シフトの希望休にはルールを設けるべき？管理者が考慮したいポイント

シフトの希望休にルールを設けるか否かは、企業の円滑な運営と従業員の満足度を高めるための重要な検討事項です。シフトにルールを設ける場合は、適切なルールを設定しないと従業員が不満を持ってしまう恐れがあるため注意しましょう。

この記事では、シフトの希望休にルールを設けるメリットと管理者が考慮したほうがよいポイントについて解説します。

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シフトの希望休にルールを設けるべき？

シフトの希望休にルールを設けるべきかどうかは、その業界や企業のニーズ・状況によって異なりますが、多くの企業はある程度のルールを設けています。

何もルールがないと、業務が円滑に回らない恐れがあるためです。ここでは、シフトの希望休にルールを設けることでどのような利点があるのか解説します。

公平性の確保

シフトの希望休にルールを設けることで、従業員間で希望休の取得チャンスが均等になります。例えば「休み希望の上限日数は毎月3日まで」とすれば、休み希望を多く出す人はいなくなり、従業員全員が平等に3日まで休み希望を入れることが可能です。

これにより、「Aさんばかりいつも休み希望が多い」「先輩が多く休み希望を入れるから私は我慢しなくてはいけない」といった不満がなくなるでしょう。

スケジュールの予測

シフトの希望休に一定のルールがあることで、管理者および従業員はスケジュールが予測しやすくなります。例えば、「1日の休み希望は従業員3人まで」とすれば、特定の日に休む人は3人までであることが明確です。

また希望休の状況を紙やホワイトボード、アプリなどを用いて社内で共有できれば、「誰が」「いつ」休み希望を出したのかが従業員にも分かります。従業員にとってもシフトの予測性が高まり、計画を立てやすくなります。
　

業務の円滑な運営

希望休にルールを設けることで、人手不足を未然に防げます。例えば、「土日の休み希望は従業員5人まで。重なった場合は従業員間で話し合ってください」とすれば、仮に土日が忙しい場合でも従業員を一定数確保することが可能です。

また休み希望が重なった場合に従業員間で話し合ってもらうことで、シフトの欠員が生じた際に管理者が個々の従業員に相談してシフトを調整するといった手間も省けます。

シフトの希望休に関するルールで考慮すること

シフトの希望休にどのようなルールを設けたらよいか悩んでしまう方も多いでしょう。しかし、シフトの希望休に厳しいルールを設ければ、従業員の不満につながる恐れがあるため注意が必要です。ここでは、シフトの希望休に関するルールで考慮したい点を解説します。

希望休の上限

「休み希望は月に5日まで」といったように希望休の上限を決めれば、特定の日に多くの従業員が同時に休暇を取得することを防ぎやすくなります。また、従業員に公平な希望休の機会を与えることにもなります。一部の従業員が過度に多くの休暇を取得している場合、試験的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

人数の制限

「1日の休み希望は従業員5人まで」といったように、休みの人数制限を設けることで人手不足を解消できるでしょう。これにより、「週末で忙しいのに全員が休み希望を出した」という事態を防ぎやすくなります。

人数制限をする場合には、業務ニーズを分析して必要な従業員数を割り出す必要があります。必要な従業員数を少なく設定すれば人手不足に陥る可能性があり、反対に多く設定すれば余剰人員が生じる恐れがあるためです。

大型連休の対応

お盆やゴールデンウィーク、お正月などの大型連休は希望休が重なりやすくなる時期です。大型連休の期間も稼働する職場であれば、一定のルールを設けないと業務に必要な従業員数が確保できなくなってしまいます。

例えば、特別な事情を持つ従業員、過去に希望休を取得していない従業員に優先的に希望休を認めるといった対応で公平性を保つとよいでしょう。また早めに希望休の申請を出してもらい、調整する時間を取ることも大切です。

従業員の希望休をかなえるためのシフト作成のポイント3つ

従業員の希望休をかなえることは、従業員の仕事に対するモチベーションや満足度の向上につながります。そのため管理者は極力、従業員の希望休をかなえる努力が大切です。とはいえ、全ての従業員の希望休をかなえるのは簡単ではありません。ここで紹介する3つのポイントを押さえ、従業員の希望休をかなえましょう。

1.早めに従業員から休み希望を集める

早めに従業員の希望休を集めることで、シフト作成業務を早期に始めることが可能です。いつシフトの欠員が出ているかが早めに分かるため、従業員の確保や調整がしやすくなります。

例えば、「どうしても10日に休みたい」と従業員が早めに希望休を伝えてくれた場合、代わりにシフトに入れる従業員を探して早期に交渉すれば、入ってくれる確率は高まります。

2.シフト作成を優先する

通常業務が忙しく、シフト作成が後回しになってしまう場合もあるでしょう。しかし、シフト作成を後回しにすると、後々シフトを調整する時間がなくなってしまいます。

シフトに欠員があった場合は従業員に個別に相談してシフトに入れないかお願いする必要がありますが、時間がたつにつれ交渉も難しくなるでしょう。シフト作成を行う日は従業員の配置を多くするか、早めにシフト作成業務を行うなどしてシフト作成スケジュールに支障を来さないことが大切です。

3.従業員間でシフトの交渉ができる体制を作る

従業員間でシフトの交渉ができる体制を作ることで、希望休の調整がスムーズに行われます。例えば、希望休を取得したい日程が従業員同士で重なった場合、彼らで直接話し合ってどちらかにシフトに入ってもらいます。

こうすることで、管理者は従業員と個別にシフト交渉をする必要がなく、シフト作成業務が円滑に進みます。従業員間でシフトの交渉ができる体制を作るには、社内のコミュニケーションツールやシフト管理システムなどを活用して、従業員がシフトの状況を共有・把握する環境を整える必要があります。

また従業員同士が気兼ねなくシフト交渉できるような職場の雰囲気作りも大切です。

管理者にもシフトのルールを設けることが大事

シフトの公平性を保つためにも、従業員ばかりにシフトのルールを設けるのではなく、管理者にもシフト作成における何かしらのルールを定めるとよいでしょう。例えば、「シフトの公開期日を決めて必ずそれを守る」「ベテランは必ず3人以上配置する」などです。

シフト作成のルールや基準が明確になれば、管理者がどのような基準でシフト作成を行っているのか理解できるため、透明性が高まります。従業員から信頼が得られ、企業のチームワーク力も上がるでしょう。

従業員はシフトに何を望んでいる？

従業員が満足するシフトを作成するには、従業員がシフトに何を求めているのか、何に期待しているのかを知ることが大切です。従業員満足度の高いシフトを作成できれば、従業員は納得感や充実感を持って働けるでしょう。ここでは、従業員がシフトに何を望んでいるのかを解説します。

希望休が通ること

希望休が通ることで、従業員は仕事とプライベートのバランスを取りやすくなります。家族や友人との予定が立てやすくなったり、イベントに参加しやすくなったりするでしょう。

また子どもの運動会や親の介護など、重要な用事があって希望休を出す従業員も多くいます。管理者は「従業員がなぜ希望休を申請しているのか」を考慮することが大事です。希望休を出した従業員の事情を知ることで、少しでも配慮したシフトが組めるでしょう。

とはいえ希望休の理由はプライベートな部分も絡んでくるため、深く追及しないように気をつける必要があります。

公平でバランスが取れていること

公平でバランスの取れたシフトは、特定の従業員にシフトの負担が偏ることを防げます。「いつも私ばかり夜勤」「特定の従業員だけ土日休みが多い」といった不公平なシフトは、従業員の不満やストレスになりかねないため注意しましょう。

従業員の不満はチームワークやロイヤルティの低下にもつながり、生産性や業務効率に悪影響を及ぼすこともあります。公平かつバランスの取れたシフト作成のために、シフトのローテーション制度を導入したり、希望休の優先順位付けを明確にしたりするとよいでしょう。

早めにシフトを公開してくれること

シフトを早めに公開することで、従業員はプライベートの予定が立てやすくなります。ワークライフバランスや仕事に対するモチベーションが高まるでしょう。

早めにシフトを公開するには、シフト提出の期限を決めることや、シフト作成業務を優先的に行うことが重要です。業務ニーズを考慮しながら、スムーズにシフトが作成できるスケジュールを立てましょう。

「HRBEST」を利用すれば柔軟なシフト作成が可能！

シフトは従業員の希望や業務ニーズ、法律など、さまざまな面を考慮して作成する必要があります。それを手作業で行っている場合は、時間や手間がかかるだけでなく、バランスが悪いシフトや不公平なシフトができてしまうことも珍しくありません。

そこでおすすめなのが、シフト自動作成AI「HRBEST」を活用することです。HRBESTの魅力をピックアップしてご紹介します。

業界や職場のルールに沿った最適なシフトを作成

HRBESTは業界や職場のルール、制約をプログラムに組み込むことが可能です。これにより、最低勤務時間や休憩時間、連続勤務の制約などを遵守しながらシフトを作成できます。

またスキルや経験を考慮して従業員を適切に配置し、バランスの取れたシフトを作成できるため、生産性や業務の効率性が向上します。

シフト自動作成によって管理者の負担を軽減

手動でシフトを作成する場合はさまざまな条件を考慮して作成する必要があるため、時間と手間がかかります。自動化ツールを使えば事前に設定した規則や制約、従業員の希望休などを考慮して、それに応じたシフトを自動的に作成することが可能です。

またシフト作成を手作業で行うとヒューマンエラーが発生する可能性もありますが、自動化ツールを使用することでエラーのリスクを低減できます。

労働基準法に自動で対応

管理者は労働基準法や就業規則に注意してシフトを作成することが重要です。しかし、シフト制は固定制よりも従業員の労働時間の管理が難しく、気をつけていても法定労働時間を超えたシフトを作成してしまう恐れがあります。

HRBESTは労働基準法に自動で対応しているため、法律を守ったシフト作成が可能です。従業員の健康や安全を守れる上、従業員の不満や労使間の紛争も未然に防げます。

まとめ

スムーズにシフトを作成したい場合は、シフトの希望休に一定のルールを設けることをおすすめします。またシフトの公平性を保つ上でも、希望休の上限や希望休の提出期限は定めたほうがよいでしょう。職場や従業員の状況を考慮し、希望休のルールを作成してみてください。

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