模なスタッフの配置や複雑なシフト調整を行う場合、手書きのホワイトボードでは情報の管理や調整が煩雑になるでしょう。

ホワイトボードを使ったシフト作成方法は、スタッフの人数が少ない事業所に向いているといえます。

Excel・スプレッドシート

パソコンの操作が得意な方は、Excelやスプレッドシートでシフトを作成するとよいでしょう。Excelやスプレッドシートは柔軟性が高く、カスタマイズ性に長けている点がメリットです。

自社に合ったシフト形式やレイアウトに変更できるため、ニーズに合わせたシフトが作成できます。また無料で利用できる点も魅力です。

ただし、Excel・スプレッドシートでのシフト作成は手動で入力する必要があるため、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。またExcelの操作には一定の慣れが必要です。関数の知識も必要なため、属人化しやすい点もデメリットです。

勤怠管理システム

勤怠管理システムに備わっているシフト作成機能を利用してシフトを作成する方法があります。システムによって細かい機能は異なりますが、多くの場合はシフト作成を自動化できる機能を備えています。

またスタッフの出勤・退勤時間や休暇の申請、勤務時間の集計、給与計算なども自動化できるため、労働時間の管理やシフト作成にかかる手間と時間を大幅に削減できるのが魅力です。

しかし、勤怠管理システムの導入には一定のコストがかかります。システムの購入費や月額費用、カスタマイズ費用などが発生するため、予算に配慮して導入を検討しましょう。

シフト作成アプリ・ツール

シフト作成に特化したアプリやツールも多く販売されています。アプリ・ツールを利用することで、スタッフの希望休やスキル、勤務条件などを考慮して最適なシフトを自動的に組み立てられます。

アプリ上でシフトの提出や共有もできるため、出勤せずともシフトが提出できますし、シフトが公開されたらすぐに自分のシフトを確認できます。デメリットは導入や運用に一定のコストがかかる点です。

訪問介護のシフト作成における課題

訪問介護のシフト作成は簡単な作業ではありません。訪問介護は多様な要素が絡み合う業務であり、そうした業務を考慮しながらシフトを作成する必要があります。これから訪問介護のシフトを作成する方は、シフト作成の課題を押さえておきましょう。

急なスケジュールの変更がある

訪問介護では利用者の体調が急変し、入退院が予期せず発生する場合があります。またまれに利用者が特定のヘルパーのサービスを拒否することもあります。利用者の希望を尊重しつつ、代替のヘルパーを配置するといった対応が必要となるでしょう。

急なスケジュール変更に対応するためには、柔軟にシフトを変更できる体制を整えることが大切です。また。急なスケジュール変更によって「訪問忘れ」につながるケースも少なくないため、そういった対策も求められます。

人員基準が決められている

訪問介護には、利用者のサービス提供に最低限必要な職種やスタッフの人数が規則によって定められています。例えば、「訪問介護員の人数は常勤換算で2.5人以上」といったように、その人員基準に従ってシフトを作成する必要があります。

しかし、人手不足の事業所は人員基準を満たしたシフト作成が難しいと感じるケースもあるでしょう。介護業界は需要が高いにもかかわらず人手不足であり、加えて急なスケジュール変更もあります。スタッフに負担がかかるシフトの作成を強いられるケースは少なくありません。

訪問介護のシフトをうまく作成する5つのコツ

訪問介護のシフト作成には課題や問題もありますが、成功させるコツもあります。ここで紹介する5つのコツを押さえることで、スタッフと利用者のニーズをバランス良く考慮したシフトが作成できるでしょう。訪問介護の効率的な運営とスタッフの満足度向上にも寄与できます。

1.スタッフの希望や制約を踏まえる

シフト作成にあたり、スタッフの希望や意見をヒアリングし、できる限りかなえることが大事です。スタッフが希望休を出せば、取得できるようにシフトを調整しましょう。希望休がきちんと取得できることで、スタッフのワークライフバランスが向上します。

また「この利用者のお宅は回りにくいからルートを変えてほしい」といった現場からの意見があれば参考にし、シフトに反映してみてください。利用者とスタッフとの相性や、公平性にも注意しましょう。

2.担当者が一元管理する

シフト作成は可能であれば担当者が一元管理するのがおすすめです。サ責（サービス提供責任者）が独自にシフトを調整すると、複数のスタッフが同じ利用者の訪問に割り当てられる「ダブルブッキング」が発生する可能性が高まります。担当者が一元管理することで、シフト全体の把握がしやすくなる上、ダブルブッキングも防げます。

3.休み希望の提出期限を決める

スタッフの休み希望の提出期限を決めることも大事です。休み希望の提出期限が曖昧だと、シフト作成業務が後ろ倒しになってしまいます。その結果、必要な人員の確保ができなかったり、シフト提出が遅れてスタッフからの不満につながったりします。

こういった事態を防ぐためにも「休み希望は毎月15日までに提出」といったように日にちを明確にしましょう。

4.サービス間の時間に考慮する

複数の利用者宅を回って介護サービスを行うという仕事上、現場から現場までの移動時間を考慮した余裕のあるシフトを作成しましょう。

特に都市部や交通が混雑する地域では、移動に時間がかかることが考えられます。余裕を持ったシフトを作成することで、利用者宅への移動時間を十分に確保し、安全かつ効率的な訪問が可能となります。

5.次のサービス間の距離に考慮する

サービス間の時間を考慮することと同様に、移動距離にも注意する必要があります。現場から現場までの距離が長いルートを作成すると、移動時間ばかりが増えてしまい、業務効率が悪くなるでしょう。

移動距離を考慮した適切なシフトであれば、スタッフが効率的に利用者宅を回れます。人手不足の事業所でも、少ない人員で多くの利用者宅にサービスを提供できるでしょう。

訪問介護のシフト作成の注意点

訪問介護のシフトは、利用者の安全や満足度、スタッフの働きやすさを左右します。そのためシフト作成者は、さまざまな要素を考慮して慎重にシフトを作成しなければなりません。特にここで紹介する3つの注意点はしっかりと押さえておきましょう。

労働基準法を正しく理解して遵守する

健全な企業運営のためにも、労働基準法や就業規則をきちんと理解してシフトを作成しましょう。労働基準法では、1日の労働時間や週の労働時間に上限が定められています。

スタッフの労働時間がこれを超えないように、シフト作成時に適切な調整を行いましょう。また、休憩時間や休日の取得も適切に計画することが重要です。

訪問介護のシフトは不規則になりやすく、「うっかり法定労働時間を超えていた」という事態にも陥りやすいため注意しましょう。

利用者とスタッフの相性を考慮する

介護の現場では利用者とスタッフの相性も重要です。利用者とスタッフとの相性が悪い場合、コミュニケーションが円滑に取れなかったり、トラブルが発生したりする可能性があります。トラブルは利用者のサービス拒否やスタッフのモチベーション低下をもたらす恐れがあり、注意が必要です。

全ての利用者にマッチしたスタッフを割り当てるのは、事業所の状況的に難しい場合もあるでしょう。可能な範囲で、現場スタッフの意見も集約しつつシフトに反映してみてください。

サ責のシフトは詰め込まない

サ責は利用者のケアプランの作成やサービスの監督・指導、スタッフの管理など、重要な業務を担当します。そのため、サ責のシフト（訪問件数）には十分な余裕を持たせることが大切です。

サ責の訪問件数を増やすとサ責のコア業務に支障を来します。また急なスタッフの休みがあった際にはサ責が代わりに訪問するケースもありますが、サ責がフリーでないとそういった対応も難しくなります。

訪問介護のシフト作成は「HRBEST」で効率化しよう！

訪問介護のシフト作成をスムーズにするなら、シフト自動作成AI「HRBEST」がおすすめです。HRBESTはスタッフのスキルや経験、職場の規則、労働基準法などを考慮したシフトを自動で作成できます。

これにより、手作業でシフト作成する際に起こりやすいヒューマンエラーや訪問忘れなどを防止できます。またクラウドでいつでも最新版であるため、更新の必要もありません。

シフトの提出や完成したシフトの確認もスマートフォンからできるため、スタッフ満足度の向上にもつながります。

まとめ

訪問介護のシフトは、急なスケジュール変更があることや人員基準が定められていることを考慮して作成する必要があります。サービスの質を高めつつ、スタッフ満足度の高いシフトを作成するためには、サービス間の移動距離や時間を計算したルートも意識しましょう。

このように訪問介護のシフトはさまざまな要素を考慮して作成する必要がありますが、シフト自動作成AI「HRBEST」を使えば、自動で最適なシフトが作成できます。クラウド版で初期設定費用もかからず、すぐに利用を始められるため、ぜひ試してみてください。

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