夜勤を含むシフトの組み方は？主なパターンと管理を効率化する方法

医療機関や一部の小売店、インフラ関係など、夜勤が欠かせない職場はいくつもあります。そのような職場で働いていて、スタッフのシフトを組むのが難しいと感じている方もいるのではないでしょうか。

夜勤を含む交代制勤務はシフトの組み方が複雑化しやすく、管理が難しくなりがちです。そこでこの記事では、シフトを組むときのコツと管理を効率化する方法を紹介します。

実務では自社に合ったシフトパターンを採用して適切に管理することが大切です。シフトに関する悩みを抱えている方は、この機会に一通りチェックしてシフト管理のコツをつかみましょう。

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夜勤がある職場でよくあるシフトの組み方

夜勤を含むシフトといっても、パターンはひとつだけではありません。よくあるシフトパターンは、「固定シフト」「2交代制」「3交代制」の3種類です。

ここでは、それぞれのシフトパターンがどのようなものなのか、その特徴を解説します。具体的なシフトの組み方は、自社で採用しているシフトパターンによって大きく異なるでしょう。

固定シフト制（夜勤専業）

夜勤以外の時間帯を担当しない働き方を、固定シフト制と呼びます。契約する段階で勤務時間を夜勤に固定するため、日勤や交代勤務、24時間勤務といった別パターンのシフトを担当することはありません。

一例として、勤務時間が18:00~翌6:00となっていたら、常にその時間帯で働きます。企業側・スタッフ側の双方にとってシンプルで分かりやすい仕組みといえるでしょう。

2交代制勤務

医療機関や工場、消防などの24時間体制で稼働している職場で採用しているシフトのひとつが、2交代制勤務です。2交代制勤務では、一般的に以下のようなシフトが組まれています。

・日勤・夜勤をそれぞれ12時間ずつ均等に区切ったシフト
・日勤8時間・夜勤16時間のように勤務時間に差を付けたシフト

職場によってどのようなシフトを採用しているか異なるものの、2交代制勤務は1勤務当たりの労働時間が長くなりやすいパターンです。

3交代制勤務

24時間体制の職場で採用しているもうひとつのシフトパターンは、3交代制勤務です。3交代制勤務では、1日を3つの時間帯に分けます。実際には、以下のように24時間を8時間ずつ3つのブロックに区切るのが一般的です。

・日勤：10:00~18:00
・夕勤：18:00~翌2:00
・夜勤：2:00~10:00

どの時間帯を担当しても一般的な水準の勤務時間になり、比較的負担が少ない勤務パターンといえるでしょう。

夜勤の固定シフトを組むメリット・デメリット

夜勤を含むそれぞれのシフトパターンには、メリット・デメリットがあります。以下に固定シフト（夜勤専業）を組むときに意識したいメリット・デメリットをまとめました。

スタッフにとっては時間を固定するため働きやすく、深夜手当で報酬が高くなるメリットがあります。管理者にとっては、シフトがシンプルになって管理しやすいのが大きなメリットといえるでしょう。

2交代制・3交代制シフトを組むメリット・デメリット

2交代制・3交代制シフトのメリット・デメリットも見ていきましょう。交代制勤務の導入を検討しているなら、一通り確認しておくことをおすすめします。

2交代制は勤務時間が長く、夜勤を担当する場合は深夜~早朝に働きます。夜勤の時間帯が長くなる分負担が大きいと感じることもあるでしょう。一方で休みが多くなるため、リフレッシュしやすいのが特徴です。

3交代勤務は勤務時間が8時間程度と働きやすいものの、深夜帯に出退勤が発生します。交通機関の運行時間などの関係で、出勤が難しくなることもあるでしょう。

夜勤を含む2交代制・3交代制シフトの組み方

交代制勤務を導入する場合は、公平で適切なシフトを組むことが欠かせません。ここでは、2交代制・3交代制のどちらでも有用なシフトの組み方を紹介します。

基本的な考え方は、日勤のみの職場と同様です。いくつかのポイントを押さえることで、職場の状況に合ったシフトを組みやすくなります。

全スタッフを複数のチームに分ける

まずは職場の状況に応じて採用するシフトパターンを決め、全スタッフをチーム分けしましょう。一例として、2交代制（日勤・夜勤）を採用していて土曜・日曜・祝日も関係なく稼働している職場を考えましょう。

スタッフの総数が45人で、各シフトに15人必要な場合は以下のようにチームを編成します。

・チーム1：15人
・チーム2：15人
・チーム3：15人

シフトを満たすのに必要なのは2チームですが、休日を与えなければならないため3チーム必要です。

チームごとのローテーションを組む

チーム分けが完了したら、実際のシフトに当てはめてローテーションを組みます。具体的なローテーションの例を以下にまとめました。

上記は、「各シフトに1チーム入り、残り1チームは休みとする」というルールに基づいてシフトパターンを組んだ例です。

ローテーションを組むときは、各チームの出勤日数や勤務時間が公平になっているか考えなければなりません。併せて、人員不足や過剰人員が発生していないかもチェックしましょう。

組んだローテーションを営業日に割り当てる

ローテーションが決まったら、営業日ごとにどのローテーションを採用するかを決めます。2週間分のローテーションをまとめた例が以下の通りです。Aは日勤、Bは夜勤、Cは休みです。

上記のシフト表は、「夜勤明けは休日とする」というルールに基づいて作成したものです。各チームが「日勤・夜勤・休み」の順で働き、勤務時間・休日日数を公平に割り当てています。

シフトが確定したら、早めに公表して各スタッフが余裕をもってスケジュールを立てられるようにしましょう。

夜勤シフトの組み方が難しくなる理由

24時間体制で稼働している職場を含め、夜勤を含むシフトを組んでいるところではシフトの作成・管理に伴う負担が大きくなりがちです。ここでは、シフト管理者の負担が大きくなる主な4つの理由を紹介します。

シフトパターンが多いため

夜勤が必要な職場では、さまざまなシフトパターンが考えられます。一例として、日勤・夜勤・休みを単純に繰り返すパターンもあれば、日勤を2日連続でこなした後に夜勤に1回入り、その後休みになるパターンもあるでしょう。

職場で採用しているシフトパターンによっては、必要な人員を充足しつつ不公平にならないようなシフトを組むのが難しくなります。特に24時間年中無休で稼働している職場は複雑になりやすいでしょう。

シフトパターンが多くなるほど複雑化するため、可能な限りシンプルで公平なシフトを考えることが必要です。

法令や就業規則の遵守が難しくなりがちなため

シフトを作成するときには、法令や就業規則を守らなければなりません。法令によって定められている基本的なルールには、以下のようなものがあります。

・労働時間は1日8時間・週40時間まで
・1日8時間・週40時間を超えた場合は割増賃金を支給する
・1週間に1日もしくは4週間に4日以上の休日を付与する
・22:00~翌5:00までの労働に対して割増賃金を支給する

上記に加えて就業規則で「4日以上の連続勤務を禁止する」「勤務間インターバルは最低12時間確保する」などのルールが定められていると、考慮しなければならないことが増えてシフト管理が複雑化します。

知らないうちに法令違反に陥るリスクもあるため、労務管理体制をきちんと整えることが大切です。

スタッフの負担が大きくなるため

交代制勤務は夜勤専業と比べて、スタッフの勤務時間が頻繁に変わるために負担が大きくなります。働きやすい職場環境を整えるには、負担が大きいことを意識したシフトを組まなければなりません。

夜勤明けにそのまま日勤が入るなど、長時間労働が常態化するシフトの組み方をしていると、ワークライフバランスの低下や離職につながることもあります。

次の勤務までに十分な休息時間を確保したり、夜勤明けは休みにしたりするなど、無理のないシフトを組みましょう。

責任者の配置やスキルレベルを考慮しなければならないため

チームごとのスキルレベルを均一化し、責任者を配置することも大切です。スキルレベルを意識しないでシフトを組むと、「新人ばかりで緊急事態に対処できない」「責任者が不在で判断を下せない」などのトラブルにつながります。

全ての時間帯に1人以上の責任者を配置したり、ベテランと新人をバランスよく配置したりするなど、チームごとのスキルレベルに大きな差が生じないようなシフトを組みましょう。

夜勤シフトの組み方をシンプルにするならシステム化を検討しよう

夜勤のシフトを組むときに考えることが多く、難しいと感じているならシステム化を進めるのがおすすめです。シフト管理システムを導入することには、管理業務を効率化する面で大きなメリットがあります。

ここでは、システム化する主な3つのメリットを見ていきましょう。下記のポイントを魅力的に感じるなら、シフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

効率的にシフトを作成・管理できる

シフト管理システムを導入すると、システム上で全スタッフのシフトをまとめて管理できます。管理者が手動でチームを編成したり、休暇希望があった場合に細かく調整したりする必要はありません。

夜勤を含むシフトを組んでいる場合、シフトパターンが多くなって管理が複雑化しがちです。システム化することでシフト作成・管理に関する業務の大部分を自動化できるようになり、業務効率が大幅にアップします。

管理者はシフトの作成・管理に忙殺されず、本来やらなければならない業務に注力できるようになるでしょう。

業務内容やスキルを考慮した効率的なシフトを編成できる

業務内容や各スタッフのスキルレベル、過去の実績から必要な人員数を計算し、自動でシフトを作成できるのもシステムを導入する大きなメリットです。システムが必要な人員を自動でアサインすることで、過剰人員や人員不足に陥りにくくなります。

ベテランと新人のバランスを考えてチームを編成できれば、緊急事態への対応や新人の教育もスムーズに進むでしょう。

人力で上記の要素を考慮して適切にシフトを組むには、多くの手間がかかります。システム化することで大部分を自動化できれば、管理負担を軽減しつつシフトを適正化できて一石二鳥です。

ヒューマンエラーのリスクを大きく軽減できる

人力でシフトを組むと、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。見落としによって特定のチームに長時間労働が発生したり、勤務時間の計算を間違えて割増賃金の支給を忘れたりする可能性も考えられるでしょう。

シフト管理システムを導入して大部分を自動化すれば、人間が関与する部分が少なくなる分ヒューマンエラーのリスクを低減できます。知らないうちに法令や就業規則に違反することもなくなるため、積極的にシステム化を進めるとよいでしょう。

これから管理システムを導入するならHRBESTがおすすめ

一言でシフト管理システムといっても、さまざまなものがリリースされています。新たに導入するのであれば、システムごとの特徴を正しく知って自社に合ったものを選ぶことが大切です。

どのシフト管理システムを選べばよいか迷っている方は、AIが適切なシフトを自動考案してくれるTRYETINGの「HRBEST」をご検討ください。ここでは、HRBESTの魅力を詳しく解説します。

AIが最適なシフトをスピーディーに編成

HRBESTは、AIが各時間帯の必要人員数やスタッフ一人一人のスキルレベルなどを考慮して自動でシフトを考案してくれます。管理者の主な仕事はシフトパターンやスタッフのスキルレベル、リーダー業務への対応可否、休暇申請に関する情報などの入力だけになり、負担を大きく軽減できます。

労働基準法や職場ごとの就業規則など、見落とせない要素もAIがきちんと考えて対応してくれます。管理者の手間を省きつつAIが条件を満たしたシフトをスピーディーに出力してくれるため、業務を大幅に効率化できるでしょう。

シフト作成・管理に膨大な時間がかかって重要な業務が停滞し、困っているならぜひ導入をご検討ください。

リーズナブルなコストで導入可能

HRBESTは月額料金のみで運用でき、導入時の初期費用はかかりません。最低契約期間も定められていないため、手軽に導入できるのも魅力です。「シフト管理システムを導入したいものの、コスト面が不安だ」と感じている方にも向いています。

スタッフの人数や編成するグループ数によって料金プランが異なるため、導入を検討している方はぜひ一度TRYETINGにご相談ください。

まとめ

夜勤を含むシフトを組むときは、法令や就業規則だけでなくスタッフの業務負担などを考慮し、働きやすいものにしなければなりません。基本ルールは日勤のみの職場と共通するものの、シフトパターンが増えることで組み方が複雑になりがちです。

さまざまな要素を考慮して適切なシフトを効率的に組むためにも、シフト管理システムを導入することをおすすめします。

TRYETINGが提供しているHRBESTは、クラウド型のシフト管理システムで、AIが職場の状況やスタッフのスキルレベルを考慮して適切なシフトを提示するのが魅力です。リーズナブルなコストで導入できる使いやすいシステムですので、シフト管理を効率化したい方はぜひ導入をご検討ください。

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